Accounts & Rollen - FAQ

ACCOUNTS

Hoe maak ik een account aan als lid?

• Volg de link die de school je gegeven heeft om je aan te melden

• Klik "Registreren"

• Vul je e-mail adres in en kies een wachtwoord.

• Vul dit wachtwoord twee maal in

• Klik "Registreer"

• Je krijgt nu een e-mail met daarin een link. Klik op die link. (mocht je deze e-mail niet krijgen, kijk dan bij de vraag ("E-mail ontvangen")

• Bevestig je e-mail adres (klik "Bevestigen")

• Geef je e-mail adres en wachtwoord in

• Je bent nu aangemeld

• Klik "Ik registreer mezelf als ..."

Hoe maak ik een account aan als ouder/voogd?

• Volg de link die de school je gegeven heeft om je aan te melden

• Klik "Registreren"

• Vul e-mail adres in en kies een wachtwoord, vul dit wachtwoord 2 keer in

• Klik "Registreren"

• Je ontvangt een mail in je mailbox, klik op de link in deze mail

• Bevestig je e-mail adres (klik "Bevestigen")

• Geef je e-mail adres en wachtwoord in

• Je bent nu aangemeld

• Klik "Ik ben een OUDER of VOOGD van ..."

• Vul je EIGEN gegevens in (NIET die van zoon of dochter)

• Je bent nu geregistreerd als ouder/voogd

Hoe koppel ik een 2e ouder aan een lid (bv gescheiden ouders)?

De 2e ouder registreert zich, net zoals de eerste ouder, en kiest uiteraard de “ouder” rol bij registratie. (zie de vraag hierboven “Hoe maak ik een account aan als ouder/voogd?“)

Daarna:

• Op de home pagina, bij “Mijn leden” klikt de ouder “Registreer zoon/dochter“

• De gegevens van zoon/dochter worden ingebracht

• Als naam & geboortedatum overeenkomen met een reeds gekend lid, dan wordt de ouder daaraan gekoppeld als (2e) ouder

Ik heb (als beheerder) een lid zelf aangemaakt en dus heeft hij/zij geen account. Hoe geef ik dit lid een account?

• Het lid gaat naar de pagina om aan te melden en klikt daar “Registreren”

• Na het invullen van de correcte gegevens (zie hierboven “Hoe maak ik een account aan als lid?“) wordt dit nieuwe account automatisch gekoppeld aan het reeds gekende lid.

Kan iemand met een gast account zich inschrijven in een les of voor deelname aan een event?

Nee, dat is niet voorzien.

Reden is dat je voor lessen of deelname aan events meer persoonlijke details nodig hebt, bv:

• Voor verzekering is naam en adres meestal nodig

• Voor noodgevallen is een telefoonnummer nodig

• Om iemand te kunnen contacteren als die niet opdaagt wil je meestal ook meer info dan enkel een e-mail adres

• Als iemand een proefles volgt en niet meer opdaagt, dan wil je ook de nodige contact info om dit op te volgen

• …

Hoe kan iemand met een gast account, zich registreren als lid?

De persoon is aangemeld met zijn/haar account en heeft de “gast” rol. Ga dan als volgt verder:

• Klik rechts bovenaan op het persoon icoontje, en klik daar op “Mijn profiel”

• 

  Klik “Voeg lid rol toe”:

• 

  Vul het formulier in en klik “Bewaren”

Hoe kan iemand met een gast account, zich registreren als ouder?

De persoon is aangemeld met zijn/haar account en heeft de “gast” rol. Ga dan als volgt verder:

• Klik rechts bovenaan op het persoon icoontje, en klik daar op “Mijn profiel”

• 

  Klik “Voeg ouder rol toe”:

• Vul het formulier in en klik “Bewaren”

Wachtwoord vergeten, wat nu?

Ik ben m'n wachtwoord vergeten. Hoe kan in mijn wachtwoord opnieuw kiezen?

• Volg de link die de school je gegeven heeft om je aan te melden

• Klik hier "Wachtwoord vergeten?" (net onder de "AANMELDEN" knop)

• Vul je e-mail adres in waarmee je je vroeger reeds had geregistreerd

• Je krijgt een mail toegestuurd met een link waarmee je een nieuw wachtwoord kan kiezen

Kan ik als beheerder het wachtwoord wijzigen van een ander account?

Ja dat kan:

• Ga naar Beheer / Accounts & Rollen

• Zoek het account waarvoor je het wachtwoord wil wijzigen

• Klik op de drie puntjes links van dat account in de tabel

• Klik “Wijzig wachtwoord”

Hoe kan ik een bestaande ouder koppelen aan een lid dat reeds een account heeft?

Vanuit het lid account (dus het lid is aangemeld):

• Klik in het homescherm op "Mijn persoonlijke info"

• Bij "Familie en contacten" klik "Nog geen ouders..."

• Klik "Voeg ouder of voogd toe..."

• Geef de correcte info in van de ouder

• Indien er een bestaande ouder is met dezelfde gegevens, dan wordt hij/zij automatisch gekoppeld

Hoe kan ik een bestaand lid koppelen aan een ouder die reeds een account heeft?

Vanuit een gebruiker die de "ouder" rol reeds heeft (dus de ouder is aangemeld):

• Op de home page klik "Registreer zoon/dochter"

• Vul de info correct in

• Indien er een bestaand lid is met dezelfde gegevens dan wordt hij/zij automatisch gekoppeld

Hoe pas ik als beheerder het e-mail adres van een lid aan?

Er zijn 2 gevallen: Mét of zonder account:

Indien het lid een account heeft:

• Ga naar “Beheer / Accounts & Rolllen”

• Zoek het lid

• Klik op het context menu en kies “Wijzig Account e-mail“:

Indien het lid geen account heeft:

• Zoek het lid op

• Klik “Bewerk”:

• 

  Vul het e-mail adres in

• 

  Klik “Bewaren”

Hoe kan een gebruiker zijn account e-mail adres wijzigen (waarmee hij/zij zich aanmeldt)?

Dat kan als volgt:

• De gebruiker meldt zich aan

• Klik rechts bovenaan op het “persoons-icoontje” of op je foto als je die hebt ingesteld.

• 

  Klik dan “Mijn profiel”:

• 

  Bij “Account E-mail” Klik op “Wijzigen account e-mail adres”“

• 

  Vul dan 2x je nieuwe e-mail adres in en klik “Bewaren”:

• 

Hoe kan ik als beheerder het e-mail adres wijzigen waarmee iemand (lid of ouder of docent) zich aanmeldt?

In het menu (links) “Beheer”:

• Klik "Accounts en Rollen"

• Zoek de gebruiker

• Klik op het contextmenu (de puntjes links in de tabel) van de persoon

• Klik "wijzig account email"

• Vul het nieuwe e-mail adres in

• Indien je 100% zeker weet dat het adres correct is, kan je het vinkje "Adres te bevestigen door gebruiker via bevestigingsmail" weglaten (UIT).

• Bewaren

Een lid slaagt er niet in zijn email adres te laten verifiëren, hoe los ik dat op als beheerder?

• Ga naar Beheer -> Accounts & Rollen

• Zoek het email adres van het lid (via het Zoek vakje rechts net boven de tabel)

• Je kan in een van de laatste kolommen zien of het email adres geverifieerd is

• Indien deze niet geverifieerd is, en je bent zeker dat het e-mail adres correct is, dan kan je dit hier markeren als geverifieerd:

• Klik in de meest linkse kolom van de tabel op het context menu (de drie puntjes onder mekaar) van de rij waarop het e-mail adres staat

• Klik "Markeer als geverifieerd"

• De verificatie-stap is nu afgerond, het lid kan zich nu aanmelden

Hoe kan iemand uit het buitenland een account aanmaken?

Standaard kijken we na of voor Belgische adressen de postcode overeenkomt met de gemeente. Voor een buitenlands adres zal dit dus niet werken.

Heb je leden uit het buitenland, dan dien je deze optie AAN te zetten:

Hierdoor is het mogelijk buitenlandse adressen in te geven.

Hoe kan ik een account blokkeren?

Je kan een account “blokkeren” en dus vermijden dat iemand zich nog kan aanmelden.

Dat gaat als volgt:

• Ga naar “Beheer / Account en rollen”

• Zoek de account

• Klik links op het context menu (driepuntjes)

• Klik “Aanmelden modelijk: NEE”

Hoe kan ik een account de-blokkeren?

Je kan een geblokkeerde account “de-blokkeren” en dus opnieuw toelaten dat iemand zich kan aanmelden.

Dat gaat als volgt:

• Ga naar “Beheer / Account en rollen”

• Zoek de account

• Klik links op het context menu (driepuntjes)

• Klik “Aanmelden modelijk: JA”

  

ROLLEN

Wat is een rol?

SwingIT kent volgende rollen:

• Lid

• Ouder / Voogd / Profiel beheerder

• Docent

• Beheerder

• Gast

Welke rechten hebben de rollen ivm privé info (GDPR)?

• Een lid kan zijn privé info bekijken en bewerken

• Een ouder / voogd / profiel beheerder kan de privé info van de leden die hij/zij beheert bekijken en bewerken

• De rechten van een docent worden bepaald door een beheerder via Instellingen / Rechten

• Een gast kan enkel eigen info bekijken en bewerken

Hoe kan een beheerder een ouder-lid relatie verwijderen?

• Ga naar de ouder (eventueel opzoeken via het zoekvak rechts bovenaan)

• Bij "Ouder van volgende leden": klik op de drie puntjes (context menu)

• Klik "Verwijder relatie"

Hoe kan een beheerder of docent zich registreren als ouder?

• Ga naar je profiel pagina (klik rechts boven in het hoekje, dan "Mijn profiel") Je kan daar je rollen bekijken

• Als je nog geen ouder of voogd bent, verschijnt er een optie "Voeg ouder rol toe"

• Klik op deze optie, geef je gegevens in, aanvaard de voorwaarden en klik "Bewaren"

Hoe kan een beheerder zich registreren als lid?

• Ga naar je profiel pagina (klik rechts boven in het hoekje, dan "Mijn profiel")

• Je kan daar je rollen bekijken

• Als je nog geen lid bent, verschijnt er een optie "Voeg lid rol toe"

• Klik op deze optie, geef je gegevens in, en klik "Bewaren"

Hoe kan een docent zich registreren als lid of als ouder?

Aangemeld als docent: 

• Ga naar je profiel pagina (klik rechts boven in het hoekje, dan "Mijn profiel") Je kan daar je rollen bekijken

• Als je nog lid of ouder bent, verschijnt er een optie "Voeg ouder rol toe" en "Voeg lid rol toe"
  Klik op deze optie

• Geef je gegevens in, aanvaard de voorwaarden

• Klik "Bewaren"

Hoe kan ik een lid registreren als docent?

Ga naar Beheer / Account en rollen. Zoek het lid en klik op het contact menu (drie puntjes)

Hoe maak ik een beheerder aan?

• Ga naar Beheer / Accounts & Rollen

• Klik onderaan “Beheerder +”