...
Hoe gaat dit in zijn werk?
Event Type
Om de events te kunnen groeperen, bestaat het "Event Type". Dit is dus niets meer dan een algemene naam voor een groep van events (bv "Kamp" of "Show")
...
Klik "+" (onderaan)
Geef een naam (bv. "Kamp" of "Voorstelling"), en periode in.
Bij "Intro tekst voor deelnemers" kan je wat informatie geven aan de leden. Zij zien deze info bij bevestiging deelname aan een Event van dit Event Type. Deze tekst is niet zichtbaar bij de ticket verkoop. Dit veld is niet verplicht. Je kan ook info per Event meegeven, zie hieronder "Event"
Bewaren
Event
Nu kan voor dit Event Type een Event worden gemaakt
...
Opmerking: De opties "Kies deelnemende groepen" en "Deelname gebaseerd op leeftijd" kunnen niet tesamen gebruikt worden
Locatie
Indien de locatie voor de show/event nog niet bestaat: maak een locatie aan
Beheer -> Locaties -> +
Vul de naam en het adres in (wordt gebruikt om in google maps de ligging aan te duiden)
Zaalplan
Maak nu een zaalplan aan:
"Events" -> Zaalplannen -> +
Geef het zaalplan een naam, bv "Lotto Arena", en kies de locatie
Indien je met genummerde tickets werkt:
Kruis het vakje "Genummerde plaatsen" aan. Genummerde ticket verkoop gaat steeds gepaard met online betalingen.
Om het zaalplan aan te maken: stuur een mailtje aan support@swingit.be Wij helpen je daarmee graag verder.
Event
Maak nu een event aan:
"Events" -> +
Kies de Show, en geef het event een naam, bv "Event A"
Kies het zaalplan en vul datum & uur in
Je kan hier ook één of meerdere betrokken groepen aanduiden. Zo weet SwingIT welke leden betrekken zijn bij dit event en kunnen we opvolgen wie reeds tickets bestelde voor "zijn" event, en wie nog niet. Er kunnen dan ook herinneringsmails worden verstuurd.
Vul de stoelprijs en de prijs voor deelname in
Prijs voor deelname: zie ook hierboven bij de "show". Door hier een andere prijs in te vullen kan je verschillende prijzen voor deelname gebruiken voor verschillende events. Indien je hier 0 laat staan, wordt de prijs voor deelname van de show gebruikt
Max aantal deelnemers: hiermee kan je het aantal deelnemers aan het event beperken. Als er geen maximum van toepassing is gebruik dan "0"
Bij "Extra info" vult u praktische info aan die de deelnemers te zien krijgen net voor ze de deelname bevestigen aan deze event.
Max aantal tickets per lid
Ivm ticket verkoop en max aantal tickets per lid:
...
Indien je als max aantal tickets 3 instelt op niveau van het event "Kerstshow 15u", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 3 tickets kopen voor deze show.
Ticket verkoop openen
Je kan nu de ticketverkoop openen: "Instellingen" -> Tickets -> Ticket Verkoop OPEN
Gastgebruikers en tickets
Als je wil dat ook niet leden tickets kunnen kopen, kan je de optie "Gastgebruikers kunnen zich registreren en tickets kopen" ook aanzetten. Indien deze optie uit staat, kunnen enkel leden en ouders tickets kopen.
Opvolging ticket verkoop
Je kan de ticket verkoop per event opvolgen:
...
Hier zie je een overzicht van de verkochte tickets.
Je kan een detail lijst van de verkochte tickets zien: Klik op de gewenste Event Naam. Dan "Lijst verkochte tickets"
Voor genummerde ticketverkoop: Je kan de status van de verkoop zien op het zaalplan: klik "zaalplan"
Je kan eveneens checken wie van de deelnemers nog geen tickets kocht (en deze eventueel een herinneringsmail sturen)
Tips voor het zaalplan en de opvolging
| Urgent |
|---|
Je kan tijdens de ticketverkoop geen stoelen toevoegen aan het zaalplan! Je kan wel stoelen onbeschikbaar zetten, en tijdens de ticketverkoop weer beschikbaar maken. Op deze manier kan je de verkoop wat "sturen" door met mondjesmaat meer stoelen vrij te geven |
...
Begin met een MAXIMAAL zaalplan
Indien je verwacht dat de zaal niet zal uitverkocht zijn kan je in het begin wat stoelen onbeschikbaar zetten (bv achteraan in de zaal)
Als de verkoop goed vlot kan je meer stoelen beschikbaar zetten
Hoe worden genummerde stoelen toegekend?
Genummerde stoelen worden automatisch toegekend door SwingIT.
...