/
E-mail niet ontvangen - FAQ

SwingIT.be - HELP

E-mail niet ontvangen - FAQ

Het komt af en toe voor dat een e-mail gestuurd door ons, niet wordt ontvangen.

We zien op de server dat de e-mail wel degelijk is verstuurd, maar de mail wordt niet ontvangen. Het is meestal de ontvangende mail server die beslist om de mail niet te tonen.

Is de mail verstuurd?

Check of de mail is verstuurd:

  • Kijk in de communicatie log

  • Kijk na of het mail adres niet op de blacklist staat: via Communicatie / E-mail blacklist

    • Kijk na of het mail adres op de globale e-mail blacklist staat (bewerken)

      • Indien ja, dan kan je het daar zelf verwijderen (indien expliciet gevraagd door de gebruiker zelf!)

    • Kijk na of het mail adres op de externe e-mail blacklist staat (“check e-mail adres”)

      • Indien ja: vraag support@swingit.be om dit adres te verwijderen (indien expliciet gevraagd door de gebruiker zelf!)

E-mail niet ontvangen, wat kan je hieraan doen?

  • Check uw spam folder. Geregeld komen er e-mails in uw spam folder terecht. Dit gebeurt vooral als de afzender onbekend (of nog niet gebruikt) is.

Bij sommige e-mail providers kan het 15 tot 20 minuten duren vooraleer ze eeen mail afleveren. Vooral Telenet en Hotmail blijken “traag” te zijn. Even geduld dus.

 

Belangrijke tips voor het ontvangen van e-mail!

U kan vermijden dat mails in de spam folder terecht komen door:

  1. Vraag het mail adres van de dans- of sportschool aan een beheerder

  2. Zet het e-mail adres van de school in je adres boek

  3. Stuur zelf een mail aan dit adres

  4. Open een of meerdere mails verzonden vanuit dit mail adres, of haal ze uit de spam folder. Uw mail provider zal dit waarschijnlijk onthouden

Zie ook E-mail niet ontvangen - FAQ | DNS server instellingen DMARC en SPF

Mailbox vol?

E-mail diensten hebben meestal een maximum capaciteit. Als die wordt overschreden, worden nieuwe ontvangen e-mails niet meer getoond. In dit geval zal dus geen enkele mail meer binnenkomen.

De ontvanger kan bij zijn e-mail provider nakijken of de mailbox capaciteit is overschreden. Indien dit het geval is moet de capaciteit worden verhoogd (meestal betalend), of moeten een aantal e-mails worden verwijderd uit de mailbox.

E-mail classificatie

Heel wat e-mail providers (bv gmail) classificeren e-mail gebaseerd op de titel en inhoud. Bv. schreeuwerige titels wijzen dikwijls op spam en zullen dus vaak in de spam terecht komen.

Volgende tips kunnen helpen om je mails uit de spam te houden:

  • Gebruik geen overmatige uitroepingstekens en andere speciale tekens: !!! $$$ €€€ etc zijn te vermijden, zeker in titels

  • Vermijd spelfouten

  • Vermijd titels in hoofdletters: “NIET TE MISSEN“ is geen goede titel van een e-mail

  • Hou de titel kort

E-mail nog steeds niet ontvangen, hoe kan dat?

Kijk na of het e-mail adres niet op de “blacklist” staat: ga naar Communicatie / E-mail blacklist

Als je bovenstaande hebt geprobeerd, en er wordt een e-mail nog steeds niet ontvangen:

Stuur een mail aan support@swingit.be met volgende info:

  • Titel en datum/uur van de verstuurde e-mail

  • e-mail adres waarop de mail NIET wordt ontvangen

Wij zullen het verzend bewijs op de server opzoeken en je verder helpen

Is een e-mail adres geblokkeerd?

Een gebruiker kan in zijn mail client zelf aangeven geen mails meer te willen ontvangen van een bepaalde afzender. Dat gebeurt soms per toeval door de gebruiker.

Het gevolg is dat de mailserver geen mails meer zal sturen naar dat e-mail adres.

Controleer dit via Communicatie / E-mail blacklist

Staat het e-mail adres NIET op de blacklist, stuur een mail aan support@swingit.be met volgende info

  • Titel en datum/uur van de verstuurde e-mail

  • e-mail adres waarop de mail NIET wordt ontvangen

Wij kunnen dit adres -enkel op expliciete vraag van de gebruiker- “de-blokkeren”

Bij registratie: Als beheerder iemand’s e-mail verifiëren

Je kan ook als beheerder iemand’s e-mail adres manueel verifiëren (bevestigen) zonder dat de mail hoeft toe te komen.

Dat doe je als volgt:

  • Ga naar Beheer / Accounts & Rollen

  • Zoek het mail adres op

  • Klik links op de 3 puntjes (context menu)

  • Klik “Markeer als geverifieerd“

Hiermee bevestig je dus de geldigheid van dat e-mail adres zonder dat de mail hoeft toe te komen. Doe dit alleen als je zeker bent dat het e-mail adres correct is.

Bij registratie: Als beheerder iemand’s wachtwoord instellen

Je kan als beheerder voor een andere persoon (een ander account) een wachtwoord kiezen. Dat kan je bv doen als iemand er niet in slaagt om een wachtwoord te kiezen of te wijzigen.

Dat doe je als volgt:

  • Ga naar Beheer / Accounts & Rollen

  • Zoek het mail adres op

  • Klik links op de 3 puntjes (context menu)

  • Klik “Wijzig wachtwoord“

DNS server instellingen SPF, DMARC en DKIM

Ben je SwingIT MyWeb gebruiker? Dan brengt SwingIT dit alles voor jou in orde

Sinds februari 2024 past Google strengere controle toe op het versturen en het ontvangen van bulk e-mail (mails die in groep worden verstuurd). Om te voldoen aan die controles en aldus mails in de spam te vermijden is het nodig je SPF, DMARC en DKIM records in orde te brengen.

Ook Microsoft (hotmail.com, outlook.com, …) past strengere regels toe sinds mei 2025. Zie:

 

Daarom is het belangrijk correcte SPF, DMARC & DKIM instellingen te gebruiken op je domein.

Is dit alles veel te technisch? Vraag hulp aan je IT-er of stuur een mailtje aan support@swingit.be

 

SPF = Sender Policy Framework, is een protocol dat tot doel heeft spam te verminderen. Men hoopt e-mail spoofing en spam te verminderen door vast te stellen of de verzender van een e-mailbericht gerechtigd is te verzenden namens de vermelde afzender van het bericht.

DMARC = Domain-based Message Authentication Reporting & Conformance, is een verificatieprotocol voor e-mail. Het is ontworpen om de beheerders van e-maildomeinen de mogelijkheid te geven hun domein te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik, beter bekend als e-mail spoofing. Het doel van DMARC is om een domein te beschermen tegen misbruik door CEO-fraude, phishingaanvallen en andere vormen van e-mailoplichterij

DKIM = DomainKeys Identified Mail.  Dit is een methode om de authenticiteit van e-mails te verifiëren door een onzichtbare, digitale handtekening toe te voegen aan de e-mailheader, die vervolgens gecontroleerd kan worden met een publieke sleutel die in de DNS van de afzender staat. 

 

Hoe doe je dat? Voer volgende stappen uit in jouw domein beheer (DNS instellingen):

SPF:

  • Voeg een TXT record toe

    • Type: TXT

    • Hostnaam: <jouwdomein.be>

    • Waarde: v=spf1 ~all

    • TTL: 3600

       

DMARC:

DKIM: