Je kan via SwingIT genummerde of ongenummerde ticketverkoop organiseren voor events

Hoe gaat dit in zijn werk?

Event Type maken

Om de events te kunnen groeperen, bestaat het "Event Type". Dit is niets meer dan een algemene naam voor een groep van events (bv "Kamp" of "Show"), en is geldig voor 1 periode.

Om events te kunnen aanmaken heb je eerst minstens 1 event type nodig voor de lopende periode.

Maak een Event Type aan: 

• "Events" -> "Event Types" 

Mogelijk staat hier reeds een of meerdere Event Types. Wil je een nieuw Event Type bijmaken:

• Klik "+" (onderaan) 

• Geef een naam (bv. "Kamp" of "Voorstelling"), en periode in.

• Bij "info fiche voor deelnemers" kan je wat informatie geven aan de leden. Zij zien deze info bij bevestiging deelname aan een Event van dit Event Type. Deze tekst is niet zichtbaar bij de ticket verkoop. Dit veld is niet verplicht. Je kan ook info per Event meegeven, zie hieronder "Event" 

• Bewaren

Locatie

Indien de locatie voor de show/event nog niet bestaat: maak een locatie aan

• Beheer -> Locaties -> +

• Vul de naam en het adres in (wordt gebruikt om in google maps de ligging aan te duiden)

Zaalplan

Heb je een nieuw zaalplan nodig, maak het dan aan:

• "Events" -> Zaalplannen -> +

• Geef het zaalplan een naam, bv "Lotto Arena", en kies de locatie 

• Indien je met genummerde tickets werkt:

  • Kruis het vakje "Genummerde plaatsen" aan.

• Om het zaalplan aan te maken:

  • Vraag het zaalplan aan de zaalverhuurder (PDF of XLS bestand)

  • Geef duidelijk aan waar de rolstoelplaatsen zich bevinden

  • Stuur dit in een mailtje aan support@swingit.be Wij maken gratis voor jou het zaalplan aan, gebaseerd op dit bestand

  • Daarna kan je zelf verder het event aanmaken, gebruik makend van dit zaalplan dat we gratis voor jou importeren

Event maken

Nu kan voor het Event Type een Event worden gemaakt

• "Events" -> "Overzicht"

• "Event +" (Onderaan)

• Kies het Event Type (bv Kamp, of Show) dat je hierboven gemaakt hebt

• Geef de naam van het Event (bv "zomerkamp" of “voorstelling A”)

• Kies datum & uur

Event Deelnemers

• Optie "Kies deelnemende groepen": hiermee kan je een event linken aan een of meerdere groepen. Wil je meerdere groepen selecteren, gebruik dan SHIFT-klik of CTRL-klik (of CMD-klik op Mac)

• Optie "Deelname gebaseerd op leeftijd": hiermee kan je leeftijdsgrenzen instellen voor de deelnemers:

  • "Geboren na": Leden kunnen deelnemen als ze geboren zijn NA deze datum (niet inclusief) 

  • "Geboren vóór": Leden kunnen deelnemen als ze geboren zijn VOOR deze datum (niet inclusief) 

• Optie "leden dienen hun deelname te bevestigen": hiermee vraag je de leden van de deelnemende groepen (zie hierboven), of alle leden (indien je geen deelnemende groepen hebt geselecteerd) expliciet om hun deelname te bevestigen. Dwz, zij krijgen op hun home pagina een uitnodiging om deel te nemen. Je kan een maximum aantal deelnemers instellen. Als dit maximum is bereikt krijgen potentiële deelnemers geen uitnodiging meer te zien.

  • Indien deelname dient te worden bevestigd, dan kan je daar ook een prijs voor vragen. Geef de "prijs voor deelname" in. Deze prijs voor deelname is NIET de ticketprijs voor toeschouwers maar een eventuele prijs die de deelnemers dienen te betalen. Als dit niet van toepassing is, laat dan 0 staan.

• Bij “Optie om deelname af te wijzen” kunnen leden ook expliciet bevestigen dat ze NIET deelnemen

• "Info fiche voor deelnemers": Hier kan je wat informatie geven aan de leden ivm dit Event. Zij zien deze info bij bevestiging deelname aan dit Event. Deze tekst is niet zichtbaar bij de ticket verkoop. Je kan hier ook de GDPR in orde brengen door bv te schrijven "Je geeft toestemming voor het maken van film- en fotomateriaal tijdens de voorbereidingen en de events zelf. Dit materiaal kan als promotiemateriaal gebruikt worden."

Events & Docenten

Via de optie “Docenten toewijzen” kan je docenten toegang geven tot de deelnemerslijst van een event

Event met publiek en ticket verkoop

• Ticket Verkoop: Je kan genummerde of ongenummerde tickets verkopen bij een Event. Hiervoor dien je eerst een zaalplan aan te maken (zie hierboven: Zaalplan)

• Selecteer het gewenste zaalplan voor de ticket verkoop

• Max aantal tickets: geef hier het maximum aantal tickets in dat per lid mag aangekocht worden voor dit event. Hierbij houden we ook rekening met tickets aangekocht door ouders.

• Prijs voor 1 ticket: vul in (€)

• Ticket kortingen:

  • Je kan eerst ticket kortingen aanmaken via het menu Tickets / Kortingen

  • Daarna kan je de kortingen die van toepassing zijn voor dit event hier aanklikken. Wil je meerdere kortingen selecteren, gebruik dan SHIFT-klik of CTRL-klik (of CMD-klik op Mac)

• Kleurcode voor tickets: kies een kleur per event. Zo kan je bv verschillende voorstellingen makkelijk onderscheiden: ze krijgen dan elke een andere kleur “banner” bovenaan het ticket.

• “Info fiche voor toeschouwers”:

  • Het is een optioneel veld, dus je mag het leeg laten. 

  • Indien je dit invult, dan krijgen kopers dit te zien (vóór de aankoop) als ze klikken op de knop “Info & tickets”. Van daaruit kunnen ze dan doorklikken naar “Koop tickets”. Na aankoop verschijnt deze info ook onder de tickets.

  • Als je dit veld niet invult, dan gaat de koper direct naar “Koop tickets”

• Extra's: Je kan bij een Event extra producten of diensten aanbieden (al dan niet tegen betaling). Hiervoor dien je eerst deze producten aan te maken via "Events" -> "Extra's" 

Max aantal tickets per lid

Stel je dit in op even type niveau, dan geef je een maximum aan over alle events heen.

Bv Event type "Kerstshow" heeft 2 events "Show 15u" en "Show 20". Je duidt de deelnemende groepen aan bij het bewerken van de events.

Indien je als max aantal tickets 4 instelt op niveau van het event type "Kerstshow", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 4 tickets verdelen over de 2 shows.

Indien je als max aantal tickets 3 instelt op niveau van het event "Kerstshow 15u", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 3 tickets kopen voor deze show. 

Ticket verkoop openen

Je kan nu de ticketverkoop openen: "Instellingen" -> Tickets -> Ticket Verkoop OPEN

Je kan dit manueel doen, of automatisch laten gebeuren op een bepaalde dag en uur:

Gastgebruikers en tickets

Als je wil dat ook niet leden tickets kunnen kopen, kan je de optie "Gastgebruikers kunnen zich registreren en tickets kopen" ook aanzetten. Indien deze optie uit staat, kunnen enkel leden en ouders tickets kopen.

Opvolging ticket verkoop

Je kan de ticket verkoop per event opvolgen:

"Tickets" -> Overzicht

• Hier zie je een overzicht van de verkochte tickets.

• Je kan een detail lijst van de verkochte tickets zien: Klik op de gewenste Event Naam. Dan "Lijst verkochte tickets"

• Voor genummerde ticketverkoop: Je kan de status van de verkoop zien op het zaalplan: klik "zaalplan"

• Je kan eveneens checken wie van de deelnemers nog geen tickets kocht (en deze eventueel een herinneringsmail sturen)

Tips voor het zaalplan en de opvolging

Een goede aanpak is:

• Begin met een MAXIMAAL zaalplan

• Indien je verwacht dat de zaal niet zal uitverkocht zijn kan je in het begin wat plaatsen onbeschikbaar zetten (bv achteraan in de zaal, of eerste rij)

• Als de verkoop goed vlot kan je meer plaatsen beschikbaar zetten 

Hoe worden genummerde plaatsen toegekend?

Genummerde plaatsen worden automatisch toegekend door SwingIT.

Een algoritme bepaalt de beste plaatsen (startend ergens vooraan in het midden van de zaal). 

Je kan de plaats waar het automatisch toekennen van de plaatsen start, zelf instellen: 

• Klik in het zaalplan op 1 plaats.

• Klik dan op 'Startpunt toekenning' (het kleine blokje rechts bovenaan met purperen rand)

Deze aanpak vermijdt al te veel "single" open plaatsen in de zaal (als mensen zelf plaatsen kunnen kiezen laten ze dikwijls 1 plaats open)

Kan een gebruiker de plaatsen wijzigen?

Dat kan, en wel net vóór betaling. In het winkelwagentje verschijnt naast het ticket een knop “Wijzig Plaatsen“: