SwingIT voorziet een automatische synchronisatie van leden met Danssport Vlaanderen. Dit wil zeggen dat je leden (dansers) automatisch kunnen worden aangesloten bij Danssport Vlaanderen en daar dan ook verzekerd zijn.
Hartelijk dank aan Danssport Vlaanderen om de API open te stellen voor deze functie.
Registreer je als club bij Danssport Vlaanderen
Ga naar je SwingIT site en meld je aan als beheerder
Ga naar Instellingen / Modules en zet “Danssport Vlaanderen leden synchronisatie” AAN
Je krijgt dan een “tab” te zien bij de instellingen “DSV“
Hiermee bepaal je dus of je ALLE leden wil synchroniseren, per groep wil kiezen en of je leden met een beurtenkaart ook wil synchroniseren.
Verder gebeurt de synchronisatie volledig automatisch!
Enkel leden die volledig betaald hebben (of tenminste deel 1 bij betaling in 2x) kunnen worden gesynchroniseerd |
Als een lid om een of andere reden wordt vrijgesteld van betaling (rekening van 0€), dan wordt dit lid NIET gesynchroniseerd. Dit om te vermijden dat de school onverwachte verzekeringskosten krijgt voor leden die niet hebben betaald |
Wil je een lid met een rekening van 0€ tóch synchroniseren, dan doe je dat manueel vanuit de ledenlijst: zie hieronder |
Je kan ook steeds een lid “manueel” synchroniseren vanuit de ledenlijst: selecteer een of meerdere leden, klik “Selectie / DSV synchronisatie”:
DSV vereist dat de leden een geldig postnummer en overeenkomende gemeente opgeven. Dit is niet altijd zo evident, vooral met “oudere” gegevens die zonder validatie werden ingebracht.
SwingIT stelt een automatische “adres cleaner” ter beschikking die automatisch (of semi-automatisch zoals je wil) de postnummers en gemeenten van je leden in orde brengt. Je kan deze vinden onder “Tools / Adres cleaner”
Afhankelijk van je instellingen worden alle leden, geselecteerde groepen en/of leden met een beurtenkaart gesynchroniseerd. Je kan als beheerder ook leden manueel synchroniseren en dus aansluiten.
Dat gebeurt enkel indien de optie “Synchroniseer leden met een beurtenkaart“ aan staat.
Dat kan enkele uren tot een dag duren.
Enkele dagen na de synchronisatie ontvangt de dansschool een factuur van DSV.
Dat kan je op 2 plaatsen zien:
In de ledenlijst (zie kolom “DSV sync status“)
In het detail scherm van het lid (zoek het lid op via het zoekvak) en klik op de link om het lid te bekijken. Rechts bovenaan, net onder het noodnummer staat DSV info.
Let op! Het is niet omdat iemand een DSV ID heeft, dat hij/zij ook is aangesloten voor een DSV periode, en dus verzekerd is. Enkel leden die zijn aangesloten voor een DSV periode (schooljaar) zijn effectief verzekerd. Dat kan je eveneens nakijken in het detail scherm van het lid.
Kijk bij Leden → DSV Sync issues
Dat kan vanuit de ledenlijst: in het context menu van een lid staan er onderaan 2 opties:
De eerste optie “DSV sync” geeft enkel de gegevens door aan DSV, zonder inschrijving.
De tweede optie doet zowel een gegevens sync als een DSV inschrijving incl verzekering
SwingIT volgt op welke club de DSV synchronisatie aanzet (Instellingen / Modules). Voor deze clubs vragen we het club_id op bij DSV.
Heb jij nog geen club_id staan, onderaan bij Instellingen / DSV? Vraag even aan support@swingit.be om dit te checken.
Onderstaande tabel beschrijft de foutmeldingen met de correctieve acties
Foutmelding | Verklaring | Correctieve actie |
---|---|---|
DSV: minderjarige heeft gekoppelde ouder nodig voor registratie | Minderjarigen kunnen niet worden geregistreerd zonder gekoppelde ouder | Koppel een ouder aan het minderjarige lid |
create_user_account code: 503 reason: Too busy, try again later info={"errors":: "Server too busy, try again later" | De DSV servers zijn te zwaar bezet. | Wacht de volgende synchronisatie af. Indien dit langer dan een dag duurt, dan mag u dit melden aan support@swingit.be Dan kijken we na hoe we u kunnen verder helpen |
DSV API error: create_user_account : 'Please enter an email address for this user account.' | Er ontbreekt een e-mail adres bij het lid of de ouder | Kijk het lid en zijn ouder(s) na en voorzie hen van een correct e-mail adres |