Betalingen - FAQ

Hoe kan een beheerder een rekening markeren als betaald?

Selecteer het lid (bv via de zoekfunctie), daarna:

• Klik op het lid

• Ga naar “Rekening overzicht”

• Selecteer de betreffende rekening

• Vink "Betaald" aan

• Klik "Bewaren"

Hoe kan een beheerder een binnenkomende overschrijving markeren als betaald?

• Je vraagt de leden bij hun overschrijving het REF nummer mee te delen in de opmerking. (zie ook volgende vraag)

• Dat REF nummer geef je dan in in de zoekfunctie (vergrootglas bovenaan rechts) bv REF123

• Je komt onmiddellijk bij die rekening referentie terecht, en je kan ze meteen "Volledig betaald" zetten (knop onderaan)

Hoe of waar vraag ik aan de leden het REF nummer mee te geven bij overschrijving?

• Je geeft deze info in bij Instellingen / Inschrijvingen / Inschrijvingen en registratie opties / Info bij de rekeningen

• Klik op de tekst net rechts van "Info bij de rekeningen"

• Indien je via overschrijving wil werken zet je hier bv: "Gelieve te betalen per overschrijving met vermelding van REF nummer(s) hierboven vermeld."

• Deze tekst verschijnt dan automatisch onder hun te betalen rekeningen.

Wanneer ontvang ik de online betalingen?

Online betalingen worden 1 keer per week (meestal op donderdag) doorgestort, naar de bankrekening die je instelt bij Instellingen / Financieel / Opties bij betalingen

Ik heb een doorstorting ontvangen van online betalingen, waar zie ik de details?

Bij de doorstorting (Overschrijving van SwingIT naar de club toe) staat er in de mededeling een code, bv “ODS123“. (ODS = Online DoorStorting)

Deze code kan je binnen SwingIT invoeren in het zoekvak. Als resultaat krijg je dan een lijst met de details van de betalingen die vervat zitten in deze doorstorting.

Waar vind ik de SwingIT factuur voor de online doorstortingen?

SwingIT past een inhouding toe op de online betalingen. Voor deze inhoudingen krijgt de club een factuur, voor elke doorstorting (typisch wekelijks).

Deze facturen vind je allemaal hier:

• Meld je aan als beheerder

• Ga naar Financieel / Online Doorstortingen

• Klik op een REF code (linkerkolom) om een doorstorting in detail te bekijken

• Er staat “Factuur gemaakt: JA”.

• Klik op het woordje “JA” en je krijgt de factuur te zien

• In de tabel op die pagina zie je ook alle details van die doorstorting

Waar vind ik een lijst van alle SwingIT facturen?

Hier vind je het overzicht van alle SwingIT facturen:

• Meld je aan als beheerder

• Klik rechts bovenaan op je profiel logo

Open

• Klik op “SwingIT.be Account”

• Klik op “Facturen”

Open

• Je krijgt dan een lijst van alle facturen: de doorstortingen + de abonnementsgelden

Hoe kan een beheerder een gedeeltelijke betaling inbrengen?

• Ga naar het lid (bv door hem/haar te zoeken via het zoekveld).

• Klik op zijn/haar rekening -> je komt op zijn/haar rekening overzicht

• Klik op een rekening item (een onbetaalde rekening)

• Klik op “Gedeeltelijke Betaling” (onderaan)

• Invullen en Bevestigen

Welke online betaalmethodes worden ondersteund?

• Bancontact

• KBC payment

• Belfius Direct Net

• ING Home Pay

• iDEAL

Hoe betaling in 1 deel wijzigen naar betaling in 2 delen?

Opmerking: Dit werkt enkel voor niet betaalde rekeningen voor groepen.

• Ga naar de rekening en bewerk ze. Klik onderaan op de knop "Wijzig naar betaling in 2 delen"

Hoe betaling in 2 delen wijzigen naar betaling in 1 deel?

Opmerking: Dit werkt enkel voor niet betaalde rekeningen voor groepen.

• Ga naar de rekening deel 1 en bewerk ze.

• Klik onderaan op de knop "Wijzig naar betaling in 2 delen"

Hoe kan ik als beheerder een betaling bewerken?

Je kan bij het bewerken van een rekening, ook een betaling wijzigen of verwijderen:

• Zoek de rekening

• Bewerk de rekening

• Onderaan zie je de betalingen staan. Je kan die daar ook bewerken (indien het geen online betaling is)

Hoe kan ik als beheerder een betaling verwijderen?

Je kan als beheerder een betaling verwijderen, maar dat is zelden nodig en eigenlijk ook af te raden.

Wil je toch een betaling verwijderen, dan kan dit als volgt:

• Ga naar de te betalen rekening (of zoek het REF nummer van die rekening via de zoekfunctie)

• Kijk onderaan bij “Ontvangen betalingen”

• Klik daar op het vuilbakje

Open

• Klik “Bevestigen”

Hoe kan een lid of ouder een betaalbewijs downloaden?

Een lid of ouder kan een betaalbewijs downloaden bij het rekeningoverzicht van het lid:

• Lid of ouder meldt zich aan

• Klik op de naam van het lid

• Klik op de link in “Rekeningoverzicht”:

Open

• Klik op “PDF Betaalbewijs“:

Open

Hoe kan een beheerder een betaalbewijs downloaden van een rekening?

• Zoek de rekening bv via het zoekvak rechts bovenaan:

Open

• Zoek op het rekening nummer bv “REK1234” in dat zoekvak:

Open

• Klik op “PDF Betaalbewijs”:

Open

Bij online betaling, welke betaalmethoden of kaarten worden aanvaard?

Wij ondersteunen:

• Bancontact (alle banken)

• KBC

• Belfius direct net

• iDeal

Hoe kan ik een reeds betaalde rekening gedeeltelijk terugbetalen?

Bv een rekening van 150€ is reeds volledig betaald. Om bepaalde reden (bv kwetsuur) wil je een deel van die rekening terugbetalen (bv 60€ terugbetalen), zodat op die rekening een ontvangst van 90€ blijft staan.

Dat kan als volgt:

• Zoek de rekening op (bv via het zoekvak), en bewerk ze

• Wijzig het veld prijs naar het nieuwe bedrag (90€ in dit voorbeeld) en bewaar de rekening:

Open

• Nu staat er een tegoed op die rekening aangezien de prijs 90€ is, en er is 150€ ontvangen:

Open

• Open dezelfde rekening opnieuw. Voeg nu (onderaan) een gedeeltelijke betaling toe:

Open

• Kies als bedrag het bedrag van teruggave (negatief want het is een teruggave!), in dit voorbeeld dus -60€, kies ook de betalingswijze en bewaar

• De rekening staat nu weer volledig betaald (zonder tegoed), en de teruggave is geregistreerd:

Open

Kan ik via SwingIT een online betaling terugbetalen aan een lid?

Het is technisch mogelijk een terugbetaling aan een lid te doen via de online betaalprovider, maar de kosten daarop zijn wel vrij hoog. Een stuk hoger dan de kosten op de betaling zelf.

Daarom raden we af een terugbetaling via SwingIT en de betaalprovider te doen, en de terugbetaling zelf te regelen via overschrijving of cash.

Zie ook Rekeningen vs Betalingen - FAQ | Hoe kan ik een online betaling teruggeven?

Wat is peppol?

"Peppol" staat voor "Pan-European Public Procurement Online", en is een standaard voor elektronische facturatie (zenden en ontvangen van facturen). Het is ontworpen om de administratieve last van facturatie en betalingen te verminderen en de samenwerking tussen bedrijven te verbeteren.

Kan ik van SwingIT peppol facturen krijgen?

SwingIT is sinds april 2025 reeds klaar om te voldoen aan de "peppol" standaard voor facturatie.
Wil jij nu reeds facturen via peppol ontvangen? Laat het ons weten via support@swingit.be

Moet ik peppol gebruiken?

De peppol standaard is verplicht te gebruiken vanaf 1 januari 2026, voor BTW plichtige bedrijven en VZW's.

Ook als je niet BTW plichtig bent kan je kiezen voor peppol, In dat geval is het niet verplicht hieraan te voldoen.