SwingIT.be - HELP

Danssport Vlaanderen integratie - FAQ

De handleiding legt uit hoe de automatische synchronisatie werkt tussen SwingIT en Danssport Vlaanderen.

Veel gestelde vragen

Welke leden worden aangesloten bij Danssport Vlaanderen?

Afhankelijk van je instellingen worden alle leden, geselecteerde groepen (of combi) en/of leden met een beurtenkaart gesynchroniseerd. Je kan als beheerder ook leden manueel synchroniseren en dus aansluiten.

Voor automatische synchronisatie is steeds betaling vereist. Bv inschrijving in een groep of aankoop van een beurtenkaart. Dwz dat als je iemand gratis toelaat tot een groep die NIET automatisch wordt gesynchroniseerd. Hetzelfde geldt voor onvolledige betaling.

Leden die enkel deelnemen aan een event worden niet automatisch gesynchroniseerd. Zie ook https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/52002817/Danssport+Vlaanderen+integratie+-+FAQ#Hoe-kan-ik-deelnemers-aan-een-event-inschrijven-bij-DSV%3F

Bij betaling in 1 deel moet de rekening VOLLEDIG betaald zijn

Wil je leden synchroniseren die nog niet betaald hebben, dan kan je dat manueel doen. Zie hieronder.

Worden leden met een beurtenkaart ook aangesloten?

Dat gebeurt enkel indien de optie “Synchroniseer leden met een beurtenkaart“ AAN staat.

Hoe lang duurt het vooraleer de leden zijn aangesloten?

1x per dag (s' ochtends) worden de leden doorgegeven.

Wie ontvangt de factuur voor aansluiting bij DSV?

De factuur voor aansluiting bij DSV wordt gestuurd aan de dansschool.

Wanneer ontvang ik een factuur voor aansluiting bij DSV?

Enkele dagen na de synchronisatie ontvangt de dansschool een factuur van DSV. Volgens de laatste informatie we kregen van DSV doen ze dit 2x per maand (1e en 16e).

Hoe kan ik als beheerder zien welke leden zijn aangesloten bij Danssport Vlaanderen?

Dat kan je op 2 plaatsen zien:

  1. In de ledenlijst (zie kolom “DSV nr“ en “DSV lid huidige periode“)

  2. In het detail scherm van het lid (zoek het lid op via het zoekvak) en klik op de link om het lid te bekijken. Rechts bovenaan, net onder het noodnummer staat DSV info.

Hoe kan ik als beheerder de huidige sync status en eventuele issues bekijken?

Kijk bij Leden → DSV Sync issues

In welke DSV periode worden leden aangesloten?

Leden worden aangesloten in het huidige (vandaag lopende) schooljaar.

Wil je leden aansluiten in de volgende DSV periode (volgende schooljaar), kijk dan hier: https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/5996561/SwingIT+-+Danssport+Vlaanderen+integratie#Linken-met-DSV-periodes-(schooljaar)

Hoe kan ik als beheerder manueel iemand aansluiten en inschrijven voor de huidige DSV periode?

Dat kan vanuit de ledenlijst: in het context menu van een lid staan er onderaan 2 opties:

De eerste optie “DSV sync” geeft enkel de gegevens door aan DSV, zonder inschrijving.

De tweede optie doet zowel een gegevens sync als een DSV inschrijving incl verzekering.

Hoe kan ik als beheerder manueel meerdere leden tegelijk aansluiten en inschrijven voor de huidige DSV periode?

  • Ga naar de ledenlijst

  • Selecteer een aantal leden

  • Klik “Selectie / DSV Inschrijving“

  • Bevestig je keuze

Hoe kan ik deelnemers aan een event inschrijven bij DSV?

  • Ga naar de lijst met deelnemers aan je event(s) (bv bij “Events / Deelname lijst”)

  • Kies “Toon alle resultaten”

  • Selecteer de nodige leden (mogelijk allemaal via de selectiebox)

  • Kies dan “Selectie / DSV inschrijving“

  • Bevestig je keuze

Hoe kan ik een docent aansluiten bij DSV?

Het is op dit moment niet mogelijk docenten automatisch aan te sluiten bij DSV. DSV zegt hierover het volgende:

Er zijn geen plannen om docenten aan te sluiten via de API (de automatische koppeling tussen DSV en SwingIT).

Dit zou veel te complex zijn, gezien er docenten zijn die zelf voor hun aansluiting zorgen en docenten die via de club worden aangesloten. Afhankelijk hiervan wordt ook de facturatie opgesteld.

  • Nieuwe docenten sluiten aan via het formulier op onze website: Inschrijven als docent (danssportvlaanderen.be)

  • Docent reeds gekend in het systeem en hij/zij zorgt zelf voor de aansluiting: Kan hernieuwen via zijn/haar account

  • Docent reeds gekend in het systeem en de club zorgt voor de aansluiting: De club kan inloggen op de clubaccount en daar de docenten hernieuwen

  • Als ze voordelen van de docenten niet wensen, maar toch de docenten wensen te verzekeren, kan je deze gewoon aansluiten als lid en loopt de aansluiting via de API, dwz door hen als lid aan te geven binnen SwingIT en hen via die weg te synchroniseren en dus aan te sluiten bij DSV

Bij vragen kunnen de clubs contact opnemen met hannah@danssportvlaanderen.be die de docenten aansluiting opvolgt

Hoe kent SwingIT mijn DSV club ID?

SwingIT volgt op welke club de DSV synchronisatie aanzet (Instellingen / Modules). Voor deze clubs vragen we het club_id op bij DSV.

Heb jij nog geen club_id staan, onderaan bij Instellingen / DSV? Vraag even aan support@swingit.be om dit na te kijken.

Ik zie foutmeldingen bij de DSV synchronisatie, wat doe ik hieraan?

Onderstaande tabel beschrijft de foutmeldingen met de correctieve acties

Foutmelding

Verklaring

Correctieve actie

Foutmelding

Verklaring

Correctieve actie

DSV: Postcode of gemeente komen niet overeen, alle geldige combinaties worden weergegeven in de get_valid_field_options endpoint

Er is een ongeldige combinatie gebruikt voor gemeente en postcode.

Kijk het adres na van dit lid.

Indien het over iemand uit Nederland gaat, gebruik dan de postcode mét de 2 lettercode, gescheiden door een spatie.

Bv gemeente “Hulst”, postcode “4561 AB“

DSV: minderjarige heeft gekoppelde ouder nodig voor registratie

Minderjarigen kunnen niet worden geregistreerd zonder gekoppelde ouder

Koppel een ouder aan het minderjarige lid

DSV: ouder heeft zelfde voornaam & familienaam als zoon/dochter, kan deze niet registreren

Ouder van het lid heeft zelfde voornaam en familienaam als het lid zelf. Daarom kan de ouder niet worden geregistreerd bij DSV. Hierdoor kan ook het lid zelf niet worden geregistreerd.

Zoek de ouder op, en pas de naam van lid of ouder aan.

create_user_account code: 503 reason: Too busy, try again later info={"errors":: "Server too busy, try again later"

De DSV servers zijn te zwaar bezet.

Wacht de volgende synchronisatie af.

Indien dit langer dan een dag duurt, dan mag u dit melden aan support@swingit.be Dan kijken we na hoe we u kunnen verder helpen

DSV API error: create_user_account : 'Please enter an email address for this user account.'

Er ontbreekt een e-mail adres bij het lid of de ouder

Kijk het lid en zijn ouder(s) na en voorzie hen van een correct e-mail adres

DSV API error: create_user_account : 'Gelieve de voornaam en naam op te geven.'

Naam of voornaam ontbreekt, van het lid of van de ouder van het lid

Kijk de namen van lid en ouder na, en corrigeer ze.

DSV: ouder heeft zelfde voornaam & familienaam als zoon/dochter, kan deze niet registreren

Ouder en kind hebben exact dezelfde naam

Corrigeer naam van ouder of kind

DSV_API Error: create_user_account: 'Geen speciale karakters in naam toegelaten'

Naam en voornaam mogen geen speciale tekens bevatten zoals ‘&', '(’, …

Verwijder de speciale tekens in de naam.

Het accent of backtick is niet toegelaten, het aanhalingsteken of weglatingsteken ' is wel toegelaten

DSV API error: create_user_account : 'Geboortedatum voor deze gebruiker is niet geldig.'

Een lid dient minimum 1 jaar oud te zijn. Dit is een regel van DSV.

Corrigeer de geboortedatum

Invalid parent user ID

Voor de ouder wordt een ongeldig (intern) ID gebruikt.

U kan dit melden aan support@swingit.be

DSV API error: create_user_account : 'Het opgegeven e-mail adres "…" verschilt van het e-mail adres van de hoofd-account “…“ Verwijder dit e-mail adres of maak deze gebruiker aan als een hoofdgebruiker.'

Dit is een fout bij DSV.

Stuur een mailtje aan support@swingit.be Wij vragen DSV dit op te lossen

Kon e-mailadres niet aanpassen omdat deze gebruiker reeds inschrijvingen heeft op een andere club.

Dit lid is reeds ingeschreven bij DSV via een andere club.

Geen actie vereist. Dit lid is reeds ingeschreven.

Ik krijg een mail van DSV waarin sprake is van foutieve DSV lidnummers. Hoe zit dat?

We hebben op 19 oktober 2021 vastgesteld dat de lidnummers die werden doorgegeven aan SwingIT niet de correcte Danssport Vlaanderen lidnummers zijn.
Danssport Vlaanderen heeft dit ook bevestigd, en heeft de betrokken clubs hierover een mail gestuurd.

 

Wat wil dit zeggen?

  • Indien je vorig jaar lidnummers had ingebracht via een import, dan zijn deze waarschijnlijk correct

  • Indien je dit schooljaar lidnummers hebt ontvangen via DSV synchronisatie dan zijn deze niet correct

Daarom worden de DSV lidnummers, binnen SwingIT tijdelijk niet meer getoond.

In de mail van DSV kan je vinden hoe je de juiste lidnummers -indien nodig- kan opvragen.

Belangrijk is dat de verzekering wél in orde is, voor de leden ingeschreven in een DSV periode (schooljaar).

Zie ook: Danssport Vlaanderen integratie