Indien de beurtenkaarten niet zichtbaar zijn (onder “Groepen”), vraag dan om deze module aan te zetten via supoort@swingit.be |
Ga naar Groepen / Beurtenkaarten
Klik '+' onderaan de tabel, je maakt nu het “beurtenkaart type” aan.
Geef een naam in, bv “10 beurten Zumba“
Kies de periode (je kan periodes aanmaken via Beheer / Periods)
Kies het aantal beurten
Stel de prijs van de beurtenkaart in
Bij “Geldig voor groepen” selecteer je de groepen waarvoor de beurtenkaart geldig is. Wil je meerdere groepen aanduiden, gebruik dan SHIFT (windows), of CMD (Mac)
Zet de verkoop van beurtenkaarten open bij Instellingen / Beurtenkaarten:
Als beheerder maak je een beurtenkaart type aan. Je koppelt dit aan een periode en aan bepaalde groepen en stelt de prijs in. Ook het aantal beurten dat je wil toekennen wordt hier bepaald. Als je een beurtenkaart type archiveert, dan kan men geen beurtenkaarten van dit type meer aankopen.
Een lid koopt een beurtenkaart. Deze is van een bepaald beurtenkaart type, en daardoor ook gekoppeld aan diezelfde groepen. Een beurtenkaart heeft een teller (hoeveel beurten nog?). Een beurtenkaart die is aangekocht blijft werken, ook al werd het bijhorende beurtenkaart type reeds gearchiveerd. Dit uiteraard wel op voorwaarde dat er nog groepen actief zijn die zijn gekoppeld aan dat beurtenkaart type.
Bij het opnemen van de aanwezigheden wordt automatisch een beurt afgetrokken van de beurtenkaart van de aanwezigen.
Indien je reservaties combineert met beurtenkaarten, wordt de beurt afgetrokken op het moment van de reservatie.
Als je beurtenkaarten gebruikt, dan hoeven mensen niet in te schrijven voor die groep. Het kán wel, maar het is niet verplicht.
Als je laat inschrijven, dan is er wel een potentieel probleem met de prijs. Leden zouden dan 2x moeten betalen: 1x voor inschrijving, 1x voor een beurtenkaart.
Je kan dus best de prijs van de groep op 0€ zetten, OF niet verplichten om in te schrijven |
Als de prijs van de groep NIEt op 0€ staat, en men schrijft in, dan komt dat bedrag uiteraard op de te betalen rekening. Als ze dan ook nog een beurtenkaart kopen, betaalt men dus 2x…. |
Het hang er een beetje van af hoe je wil werken:
Wil je inschrijving (“ik kom altijd”) combineren met beurtenkaart (“ik kom soms”)?
Geef dan een prijs aan de groep en een prijs aan de beurtenkaart. Iemand met een beurtenkaart hoeft zich niet in te schrijven voor de groep
OF wil je enkel beurtenkaarten gebruiken voor die groep?
Zet de groep prijs op 0€
Of nog beter: Zet die groep “gesloten voor inschrijving”, dan is er geen verwarring mogelijk Dat kan vanuit het groepen overzicht:
Indien een lid een beurtenkaart heeft aangekocht, dan kan je die niet verwijderen, maar wel archiveren:
Zoek het lid op via het zoekvak
Bij “Beurtenkaarten” klik op de aangekochte beurtenkaart:
klik dan “Archiveer”:
Bevestig met “Archiveren”
Bekijk bij de te betalen rekeningen van dit lid ook of je de rekening voor deze beurtenkaart wil verwijderen. |
De geldigheid van beurtenkaarten gaat samen met het verloop van de periodes.
Dwz aan het einde van de periode vervallen de beurtenkaarten, tenzij je ze overzet naar de volgende periode (zie volgende vraag).
Je kan de geldigheid ook beperken tot een max aantal dagen, bij het bewerken van het beurtenkaart type:
Geldigheid van een beurtenkaart wordt geteld vanaf de dag van aankoop |
1 uitzondering hierop: |
Indien deze optie AAN staat (Instellingen / Beurtenkaarten) wordt de geldigheid geteld vanaf de dag dat de beurtenkaart is aangemaakt
Ja, dat kan (enkel door een beheerder).
Doe dit enkel als de vorige periode voorbij is, of niet meer gebruikt wordt, anders zijn de beurtenkaarten niet meer bruikbaar in de nog lopende periode |
Je dient uiteraard eerste de nieuwe periode hebben aangemaakt via Beheer / Periodes |
Doe dit als volgt:
Ga naar de lijst van beurtenkaart types (bij Groepen / Beurtenkaarten)
Klik op het beurtenkaart type dat je wil aanpassen
Klik “Bewerk”
Pas de periode aan
Bewaar het beurtenkaart type → het wordt nu gelinkt aan de gekozen periode
Bewerk hetzelfde beurtenkaart type opnieuw. Omdat het nu aan de nieuwe periode is gekoppeld kan je de nieuwe groepen in die periode kiezen
Klik de relevante groepen aan
Bewaar het beurtenkaart type
Klaar
Beurtenkaarten kunnen van toepassing zijn voor 1 of meerdere groepen.
Vandaar dat leden die een beurtenkaart kochten (maar niet in de groep inschreven) niet automatisch in alle aanwezigheidslijsten verschijnen. Dat zou verwarrend kunnen overkomen indien je beurtenkaarten linkt aan vele groepen.
Om een lid bij de aanwezigheden toe te voegen, klik je in het aanwezigheidsscherm op dit symbooltje:
Dat is slechts 1x nodig per groep. Bij het opnemen van aanwezigheden voor de volgende sessie van deze groep zal dit lid automatisch verschijnen. |
Heb je een beurtenkaart die slechts van toepassing is op 1 groep (of weinig groepen), dan kan je de kopers van een beurtenkaart wél steeds automatisch laten verschijnen, door deze optie aan te zetten bij Instellingen / Beurtenkaarten:
Als je een groep een mail stuurt, dan gaat die mail naar de leden die een inschrijving hebben voor die groep.
Wil je ook mailen aan de kopers van een beurtenkaart, dan dien je die ook toe te voegen bij het opstellen van de mail:
Ja dat kan:
Zoek het lid op (bv via het zoekvak)
Klik op de laatste actieve beurtenkaart, bv:
Klik op “+1 beurt” om een beurt toe te voegen, of “-1 beurt” om een beurt af te trekken:
