Rekeningen & Betalingen - FAQ

Hier vind je meer info ivm hoe je kan inschrijven.

1 Wat is een rekening?
2 Wat is een betaling?
3 Wat is een online transactie?
4 Aan welke periode wordt een rekening toegekend?
5 Hoe kan ik een rekening aan een bepaalde periode toekennen?
6 Hoe kan ik rekeningen filteren op facturatie datum?
7 Er zijn wijzigingen aangebracht in de kortingen, wat gebeurt er met de rekeningen?
8 Hoe kan ik een online betaling teruggeven?
9 Hoe verwijder ik een rekening?
10 Hoe voeg ik manueel een rekening toe voor een lid?
11 Hoe weet ik exact wat iemand online betaald heeft?
12 Waarom staan sommige rekeningen bij een lid en andere bij een ouder of gast?

Wat is een rekening?

Een rekening stelt een schuld of tegoed voor van een lid/ouder/gast

Als de prijs van een rekening positief is, dan geldt dat als een te ontvangen bedrag voor de school/club, te betalen door het lid/ouder/gast, dus een SCHULD voor hen
Als de prijs van een rekening negatief is, dan geldt dat als een te betalen bedrag voor de school/club, te ontvangen door het lid/ouder/gast, dus een TEGOED voor hen

Wat is een betaling?

Een betaling is een (al dan niet gedeeltelijke) vereffening van een rekening

Betalingen kunnen op verschillende manieren gebeuren (cash, overschrijving, online, bon, …)

Je kan verscheidene betalingen combineren om één rekening te betalen, bv een deel cash, een deel overschrijving etc. Bij een online betaling kan per rekening enkel het volledige bedrag worden betaald.

Wat is een online transactie?

Indien de betaling online gebeurt (via de online betalingsprovider), spreken we van een “online transactie”. Een online transactie kan meer dan één betaling omvatten, en dus in één keer verscheidene rekeningen vereffenen.

Aan welke periode wordt een rekening toegekend?

Indien de rekening een inschrijving of aankoop betreft die gelinkt is een een periode, dan wordt de rekeningen aan die periode toegekend, bv:

Inschrijving in een groep die is gelinkt aan een periode
Inschrijving in een combi die is gelinkt aan een periode
Aankoop van een beurtenkaart die is gelinkt aan een periode

Indien er volgens voorgaande regels nog geen periode kon bepaald worden, dan wordt er nagekeken of er op dit moment slechts 1 periode actief is. Indien dit het geval is, dan wordt de rekening toegekend aan die periode.

Hoe kan ik een rekening aan een bepaalde periode toekennen?

Ga naar Financieel / Rekeningen
Selecteer één of meer rekeningen
klik op Selectie / Toekennen aan periode “…“

Het is aan te raden de rekeningen in hun periode te houden en enkel rekeningen zonder periode manueel te corrigeren.

Hoe kan ik rekeningen filteren op facturatie datum?

Ga naar Financieel / Rekeningen
Je ziet een tabel met bovenaan “filter op factuur datum”
Vul start en / of einddatum in
De tabel wordt automatisch herladen met de nieuwe filter

Er zijn wijzigingen aangebracht in de kortingen, wat gebeurt er met de rekeningen?

Nadat kortingen worden gewijzigd (bv familiekorting AAN/UIT), worden de niet betaalde rekeningen niet automatisch aangepast.

Betaalde rekeningen worden NIET aangepast
Niet betaalde rekeningen worden niet automatisch aangepast, maar kan je wel manueel aanpassen door ze even te bewerken en weer te bewaren (je hoeft niets te wijzigen):

Mocht een andere rekening van hetzelfde gezin worden aangemaakt of bewerkt, dan worden wel alle gerelateerde rekeningen mee bekeken en indien nodig automatisch aangepast

Zie ook: https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/36438124

Hoe kan ik een online betaling teruggeven?

Online betalingen terugstorten via de online betaler heeft een hoge kost (veel hoger can de originele betalingskost). Daarom regel je dat beter zelf: stort terug via overschrijving of betaal terug met cash geld.

Hoe duid je dit dan aan bij de rekeningen?

Ga naar de rekening
Wijzig de prijs van de rekening naar het nieuwe bedrag (als je iets wil annuleren is het nieuwe bedrag dan 0€), en bewaar de rekening
Open opnieuw diezelfde rekening
Kijk onderaan bij “Ontvangen betalingen”
Voeg een betaling toe via “Gedeeltelijke betaling“

Als het over een teruggave gaat, kies dan voor een negatief bedrag, zodat je de oorspronkelijke betaling teniet doet. Kies ook de betalingswijze, en bevestig:

Klaar: deze rekening staat nu op 0€ en de betalingen heffen mekaar op

Hoe verwijder ik een rekening?

Je kan een rekening verwijderen:

Zoek de rekening op
Bewerk de rekening
Onderaan staat er een knop “Verwijderen”

Indien de rekening reeds betalingen had, dan dien je eerste de betalingen te verwijderen

Het verwijderen van online betalingen is hoogst ongebruikelijk. Je verwijdert het bewijs van de betaling, terwijl de betaling (en de kosten hierop) wel degelijk hebben plaatsgevonden. Dit zal onduidelijkheid met zich meebrengen (bv in boekhouding)

Onderaan staat een lijst met de ontvangen betalingen, die kan je -indien nodig- ook verwijderen:

Klik op het vuilbakje: