Ticket Verkoop

Je kan via SwingIT genummerde of ongenummerde ticketverkoop organiseren voor events

Hoe gaat dit in zijn werk?

Event Type

Om de events te kunnen groeperen, bestaat het "Event Type". Dit is dus niets meer dan een algemene naam voor een groep van events (bv "Kamp" of "Show")

Maak een Event Type aan: 

• "Events" -> "Event Types" 

Mogelijk staat hier reeds een of meerdere Event Types. Wil je een nieuw Event Type bijmaken:

• Klik "+" (onderaan) 

• Geef een naam (bv. "Kamp" of "Voorstelling"), en periode in.

• Bij "Intro tekst voor deelnemers" kan je wat informatie geven aan de leden. Zij zien deze info bij bevestiging deelname aan een Event van dit Event Type. Deze tekst is niet zichtbaar bij de ticket verkoop. Dit veld is niet verplicht. Je kan ook info per Event meegeven, zie hieronder "Event" 

• Bewaren

Event

Nu kan voor dit Event Type een Event worden gemaakt

• "Events" -> "Overzicht"

• "Event +" (Onderaan)

• Kies het Event Type (bv Kamp) dat je hierboven gemaakt hebt

• Geef de naam van het Event (bv "zomerkamp")

• Kies datum & uur

• Optie "Kies deelnemende groepen": hiermee kan je een event linken aan een of meerdere groepen. Wil je meerdere groepen selecteren, gebruik dan SHIFT-klik of CTRL-klik (of CMD-klik op Mac)

• Optie "Deelname gebaseerd op leeftijd": hiermee kan je leeftijdsgrenzen instellen voor de deelnemers:

  • "Geboren na": Leden kunnen deelnemen als ze geboren zijn NA deze datum (niet inclusief) 

  • "Geboren vóór": Leden kunnen deelnemen als ze geboren zijn VOOR deze datum (niet inclusief) 

• Optie "leden dienen hun deelname te bevestigen": hiermee vraag je de leden van de deelnemende groepen (zie hierboven), of alle leden (indien je geen deelnemende groepen hebt geselecteerd) expliciet om hun deelname te bevestigen. Dwz, zij krijgen op hun home pagina een uitnodiging om deel te nemen. Je kan een maximum aantal deelnemers instellen. Als dit maximum is bereikt krijgen potentiële deelnemers geen uitnodiging meer te zien.

  • Indien deelname dient te worden bevestigd, dan kan je daar ook een prijs voor vragen. Geef de "prijs voor deelname" in. Deze prijs voor deelname is NIET de ticketprijs voor toeschouwers maar een eventuele prijs die de deelnemers dienen te betalen. Als dit niet van toepassing is, laat dan 0 staan.

• Ticket Verkoop: Je kan genummerde of ongenummerde tickets verkopen bij een Event. Hiervoor dien je eerst een zaalplan aan te maken (zie verder: Zaalplan)

• Extra's: Je kan bij een Event extra producten of diensten aanbieden (al dan niet tegen betaling). Hiervoor dien je eerst deze producten aan te maken via "Events" -> "Extra's" 

• "Intro tekst voor deelnemers": Hier kan je wat informatie geven aan de leden ivm dit Event. Zij zien deze info bij bevestiging deelname aan dit Event. Deze tekst is niet zichtbaar bij de ticket verkoop. Je kan hier ook de GDPR in orde brengen door bv te schrijven "Je geeft toestemming voor het maken van film- en fotomateriaal tijdens de voorbereidingen en de events zelf. Dit materiaal kan als promotiemateriaal gebruikt worden."

• Bewaren

Opmerking: De opties "Kies deelnemende groepen" en "Deelname gebaseerd op leeftijd" kunnen niet tesamen gebruikt worden

Locatie

Indien de locatie voor de show/event nog niet bestaat: maak een locatie aan

• Beheer -> Locaties -> +

• Vul de naam en het adres in (wordt gebruikt om in google maps de ligging aan te duiden)

Zaalplan

Maak nu een zaalplan aan:

• "Events" -> Zaalplannen -> +

• Geef het zaalplan een naam, bv "Lotto Arena", en kies de locatie 

• Indien je met genummerde tickets werkt:

  • Kruis het vakje "Genummerde plaatsen" aan. Genummerde ticket verkoop gaat steeds gepaard met online betalingen.

  • Om het zaalplan aan te maken: stuur een mailtje aan support@swingit.be Wij helpen je daarmee graag verder. 

Event

Maak nu een event aan:

• "Events" -> +

• Kies de Show, en geef het event een naam, bv "Event A"

• Kies het zaalplan en vul datum & uur in

• Je kan hier ook één of meerdere betrokken groepen aanduiden. Zo weet SwingIT welke leden betrekken zijn bij dit event en kunnen we opvolgen wie reeds tickets bestelde voor "zijn" event, en wie nog niet. Er kunnen dan ook herinneringsmails worden verstuurd.

• Vul de stoelprijs en de prijs voor deelname in

  • Prijs voor deelname: zie ook hierboven bij de "show". Door hier een andere prijs in te vullen kan je verschillende prijzen voor deelname gebruiken voor verschillende events. Indien je hier 0 laat staan, wordt de prijs voor deelname van de show gebruikt

  • Max aantal deelnemers: hiermee kan je het aantal deelnemers aan het event beperken. Als er geen maximum van toepassing is gebruik dan "0"

  • Bij "Extra info" vult u praktische info aan die de deelnemers te zien krijgen net voor ze de deelname bevestigen aan deze event. 

Max aantal tickets per lid

Ivm ticket verkoop en max aantal tickets per lid:

In een event type kan je max aantal tickets per lid (incl familie) specifiëren, op voorwaarde dat de deelnemende groepen bekend zijn. Je kan ook een max aantal tickets specifieren in de events zelf. Je kan beide echter niet combineren. Dwz als je een max aantal tickets per lid wil instellen, dan doe je dit op event type niveau OF op event niveau. 

Specifieer je dit op even type niveau, dan geef je een maximum aan over alle events heen.

Bv Event type "Kerstshow" heeft 2 events "Show 15u" en "Show 20". Je duidt de deelnemende groepen aan bij het bewerken van de events.

Indien je als max aantal tickets 4 instelt op niveau van het event type "Kerstshow", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 4 tickets verdelen over de 2 shows.

Indien je als max aantal tickets 3 instelt op niveau van het event "Kerstshow 15u", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 3 tickets kopen voor deze show. 

Ticket verkoop openen

Je kan nu de ticketverkoop openen: "Instellingen" -> Tickets -> Ticket Verkoop OPEN

Gastgebruikers en tickets

Als je wil dat ook niet leden tickets kunnen kopen, kan je de optie "Gastgebruikers kunnen zich registreren en tickets kopen" ook aanzetten. Indien deze optie uit staat, kunnen enkel leden en ouders tickets kopen.

Opvolging ticket verkoop

Je kan de ticket verkoop per event opvolgen:

"Tickets" -> Overzicht

• Hier zie je een overzicht van de verkochte tickets.

• Je kan een detail lijst van de verkochte tickets zien: Klik op de gewenste Event Naam. Dan "Lijst verkochte tickets"

• Voor genummerde ticketverkoop: Je kan de status van de verkoop zien op het zaalplan: klik "zaalplan"

• Je kan eveneens checken wie van de deelnemers nog geen tickets kocht (en deze eventueel een herinneringsmail sturen)

Tips voor het zaalplan en de opvolging

Een goede aanpak is:

• Begin met een MAXIMAAL zaalplan

• Indien je verwacht dat de zaal niet zal uitverkocht zijn kan je in het begin wat stoelen onbeschikbaar zetten (bv achteraan in de zaal)

• Als de verkoop goed vlot kan je meer stoelen beschikbaar zetten 

Hoe worden genummerde stoelen toegekend?

Genummerde stoelen worden automatisch toegekend door SwingIT.

Een algoritme bepaalt de beste plaatsen (startend ergens vooraan in het midden van de zaal). 

Je kan de plaats waar het automatisch toekennen van de stoelen start, zelf instellen: 

• Klik in het zaalplan op 1 stoel.

• Klik dan op 'Startpunt toekenning' (het kleine stoeltje rechts bovenaan met purperen rand)

Deze aanpak vermijdt al te veel "single" open plaatsen in de zaal (als mensen zelf plaatsen kunnen kiezen laten ze dikwijls 1 stoel open)