SwingIT.be - HELP

GDPR

"GDPR" = General Data Protection Regulation

De GDPR (of ook Algemene verordening Gegevensbescherming – AVG genoemd) gaat over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van individuen. Deze regels hebben heel wat invloed op het beheer van je vereniging. Hier geven we de nodige richtlijnen om je te helpen in orde te zijn met deze regels.

Meer info: AVG of GDPR

GDPR rechten

De GDPR schrijft een aantal rechten voor die de betrokken genieten. Deze worden hier kort beschreven.

Toestemming

Betrokken dienen toestemming te geven voor het verwerken van hun gegevens. Dit doet u door een huishoudelijk reglement te maken en dat bij de SwingIT instellingen in te brengen. In dit huishoudelijk reglement documenteert u waarom gegevens worden verzameld en hoe ze worden verwerkt. SwingIT voorziet een template die u kan aanpassen aan uw noden.

Datalekken

Eventuele datalekken dienen tijdig gemeld te worden aan de betrokkenen.

Training van medewerkers

Uw medewerkers dienen een opleiding te krijgen ivm toepassing van GDPR binnen uw vereniging. U kan dit zelf verzorgen of SwingIT vragen een opleiding te geven.

Concreet: Hoe helpt SwingIT jouw vereniging te voldoen aan de GDPR?

Privacy policy

SwingIT zorgt voor een basis privacy policy, die u kan aanpassen aan uw noden. Zie Instellingen -> GDPR -> Privacy verklaring

Huishoudelijk reglement

SwingIT voorziet in een link naar uw huishoudelijk reglement. Uw leden dienen dit reglement te aanvaarden bij inschrijving.

Zie Instellingen -> Inschrijvingen -> URL reglement (onderaan)

Foto's en filmpjes

Tip: Voorzie in uw huishoudelijk reglement een regeling voor het gebruik van foto’s en filmpjes: Informeer de betrokkenen dat algemene sfeerbeelden kunnen worden genomen, met welk doel en waar ze gepubliceerd kunnen worden.

Verdere aanbevelingen:

  • Gebruik enkel groeps- of sfeerfoto’s, tenzij je de expliciete toestemming hebt van de persoon in kwestie

  • Als iemand vraagt om een foto van hem of haar weg te halen of niet te gebruiken, respecteer dit dan altijd

  • Zorg er zeker bij foto’s van kinderen voor dat de beelden niet zomaar door iedereen kunnen worden gedownload of gebruik een watermerk. Zo verhinder je mensen om de foto’s ongecontroleerd te gebruiken

Voor gerichte foto’s (typisch 3 personen of minder) heb je expliciete toestemming nodig: zowel voor het nemen als voor het gebruik van de foto. Je kan daarvoor bv en veld op maat aanmaken.

Dataregister

SwingIT zorgt voor een basis dataregister, die u kan aanpassen aan uw noden.

Toestemming

SwingIT vraagt bij inschrijving de leden de nodige toestemming voor bet bewaren en verwerken van persoonsgegevens (naam, adres, …)

Advies

Heb je vragen rond de GDPR in het algemeen of over de toepassing van de GDPR binnen SwingIT? Laat het ons weten: support@swingit.be