SwingIT.be - HELP

Events - FAQ

Waarvoor gebruik in events?

  • Gebruik events voor een eenmalige activiteit, bv kamp, voorstelling, spaghettiavond

  • Het is niet aan te raden events te gebruiken voor systematisch terugkerende activiteiten. Het inplannen in de kalender is dan wat meer omslachtig.

Zie ook https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/47710404

Wat zijn de mogelijkheden bij events t.o.v. groepen?

Volgende tabel geeft de mogelijkheden en de verschillen weer

Mogelijk is de naam “Groepen” bij jou gewijzigd in “Lessen” of een andere term

 

Groepen

Events

 

Groepen

Events

Repetitieve sessies (bv wekelijks)

Ja

Nee

Deelname kan worden bevestigd

Ja = Inschrijving

Ja = Deelname

Deelname kan betalend zijn

Ja

Ja

Formulier deelname wijzigen

Nee

Ja

Kortingen deelname meerdere groepen/events

Ja (Multi-groep korting)

Nee

Familiekorting

Ja

Nee

Voeg je eigen formulier toe voor inschrijving

Nee

Ja

Beurtenkaarten

Ja

Nee

Ticketverkoop ongenummerd

Nee

Ja

Ticketverkoop genummerd

Nee

Ja

Betaling in delen mogelijk aan te bieden aan leden

Ja

Ja (voorschot + resterend bedrag)

Zichtbaar in kalender

Ja

Ja

Deelname gebaseerd op leeftijd

Ja

Ja

Koppeling docenten mogelijk

Ja

Ja

Extra’s te koop bij inschrijving/deelname

Ja

Ja

Mogelijk in te schrijven met partner

Ja

Nee

Proeflessen

Ja

Nee

Reservatiesysteem

Ja

Nee (wel eenmalige bevestiging deelname)

Registratie aanwezigheden

Ja

Nee

(wel via de deelname tabel, maar dat is niet zo toegankelijk als het aanwezigheidsscherm voor groepen)

Kan een beheerder de deelname aan een event van een lid annuleren?

Ja, dat kan:

  • een beheerder kan de deelnemerslijst bekijken: Events / Deelname lijst

  • klik in het context menu (de drie puntjes links) op “Bewerk deelname”

  • Kies Aanwezig: Nee

  • Bewaren

Hoe kan een beheerder de event deelname van meerdere leden bewerken?

Let op! Hiermee kan je in één operatie verscheidene deelnames wijzigen (Ja / Nee / ?). Ook niet betaalde rekeningen worden automatisch angepast indien nodig!

  • Ga naar de deelnemerslijst van een event

  • Selecteer een aantal deelnemers

  • Kies de wijziging die je wil doorvoeren:

    • Klik ‘Markeer als “Aanwezig: JA”’ om deelname te bevestigen

    • Klik ‘Markeer als “Aanwezig: NEE”’ om deelname af te wijzen

    • Klik ‘Markeer als “Aanwezig: ?”’ om deelname op “onbekend” te zetten

Hoe maak ik promotie voor een event?

  • Ga naar het event, en klik “Promo links“

  • Hier zie je info over welke links je kan gebruiken voor een event. Deze zijn zowel geldig voor deelname aan het event én voor ticket verkoop

Indien iemand nog geen account heeft, worden men omgeleid via de registratie pagina, en kan men daarna inschrijven voor deelname of tickets kopen (eventueel via een GAST account).

Bij gebruik van een betalend item (in een formulier): kan een beheerder de keuze wijzigen?

Bij gebruik van een betalend item (in een formulier): kan een beheerder de keuze wijzigen?

Ja, een beheerder kan de deelname wijzigen en hierbij de geselecteerde opties in het formulier ook wijzigen.

Hoe kan een beheerder de deelname aan een event opvolgen?

  • Ga naar het event (via het Events menu links)

  • Klik onderaan “Deelnemers & Betalingen”

  • Je krijgt nu een deelnemerslijst en de betalingsstatus

Er staat bij een event een waarschuwing “periode is niet actief“. Wat wil dit zeggen?

Een event is gekoppeld aan een event type. Dit event type is gekoppeld aan een periode.

Indien die periode niet actief is (bv gearchiveerd), dan krijg je een waarschuwing te zien bij dergelijk event.

Gevolg is dat je geen betalingen kan ontvangen voor dit event, en mogelijk ook niet kan inschrijven of tickets kopen.

Om dit op te lossen zijn er 2 opties:

  1. Bewerk het bijhorende event type, en kies een andere periode, die wel actief is

  2. Bewerk de bijhoren de periode, en zet die ACTIEF

Hoe kan ik een bestaand event kopëren?

  • Ga naar Events / Overzicht

  • In de tabel klik op het context menu van een event (de drie puntjes links)

  • Klik “Kopiëren”

  • Je kan nu het nieuwe event bewerken en bewaren