Je kan verschillende object types archiveren, bv leden, docenten, groepen, periodes etc.
Als je een object archiveert, dan blijft dat in de database, maar is het minder zichtbaar. Bv gearchiveerde leden verdwijnen uit de ledenlijst, gearchiveerde groepen verdwijnen uit de groepen lijst.
Je kan deze object steeds nog wel terugvinden nabuit het archief (zie Beheer Archief).
Je kan ze ook nog op andere manieren terugvinden:
Gearchiveerde leden kan je in de ledenlijst toch bekijken als je het filter aanpast naar “Gearchiveerd”.
Groepen uit een gearchiveerde periode kan je in de groepen lijst zien door de periode filter aan te passen
Het is eigenlijk zelden nodig een object te archiveren.
Het is eigenlijk zelden nodig een object te archiveren.
1 uitzonderling is het archiveren van een periode: dat is handig als de periode voorbij is, en de groepen eventueel zijn gekopieerd naar een nieuwe periode. Daarna kan je de vorige periode archiveren.
Het is niet nodig de groepen uit die periode eveneens te archiveren. |
Wanneer dien je wel te archiveren? Enkele voorbeelden:
Een groep binnen de huidige periode wordt stopgezet → archiveer deze groep
Een lid verlaat de school tijdens een periode en je wil hem/haar uit de groepen lijsten
Zoek het object op (bv via het zoekvak, of via Beheer / Archief).
Klik op “De-archiveer”. (soms is het nodig eerst het object te bewerken)