SwingIT.be - HELP
GDPR
"GDPR" = General Data Protection Regulation
De GDPR (of ook Algemene verordening Gegevensbescherming – AVG genoemd) gaat over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van individuen. Deze regels hebben heel wat invloed op het beheer van je vereniging. Hier geven we de nodige richtlijnen om je te helpen in orde te zijn met deze regels.
Meer info: AVG of GDPR
GDPR rechten
De GDPR schrijft een aantal rechten voor die de betrokken genieten. Deze worden hier kort beschreven.
Toestemming
Betrokken dienen toestemming te geven voor het verwerken van hun gegevens. Dit doet u door een privacy verklaring te maken en dat bij de SwingIT instellingen in te brengen (Zie Instellingen / GDPR / Privacy verklaring). In deze privacy verklaring documenteert u welke gegevens worden verzameld, met welke reden, en hoe ze worden verwerkt. SwingIT voorziet een template die u kan aanpassen aan uw noden.
Datalekken
Eventuele datalekken dienen tijdig gemeld te worden aan de betrokkenen.
Training van medewerkers
Uw medewerkers dienen een opleiding te krijgen ivm toepassing van GDPR binnen uw vereniging. U kan dit zelf verzorgen of SwingIT vragen een opleiding te geven.
Concreet: Hoe helpt SwingIT jouw vereniging te voldoen aan de GDPR?
Privacy verklaring
SwingIT zorgt voor een basis privacy verklaring, die u kan aanpassen aan uw noden. Zie Instellingen / GDPR / Privacy verklaring
Advies rond foto's en filmpjes
Er wordt in de GDPR een onderscheid gemaakt tussen ‘gerichte’ en ‘niet gerichte’ beelden.
“Niet-gericht“ beeldmateriaal
Niet gerichte beelden zijn beelden die niet de intentie hebben bepaalde personen duidelijk in beeld te brengen en zijn eerder sfeerbeelden.
Voor niet gerichte beelden is geen toestemming nodig.
Als personen duidelijk weigeren om op de foto te staan, mag je de foto niet nemen
We raden je aan om steeds in je privacy verklaring of op je deelnemingsformulier, duidelijk te vermelden dat er sfeerfoto’s kunnen genomen worden, met welk doel, en waar ze gepubliceerd kunnen worden
“Gericht” beeldmateriaal
De term "gericht" verwijst naar een individueel beeld of een beeld waarin een of meer mensen worden uitgelicht. Bv: een close-up, een beeld gefocust op een bepaalde persoon, een geposeerde foto, een podium in een wedstrijd, …
Voor “gerichte” beeldmateriaal heb je altijd toestemming nodig: zowel voor het nemen als voor het gebruik van de foto.
Hoe vraag ik toestemming voor gericht beeldmateriaal?
Je kan dit op 2 manieren doen: via de privacy verklaring of via een deelname formulier:
Via de privacy verklaring
Voeg een paragraaf toe aan je privacyverklaring waarin je verklaart dat je gerichte beelden maakt tijdens activiteiten en voor welke doelen deze zullen worden gebruikt.
Voorzie in de privacy verklaring een optie om hiervan af te wijken
Voorbeeld:
“Indien je niet wenst dat er gerichte beelden van jou worden gemaakt, gelieve dit dan per e-mail te melden aan …. ”
Via een deelname formulier
Bv voor deelname aan een event kan je een deelname formulier maken (zie Formulieren)
Vermeld op dit formulier duidelijk dat er gerichte beelden zullen worden gemaakt en voor welk doel deze zullen worden gebruikt
Wanneer iemand meldt dat hij niet wenst dat er gerichte beelden van hem worden gebruikt, moet je hier rekening mee houden en geen beeldmateriaal gebruiken waarin de persoon duidelijk in beeld komt.
Voorbeeld 1:
Wij maken niet gerichte en gerichte beelden op onze voorstelling “Dance Dream“ op 7 mei 2023 en gebruiken deze voor de productie van een video. Deze video zal te koop worden aangeboden aan de leden. Het deelnemend lid verklaart zich hiermee akkoord. Zie ook onze GDPR verklaring (link).
Voorbeeld 2:
Wij maken niet gerichte en gerichte beelden tijdens onze lessen en gebruiken deze voor educatieve doeleinden binnen de vereniging. De beelden worden niet extern verspreid via sociale media, maar kunnen wel binnen de groep gedeeld worden. Wil je geen opnamen van gerichte beelden, gelieve dat dan vóór de start van de lessen te melden aan info@my_dance_studio.be
Algemene aanbevelingen ivm beeldmateriaal:
Gebruik enkel groeps- of sfeerfoto’s (“niet gericht”), tenzij je de toestemming hebt van de persoon in kwestie
Als iemand vraagt om een foto van hem of haar weg te halen of niet te gebruiken, respecteer dit dan altijd
Zorg er zeker bij foto’s van kinderen voor dat de beelden niet zomaar door iedereen kunnen worden gedownload of gebruik een watermerk. Zo verhinder je mensen om de foto’s ongecontroleerd te gebruiken
Dataregister
In een dataregister maak je een overzicht van de persoonsgegevens die je verwerkt en bepaal je ook duidelijk waar ze vandaan komen, met wie ze gedeeld worden en op welke grond ze zijn verzameld. Het register moet op elk ogenblik een goed, duidelijk en juist overzicht geven van de verwerkte persoonsgegevens.
Het is een verplichting voor het bestuursorgaan van een vzw of voor het bestuur van een feitelijke vereniging.
SwingIT zorgt voor een basis dataregister, die u kan aanpassen aan uw noden.
Toestemming
SwingIT vraagt bij inschrijving de leden de nodige toestemming voor bet bewaren en verwerken van persoonsgegevens (naam, adres, …)
Advies
Heb je vragen rond de GDPR in het algemeen of over de toepassing van de GDPR binnen SwingIT? Laat het ons weten: support@swingit.be