Events - FAQ

1 Waarvoor gebruik in events?
2 Wat zijn de mogelijkheden bij events t.o.v. groepen?
3 Hoe kan ik vragen wie deelneemt aan een event?
4 Kan ik nieuwe leden nog (tijdelijk) uitsluiten van deelname aan event?
5 Hoe kan een beheerder de deelname aan een event van een lid bewerken of annuleren?
6 Hoe kan een beheerder de event deelname van meerdere leden bewerken?
7 Hoe maak ik promotie voor een event?
8 Bij gebruik van een betalend item (in een formulier): kan een beheerder de keuze wijzigen?
9 Hoe kan een beheerder de deelname aan een event opvolgen?
10 Er staat bij een event een waarschuwing “periode is niet actief“. Wat wil dit zeggen?
11 Hoe kan ik een bestaand event kopiëren?

Waarvoor gebruik in events?

Gebruik events voor een eenmalige activiteit, bv kamp, voorstelling, spaghettiavond
Het is niet aan te raden events te gebruiken voor systematisch terugkerende activiteiten. Het inplannen in de kalender is dan wat meer omslachtig.

Wat zijn de mogelijkheden bij events t.o.v. groepen?

Volgende tabel geeft de mogelijkheden en de verschillen weer

Mogelijk is de naam “Groepen” bij jou gewijzigd in “Lessen” of een andere term

	Groepen	Events

	Groepen	Events
Repetitieve sessies (bv wekelijks)	Ja	Nee
Deelname kan worden bevestigd	Ja = Inschrijving	Ja = Deelname
Deelname kan betalend zijn	Ja	Ja
Formulier deelname wijzigen	Nee	Ja
Kortingen deelname meerdere groepen/events	Ja (Multi-groep korting)	Nee
Familiekorting	Ja	Nee
Voeg je eigen formulier toe voor inschrijving	Nee	Ja
Beurtenkaarten	Ja	Nee
Ticketverkoop ongenummerd	Nee	Ja
Ticketverkoop genummerd	Nee	Ja
Betaling in delen mogelijk aan te bieden aan leden	Ja	Ja (voorschot + resterend bedrag)
Zichtbaar in kalender	Ja	Ja
Deelname gebaseerd op leeftijd	Ja	Ja
Nieuwe leden kunnen (tijdelijk) worden uitgesloten van deelname	Ja	Ja
Koppeling docenten mogelijk	Ja	Ja
Extra’s te koop bij inschrijving/deelname	Ja	Ja
Mogelijk in te schrijven met partner	Ja	Nee
Proeflessen	Ja	Nee
Reservatiesysteem	Ja	Nee (wel eenmalige bevestiging deelname)
Registratie aanwezigheden	Ja	Nee (wel via de deelname tabel, maar dat is niet zo toegankelijk als het aanwezigheidsscherm voor groepen)

Hoe kan ik vragen wie deelneemt aan een event?

Je kan leden vragen om deel te nemen aan een event. Dat gaat als volgt:

Bewerk het event
Klik “leden dienen hun deelname te bevestigen“:

Als je wil dat leden de deelname ook kunnen afwijzen, zet de optie “Optie om deelname af te wijzen“ dan ook AAN:

Vanaf het moment dat men de deelname mag bevestigen, zet je de optie ““Event staat open voor deelname AAN:

Kan ik nieuwe leden nog (tijdelijk) uitsluiten van deelname aan event?

Ja, dat kan: je kan als beheerder kiezen of nieuwe leden al dan niet kunnen deelnemen aan events.

Een “nieuw” lid is een lid waarbij het vlaggetje “nieuw” AAN staat. ZIe ook SwingIT Concepten | "Nieuw" vs "Niet nieuw"

Je stelt deze keuze in bij Instellingen / Events:

Hoe kan een beheerder de deelname aan een event van een lid bewerken of annuleren?

Dat gaat als volgt:

een beheerder kan de deelnemerslijst bekijken: Events / Deelname lijst
Zoek eventueel een lid via het zoekvak van de tabel (rechts boven de tabel)
klik in het context menu (de drie puntjes links) op “Bewerk deelname”

Bewerk de deelname
Bewaren

Hoe kan een beheerder de event deelname van meerdere leden bewerken?

Let op! Hiermee kan je in één operatie verscheidene deelnames wijzigen (Ja / Nee / ?). Ook niet betaalde rekeningen worden automatisch angepast indien nodig!

Ga naar de deelnemerslijst van een event
Selecteer een aantal deelnemers
Kies de wijziging die je wil doorvoeren:
- Klik ‘Markeer als “Aanwezig: JA”’ om deelname te bevestigen
- Klik ‘Markeer als “Aanwezig: NEE”’ om deelname af te wijzen
- Klik ‘Markeer als “Aanwezig: ?”’ om deelname op “onbekend” te zetten

Hoe maak ik promotie voor een event?

Ga naar het event, en klik “Promo links“
Hier zie je info over welke links je kan gebruiken voor een event. Deze zijn zowel geldig voor deelname aan het event én voor ticket verkoop

Bij gebruik van een betalend item (in een formulier): kan een beheerder de keuze wijzigen?

Ja, een beheerder kan de deelname wijzigen en hierbij de geselecteerde opties in het formulier ook wijzigen.

Hoe kan een beheerder de deelname aan een event opvolgen?

Ga naar het event (via het Events menu links)
Klik onderaan “Deelnemers & Betalingen”
Je krijgt nu een deelnemerslijst en de betalingsstatus

Er staat bij een event een waarschuwing “periode is niet actief“. Wat wil dit zeggen?

Een event is gekoppeld aan een event type. Dit event type is gekoppeld aan een periode.

Indien die periode niet actief is (bv gearchiveerd), dan krijg je een waarschuwing te zien bij dergelijk event.

Gevolg is dat je geen betalingen kan ontvangen voor dit event, en mogelijk ook niet kan inschrijven of tickets kopen.

Om dit op te lossen zijn er 2 opties:

Bewerk het bijhorende event type, en kies een andere periode, die wel actief is
Bewerk de bijhoren de periode, en zet die ACTIEF

Hoe kan ik een bestaand event kopiëren?

Ga naar Events / Overzicht
In de tabel klik op het context menu van een event (de drie puntjes links)
Klik “Kopiëren”

Je kan nu het nieuwe event bewerken en bewaren