SwingIT.be - HELP

E-mail niet ontvangen - FAQ

Owned by Davy Jacops (bitbucket@swingit.be) (Unlicensed), created
Last updated: 01 feb., 2024 by Davy Jacops

Het komt af en toe voor dat een e-mail gestuurd door ons, niet wordt ontvangen.

We zien op de server dat de e-mail wel degelijk is verstuurd, maar de mail wordt niet ontvangen. Het is meestal de ontvangende mail server die beslist om de mail niet te tonen.

Is de mail verstuurd?

Check of de mail is verstuurd:

  • Kijk in de communicatie log

  • Kijk na of het mail adres niet op de blacklist staat: via Communicatie / E-mail blacklist

    • Kijk na of het mail adres op de globale e-mail blacklist staat (bewerken)

      • Indien ja, dan kan je het daar zelf verwijderen (indien expliciet gevraagd door de gebruiker zelf!)

    • Kijk na of het mail adres op de externe e-mail blacklist staat (“check e-mail adres”)

      • Indien ja: vraag support@swingit.be om dit adres te verwijderen (indien expliciet gevraagd door de gebruiker zelf!)

E-mail niet ontvangen, wat kan je hieraan doen?

  • Check uw spam folder. Geregeld komen er e-mails in uw spam folder terecht. Dit gebeurt vooral als de afzender onbekend (of nog niet gebruikt) is.

Bij sommige e-mail providers kan het 15 tot 20 minuten duren vooraleer ze eeen mail afleveren. Vooral Telenet en Hotmail blijken “traag” te zijn. Even geduld dus.

 

Belangrijke tips voor het ontvangen van e-mail!

U kan vermijden dat mails in de spam folder terecht komen door:

  1. Vraag het mail adres van de dans- of sportschool aan een beheerder

  2. Open een of meerdere mails verzonden vanuit dit mail adres, of haal ze uit de spam folder. Uw mail provider zal dit waarschijnlijk onthouden

  3. Zet het e-mail adres van de school in je adres boek

  4. Stuur zelf een mail aan dit adres

Zie ook https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/5832706/E-mail+niet+ontvangen+-+FAQ#DNS-server-instellingen-DMARC-en-SPF

E-mail classificatie

Heel wat e-mail providers (bv gmail) classificeren e-mail gebaseerd op de titel en inhoud. Bv. schreeuwerige titels wijzen dikwijls op spam en zullen dus vaak in de spam terecht komen.

Volgende tips kunnen helpen om je mails uit de spam te houden:

  • Gebruik geen overmatige uitroepingstekens en andere speciale tekens: !!! $$$ €€€ etc zijn te vermijden, zeker in titels

  • Vermijd spelfouten

  • Vermijd titels in hoofdletters: “NIET TE MISSEN“ is geen goede titel van een e-mail

  • Hou de titel kort

E-mail nog steeds niet ontvangen, hoe kan dat?

Als je bovenstaande hebt geprobeerd, en er wordt een e-mail nog steeds niet ontvangen:

Stuur een mail aan support@swingit.be met volgende info:

  • Titel en datum/uur van de verstuurde e-mail

  • e-mail adres waarop de mail NIET wordt ontvangen

Wij zullen het verzend bewijs op de server opzoeken en je verder helpen

Is een e-mail adres geblokkeerd?

Een gebruiker kan in zijn mail client zelf aangeven geen mails meer te willen ontvangen van een bepaalde afzender. Dat gebeurt soms per toeval door de gebruiker.

Het gevolg is dat de mailserver geen mails meer zal sturen naar dat e-mail adres.

Staat het e-mail adres NIET op de blacklist, stuur een mail aan support@swingit.be met volgende info

  • Titel en datum/uur van de verstuurde e-mail

  • e-mail adres waarop de mail NIET wordt ontvangen

Wij kunnen dit adres -enkel op expliciete vraag van de gebruiker- “de-blokkeren”

Bij registratie: Als beheerder iemand’s e-mail verifiëren

Je kan ook als beheerder iemand’s e-mail adres manueel verifiëren (bevestigen) zonder dat de mail hoeft toe te komen.

Dat doe je als volgt:

  • Ga naar Beheer / Accounts & Rollen

  • Zoek het mail adres op

  • Klik links op de 3 puntjes (context menu)

  • Klik “Markeer als geverifieerd“

Hiermee bevestig je dus de geldigheid van dat e-mail adres zonder dat de mail hoeft toe te komen. Doe dit alleen als je zeker bent dat het e-mail adres correct is.

DNS server instellingen DMARC en SPF

Sinds februari 2024 past google strengere controle toe op het versturen en het ontvangen van bulk e-mail (mails die in groep worden verstuurd). Om te voldoen aan die controles en aldus mails in de spam te vermijden is het nodig je SPF en DMARC records in orde te brengen.

 

Hoe doe je dat? Voer volgende stappen uit in jouw domein beheer (DNS instellingen):

SPF:

  • Voeg een TXT record toe

    • Type: TXT

    • Hostnaam: <jouwdomein.be>

    • Waarde: v=spf1 ~all

    • TTL: 3600

       

DMARC: