Archiveren & de-archiveren- FAQ

Wat gebeurt er als ik een lid, groep, periode, … archiveer?

Je kan verschillende object types archiveren, bv leden, docenten, groepen, periodes etc.

Als je een object archiveert, dan blijft dat in de database, maar is het minder zichtbaar. Bv gearchiveerde leden verdwijnen uit de ledenlijst, gearchiveerde groepen verdwijnen uit de groepen lijst.

Je kan deze object steeds nog wel terugvinden nabuit het archief (zie Beheer Archief).

Je kan ze ook nog op andere manieren terugvinden:

• Gearchiveerde leden kan je in de ledenlijst toch bekijken als je het filter aanpast naar “Gearchiveerd”.

• Groepen uit een gearchiveerde periode kan je in de groepen lijst zien door de periode filter aan te passen

Kan een gearchiveerd lid zich nog aanmelden?

Als je een lid archiveert, en hij/zij meldt zich weer aan, dan wordt dat lid automatisch gedearchiveerd. Maw, het archiveren van een lid heeft geen invloed op de mogelijkheid tot aanmelden. Reden is dat een “oud” lid zich anders niet zou kunnen inschrijven voor nieuwe lessen.

Wanneer kan ik best archiveren?

1 uitzonderling is het archiveren van een periode: dat is handig als de periode voorbij is, en de groepen eventueel zijn gekopieerd naar een nieuwe periode. Daarna kan je de vorige periode archiveren.

Wanneer dien je wel te archiveren? Enkele voorbeelden:

• Een groep binnen de huidige periode wordt stopgezet → archiveer deze groep

• Een lid verlaat de school tijdens een periode en je wil hem/haar uit de groepen lijsten

Hoe kan ik een object de-archiveren?

Zoek het object op (bv via het zoekvak, of via Beheer / Archief).

Klik op “De-archiveer”. (soms is het nodig eerst het object te bewerken)