Aanwezigheden - FAQ

Hoe neemt een docent aanwezigheden op?

Op de dag van de sessie van een groep verschijnt op het home scherm van de docent een uitnodiging om de aanwezigheden op te nemen.

De stappen zijn dus als volgt:

• De docent meldt zich aan

• Klik op het home scherm op “Aanwezigheden vandaag“

• Kruist de aanwezigen aan (dit kan ook allemaal in 1x via de groene V knop)

• Klik “Bewaren”

Hoe neemt een docent op een latere dag aanwezigheden op?

Als de dag van de les (sessie) voorbij is kan een docent nog steeds aanwezigheden ingeven of aanpassen:

• Ga naar de kalender

• Klik op de sessie

• Klik op “Meer info”

Open

• Indien er reeds aanwezigheden zijn ingebracht (of als er reservaties zijn) dan zie je die nu staan

• Klik rechts bovenaan de tabel (of net onder de tabel) op “Bewerk”

• Vul de aanwezigheden in

• Klik “Bewaren”

Hoe neemt een docent aanwezigheden op van groepen, waarvan hij/zij niet zelf de docent is?

Open

De docent zoekt de groep (bv via groepenoverzicht of zoekvak ), en in de sectie van de aanwezigheden kan hij/zij klikken op de datum/uur van de sessie.

Dan bovenaan: klik “Bewerk”:

De docent wordt dan voor die sessie ook automatisch toegevoegd.

Deze groep / sessie verschijnt dus niet op de home pagina van deze docent omdat de docent niet is gelinkt aan die groep.

Hoe neemt een beheerder aanwezigheden op?

Hiervoor zijn 2 opties:

1. Vanuit de kalender:

• Ga naar de kalender

• Klik op de sessie waarvoor je aanwezigheden wil opnemen

• Klik “Info & Reservaties” of “Meer info”. (afhankelijk van je instellingen)

• Je ziet een tabel met aanwezigheden (of reservaties als de sessie nog niet voorbij is en Reservaties staan AAN)

• Klik “Bewerk” rechts bovenaan in de tabel of ONDER de tabel

2. Vanuit de groep:

• Zoek de groep

• Vanuit het groep scherm, ga naar de tabel met de sessies en klik op de sessie waarvoor je aanwezigheden (of reservaties) wil inbrengen

• Je ziet een tabel met aanwezigheden (of reservaties als de sessie nog niet voorbij is en Reservaties staan AAN)

• Klik “Bewerk” rechts bovenaan in de tabel of ONDER de tabel

Kunnen aanwezigheden/ afwezigheden worden gebruikt in combinatie met reservaties?

Ja, dat kan.

Hoe kan ik een lid dat niet ingeschreven is in een groep (of niet gereserveerd heeft voor een sessie) als aanwezig aanduiden?

• Ga naar de groep (bv via Groepen -> Overzicht, klik op de groep naam)

• Klik op de betreffende aanwezigheid

• Klik "Bewerken" knop (helemaal onderaan de tabel)

• Onder het vak "Opmerkingen": klik op het knopje met het '+' teken om een lid toe te voegen

• Er verschijnt een nieuwe selectie box: kies hier het toe te voegen lid en klik "Bewaren"

• Je kan nu de aanwezigheden bewerken incl het lid wie geen deel uitmaakt van de groep

Vanaf wanneer kunnen we aanwezigheden opnemen?

Vanaf de start van een sessie kunnen aanwezigheden worden opgenomen.

Als je een sessie bekijkt die nog niet is gestart, is het mogelijk reservaties aan te passen (indien reservaties AAN staan), geen aanwezigheden.

Hoe kan ik de leden zelf hun aanwezigheid laten bevestigen aan de ingang met de QR code scanner?

Je kan aan de ingang van je zaal een QR code scanner plaatsen waar de leden (Of iemand anders) de persoonlijke QR code kan scannen van iemand die binnenkomt. Hiermee wordt zijn/haar aanwezigheid voor de groep/les geregistreerd.

Hoe gaat dot in z’n werk?

• Bij Instellingen / QR:

  • Zet de persoonlijke QR code aan

  • Hiermee krijgt elk lid op een eigen QR code toegekend

• Kies een Hardware scanner

  • Zie ook Instellingen / QR

• Koppel de scanner aan een PC waarop een beheerder account is aangemeld. Die PC stel je best niet te zichtbaar op

• Op deze PC meld je aan, als beheerder en ga je naar de pagina Groepen (of Lessen)/QR scan aanwezigheden:

• Je ziet daar dan dat de QR scanner actief is:

• Bij het binnenkomen scant elk lid z'n QR code. Deze QR code is te vinden -als een lid is aangemeld- rechtsboven in het persoonlijk menu:

• Het systeem registreert de aanwezigheden van de les op die dag automatisch voor dat lid

Hoe kunnen beheerders, leden of ouders op voorhand een afwezigheid melden?

Zet deze optie bij “Instellingen / Modules“ AAN: “Lid/ouder kan afwezigheid melden“

Een aangemeld lid of ouder of beheerder kan dan via de kalender een afwezigheid op voorhand melden:

• Klik op een sessie (les) in de kalender

• Kies “Afwezigheid melden”:

• Indien een ouder is aangemeld, dient hij/zij het lid te selecteren (indien meerdere kinderen)

• Geef eventueel de reden voor afwezigheid in

• Klik “Bevestigen”

Hoe kan een beheerder de gemelde afwezigheden opvolgen?

• In de kalender: klik op een sessie

• Klik op het info icoontje voor die sessie

• De beheerder krijgt dan een tabel met de aanwezigheden / afwezigheden te zien. Ook de reden voor afwezigheid is zichtbaar:

Kunnen docenten aanwezigheden / afwezigheden opvolgen?

Ja, van hun eigen groepen kunnen docenten dit opvolgen.

Docenten kunnen ook aanwezigheden / afwezigheden van andere groepen opvolgen indien deze optie AAN staat:

Hoe kan een beheerder opvolgen wie lang niet meer aanwezig is geweest?

• Ga naar Groepen / Aanwezigheden

• Klik op “Zie ook laatste aanwezigheden”

• Je krijgt nu een lijst met de leden en de datum dat ze laatst (meest recent) aanwezig waren

Hoe kan ik als beheerder een reservatie wijzigen?

• Ga naar de kalender

• Klik op de sessie

• Klik op “Info en reservaties”

• Rechts boven de “Reservaties” tabel: klik “Bewerk”

• Zet het lid op niet aanwezig (zodat je een rood kruisje ziet staan). Laat de anderen ongewijzigd.

• Klik “Bewaren”

Hoe kan ik bij het opnemen van de aanwezigheden de betalingsstatus van de leden zien?

Bij het opnemen van de aanwezigheden kan je per lid de betalingsstatus zien (volledig betaald, of niet). Dat werkt als volgt:

• Op de dag van de les ziet de docent een knop op de home pagina om de aanwezigheden op te nemen

• Klik op die knop

• Rechts bovenaan zie je een '€' teken. Klik op dit teken:

• Nu zie je per lid wie volledig betaald heeft (gemarkeerd in rood) en wie niet