Ticket verkoop - FAQ

Heb ik een zaalplan nodig voor ongenummerde ticket verkoop?

Je hebt altijd een zaalplan nodig, zowel voor genummerde als voor ongenummerde ticket verkoop.

Voor ongenummerde ticketverkoop kan je het zaalplan zelf aanmaken via “Tickets / Zaalplan”. Je geeft dan enkel naam van de zaal, eventuele locatie en het aantal plaatsen.

Heb ik een zaalplan nodig voor genummerde ticket verkoop?

Je hebt altijd een zaalplan nodig, zowel voor genummerde als voor ongenummerde ticket verkoop.

Voor genummerde ticketverkoop stuur je het zaalplan in pdf of in xls formaat naar “support@swingit.be”. Wij maken het zaalplan voor jou gratis aan. Kijk het zaalplan grondig na aub (zie ook volgende vraag)

Hoe kan ik, om een zaalplan na te kijken de nummering van de plaatsen zichtbaar maken?

Ga naar het zaalplan, en klik bovenaan rechts op het oogje om de plaatsnamen zichtbaar te maken:

Open

De plaatsnamen zijn nu zichtbaar:

Open

Hoe kan ik bij genummerde ticket verkoop een rij "onbeschikbaar" zetten (dus niet te koop stellen)

• Ga naar beheer van je event: Events

• Klik op het event

• Klik "zaalplan"

• Selecteer de plaatsen (klik op de plaatsen of selecteer een volledige rij door op het kleine pijltjes te klikken rechts van de rij)

• Klik bovenaan op het WITTE vakje "Onbeschikbaar"

• Deze plaatsen zijn nu gemarkeerd als onbeschikbaar (wit) en worden dus niet verkocht bij de ticket verkoop

Hoe kan ik bij genummerde ticketverkoop kortingen geven (bv voor kinderen)?

Dat gaat als volgt:

• Ga naar Tickets / Kortingen

Open

• Klik op de '+' links onder de tabel “Nieuwe ticket korting“

Open

• Geef naam en bedrag van de korting in en bewaar deze.

• Ga nu naar het event waarvoor je tickets verkoopt, en bewerk het event.

• Bij kortingen klik je de kortingen aan die van toepassing zijn.

Open

• Bewaar het event.

Hoe kan ik bij genummerde ticketverkoop met kortingen bekijken hoeveel ticets met korting zijn verkocht?

• Ga naar Tickets / Verkochte tickets

  • Je ziet nu de verkochte tickets voor alle actieve (niet gearchiveerde) events

  • Je ziet de kortingen hier niet staan. Reden is dat elk event andere kortingen kan hebben.

• Gebruik het filter (bovenaan de tabel): kies een event

• Nu komen de kolommen met kortingen beschikbaar. Als ze niet meteen zichtbaar zijn, klik dan op het kolom icoontje, net boven het zoekvak van de tabel

• Maak de korting kolommen zichtbaar

• Je ziet nu het aantal verkochte tickets met hun kortingen, en totalen (onderaaan)

Hoe kan ik bij genummerde ticket verkoop enkele tickets gratis weggeven aan VIPs?

• Ga naar beheer van je event: Events

• Klik op het event

• Klik "Status verkoop op zaalplan"

• Selecteer de plaatsen (klik op de plaatsen of selecteer een volledige rij door op het kleine pijltjes te klikken rechts van de rij)

• Klik bovenaan op het RODE vakje "Toegekend-VIP"

• Vul de tekst in om te onthouden aan wie dit is toegekend. Let op: Deze tekst is zichtbaar op het ticket!

• Deze plaatsen zijn nu toegekend aan deze VIPs (rood) en worden dus NIET verkocht bij de ticket verkoop

• Je dient deze tickets dan zelf te mailen aan de VIPs

Hoe kan ik bij ongenummerde ticket verkoop enkele tickets gratis weggeven aan VIPs?

• Ga naar beheer van je event: Events

• Klik op het event

• Bij “Verkoop” staat rechts onderaan een knop “VIP tickets toekennen“. Klik op deze knop.

• Geef de naam aan wie je de tickets toekent. Kies het aantal tickets, en het account aan wie je deze gratis tickets wil toekennen (account is niet verplicht).

• Klik "Bewaren"

• De toekekende tickets verschijnen in de lijst van de verkochte tickets, en komen zichtbaar in het account dat eventueel werd geselecteerd

• Je dient deze tickets eventueel zelf mailen aan de VIPs

Hoe een VIP ticket bezorgen of afdrukken?

• Ga naar het ticket, dat kan op 2 manieren:

  • Vanuit het zaalplan (met een PC):

    • ga met de muis over een plaats van een VIP ticket (rode stoeltjes)

    • er verschijnt een blauwe popup

    • klik in die popup op de datum of het e-mail adres

  • vanuit de lijst verkochte tickets:

    • Ga naar Tickets / Verkochte tickets

    • Klik enkele keren op de kolom hoofding “VIP” om de VIP tickets bovenaan te sorteren

    • Klik op een VIP ticket (Het blauwe symbooltje):

Open

• Je ziet nu het ticket in detail

• Onderaan het ticket heb je de keuzes:

  • Download ticket als PDF

  • E-mail ticket aan mezelf (je kan het daarna doorsturen aan iemand anders)

Open

• Druk het ticket af indien gewenst

• Bezorg het ticket aan uw VIP contact (via e-mail of op papier of …)

Hoe kan ik bij genummerde ticket verkoop enkele tickets reserveren voor iemand met een account?

• Ga naar beheer van je event: Events

• Klik op het event

• Klik "Status verkoop op zaalplan"

• Selecteer de plaatsen (klik op de plaatsen of selecteer een volledige rij door op het kleine pijltjes te klikken rechts van de rij)

• Klik bovenaan op het ORANJE vakje "Gereserveerd"

• Kies het account (e-mail adres) van de persoon

• Deze plaatsen zijn nu gereserveerd voor deze account

• Na betaling kan deze persoon de tickets vinden onder zijn account

Hoe kan ik bij genummerde ticket verkoop rolstoelplaatsen aanduiden?

Als je ons het zaalplan aanlevert (bv in pdf of xls), dan kan je daarop de rolstoelplaatsen aanduiden. Wij markeren die dan zodat ze bij voorkeur als rolstoelplaats worden verkocht. Als de zaal bijna volzet is, worden deze plaatsen ook als gewoon ticket verkocht.

Kan ik aparte rolstoelplaatsen toevoegen aan het zaalplan?

Nee. Rolstoelplaatsen worden gekozen uit de “reguliere” plaatsen. Als iemand een rolstoelplaats vraagt bij aankoop, zal hij/zij deze plaats worden toegewezen.

In de praktijk is het uiteraard wel mogelijk dat de rolstoel naast die plaats wordt gezet.

Hoe worden rolstoelplaatsen verkocht?

Bij aankoop kan men aanduiden of een rolstoelplaats gewenst is. Indien nog een plaats voor een rolstoel beschikbaar is, wordt deze toegekend.

Wat gebeurt met niet verkochte rolstoelplaatsen?

Als de zaal bijna is uitverkocht, zullen rolstoelplaatsen worden verkocht als reguliere plaatsen.

Hoe kan ik bij genummerde ticket verkoop enkele tickets manueel verkopen?

• Ga naar beheer van je event: Events

• Klik op het event

• Klik "Status verkoop op zaalplan"

• Selecteer de plaatsen (klik op de plaatsen of selecteer een volledige rij door op het kleine pijltjes te klikken rechts van de rij)

• Klik bovenaan op het GROENE vakje "Verkocht"

• Vul een opmerking in: bv. aan wie verkocht

• Vul indien nodig de prijs in

• Ontvang de betaling (dit kan in dit geval NIET online)

• Deze plaatsen worden nu als BETAALD beschouwd

• Informeer de koper over de plaatsnummers

Hoe worden bij genummerde ticket verkoop de plaatsen toegekend?

Plaatsen worden automatisch toegekend zodat er zo weinig mogelijk plaatsen leeg blijven. Vanuit het winkelmandje kan men de plaatsen nog wijzigen.

Kan ik tickets verkopen aan niet leden?

Ja, dat kan. Zij kunnen dat doen via een gast-account waarvoor we enkel een e-mail adres vragen om de tickets naartoe te sturen. Er worden geen andere persoonsgegevens gevraagd.

Om dit toe te laten, zet de optie aan bij Instellingen / Events & Tickets:

Open

Kunnen plaatsen apart worden afgedrukt ipv per aangekocht order (ticket)?

Normaal worden gezamelijk aangekochte plaatsen op 1 ticket getoond en dus samen afgedrukt. Dat wil zeggen dat als iemand 3 plaatsen koopt, die als 1 ticket worden afgedrukt.

Wil je aparte tickets (dus 1 individueel ticket per plaats), dan kan dat via deze knop, zichtbaar onder het ticket:

Open

Moet ik tickets scannen met een QR code scanner aan de ingang?

Het is geen “must” om alle tickets te scannen aan de ingang van een event. Hier zijn enkele overwegingen:

• Bij genummerde ticketverkoop en een zo goed als uitverkochte zaal is het scannen eigenlijk overbodig. Iedereen gaat om de juiste plaats zitten, en bij een conflict check je even die bewuste tickets. Aan de ingang volstaat het dan na te gaan of iedereen met een ticket voor de juiste voorstelling binnen komt. Sommigen doen aan de ingang geen enkele check in dit geval.

• Bij ongenummerde ticketverkoop is scanner nuttiger. Want daar kan je geen stoelnummers controleren. Dus is het handig om te weten of iedereen een geldig ticket heeft.

Hoe gebruik ik de ticket QR scanner?

Ga naar Instellingen / QR:

Open

Kies voor de software of hardware scanner (deze laatste is aan te kopen)

Voor gebruik van de scanner en de types van scanner die we ondersteunen: zie Instellingen -menu | Instellingen menu QR

Hoe kan ik tickets scannen aan de ingang van een event (QR code)?

SwingIT voorziet QR code scan software die kan gebruikt worden op een laptop, smartphone of tablet.

Hiermee kan je aan de ingang van een event tickets scannen en de toegang registreren van aanwezigen. Zo kan je vermijden dat een ticket meerdere malen wordt gebruikt.

Je bent niet verplicht deze scan software te gebruiken, je kan ook manueel de tickets controleren, maar dat weet je niet zeker of een ticket 2 keer werd gebruikt.

Vraag support@swingit.be voor meer info.

Als de QR scanner is ingeschakeld, verschijnt een extra optie bij het “Tickets” menu:

Open

Gebruik van de QR scanner voor tickets:

• Meld je aan als beheerder op een smartphone / tablet / laptop met camera

• Klik QR Scanner (zie hierboven)

• Als je een software scanner gebruikt, dan vraagt deze toegang tot de camera. Sta dit toe.

• Er zijn 2 “modes” : AUTO en MANUEEL. Klik op deze knop om de mode te switchen.

  • AUTO:

    Open

    

    • Bij een scan in AUTO mode worden alle plaatsen geregistreerd. Dwz als je een ticket van 5 plaatsen scant, dan worden er 5 aanwezigen geregistreerd.

  • MANUEEL:

    Open

    

    • Klik op ‘+', '-’ om het aantal personen aan te passen. Hiermee kan je bv voor een ticket van 5 plaatsen, er slechts 3 registreren.

    • Hetzelfde ticket kan dan worden gebruikt voor nog eens 2 plaatsen

Hoe start ik de ticket verkoop?

Je kan de ticket verkoop manueel openen, of automatisch openen op een bepaalde dag/uur:

"Instellingen" -> Tickets -> Ticket Verkoop

Open

Kan ik de ticketverkoop gedeeltelijk openen?

Ja, je kan voor bepaalde events de ticketverkoop openen terwijl de ticketverkoop voor andere events nog niet geopend is.

Zie Ticket Verkoop | TicketVerkoop Ticket verkoop gedeeltelijk openen

Hoe komt de ticketverkoop zichtbaar voor de leden?

Als een beheerder de ticket verkoop opent (zie hierboven), dan verschijnt op de home pagina (bij iedereen) automatisch een knop om tickets te bestellen:

Open

Na klikken op “Koop tickets” wordt de gebruiker omgeleid naar een eventuele wachtrij (enkel bij de start van de ticketverkoop).

Open

Daarna kan de gebruiker het event selecteren en de hoeveelheid tickets aankopen:

Open

Heb je een info fiche ingesteld voor het event, dan krijg je die hier te zien:

Open

Na klikken op “Koop tickets” komt de gebruiker op het scherm om de tikets aan te kopen:

Open

Dan komen de tickets in het winkelwagentje terecht en kunnen ze worden betaald:

Open

Hoe kan iemand zijn aangekochte tickets bekijken?

Aangekochte tickets worden automatisch per mail verzonden aan de koper.

Wil de koper de tickets online bekijken, dan kan hij/zij ze zien staan, na aanmelden, op de home pagina:

Open

Kan een beheerder een verkocht ticket order verwijderen (annuleren)?

Je kan een ticket order annuleren. Dat gaat als volgt:

• Meld je aan als beheerder

• Ga naar Ticket / Verkochte tickets

Open

• Zoek het ticket dat je wil annuleren en klik op het ticket symbool:

Open

• Je krijgt nu het ticket te zien

• Hier kan je het ticket verwijderen (annuleren)

Open

• Je kan hier dan de reden van annulering ingeven

• Klik “Bevestigen”

• De plaatsen komen nu opnieuw te koop

Kan een beheerder individuele plaatsen uit een ticket order annuleren?

Je kan geen individuele plaatsen uit een ticket order van meerdere plaatsen annuleren.

Wordt een geannuleerd ticket automatisch terugbetaald?

Neen. Dat dient een beheerder zelf te regelen.

Kan een beheerder een VIP ticket verwijderen (annuleren)?

Ja, dat kan op dezelfde manier als hierboven beschreven voor een “normaal” ticket.

Kan een betaald ticket worden verplaatst naar andere plaatsen?

Een betaald ticket kan niet worden verplaatst. Je kan het wel annuleren (zie hierboven), en dan de koper een ander ticket laten kopen.

Hoe kan ik sponsor logo’s toevoegen aan de tickets?

Bewerk het event type. Voeg daar de sponsor logo’s toe aan het veld “Extra info op de tickets“

Open

Kan ik een ticket verkoop organiseren met enkel gratis tickets?

Nee, de ticket verkoop werkt niet voor volledig gratis tickets. Er is extra server capaciteit en support nodig, dus daar staat een (kleine) prijs tegenover in de vorm van de “fee” op de online betaling van de ticketprijs.

Kan ik de ticket verkoop testen?

Ja.

Als je de ticket verkoop opent op jouw site, staat die voor iedereen open. Dus dat is niet zo handig om te testen.

Hoe kan aan een ticket extra info worden toegevoegd?

Je kan aan een ticket extra info toevoegen, bv begeleidende tekst of logo’s of andere afbeeldingen.

Dat doe je als volgt:

• Ga naar het event type waar de ticket verkoop bij hoort

• Bewerk het event type

• Vul het veld aan “Extra info op de tickets“

• Bewaren

Mijn ticketverkoop komt niet beschikbaar, wat is er mis?

Laat de automatische checklist lopen om na te kijken wat er aan de hand is:

Ga naar Instellingen / Events & Tickets en klik op “automatische checklist“:

Open

Of loop manueel de volgende checklist af:

• Staat de ticket verkoop open?

  • Zie “Instellingen / Events & Tickets / Ticket verkoop”

Open

• Staan de online betalingen AAN? (Zie Instellingen / Financieel)

• Is het event type actief, dus “niet gearchiveerd”?

  • Zie linkse menu “Events / Event Types”, klik op het event type. Hier mag niet “Gearchiveerd“ staan

• Is de periode van het event type actief?

  • Zie linkse menu “Events / Event Types”, klik op het event type. Bij de periode mag niet “Gearchiveerd“ staan

• Heeft het event een zaalplan? (zie “Events / Overzicht” klik op het event, klik “Bewerk”)

Open

• Heeft het event een datum in de toekomst?

  • Ga naar het event, en bekijk de datum

Open

• Staat de ticketverkoop van dat specifieke event open?

  • Zie linkse menu “Events / Overzicht“:

Open

Indien die niet open staat, selecteer dan de rij, en klik “Ticket verkoop mogelijk”:

Open

Op de ticketverkoop staat geen locatie. Hoe voeg ik die toe?

Indien je zaalplan geen locatie heeft, dan staat bij de ticketverkoop: Locatie: onbekend.

Je kan als volgt een locatie toevoegen:

• Als de locatie nog niet bestaat, maak ze dan aan via “Beheer / Locaties” ('+' om een locatie toe te voegen)

• Ga nu naar het zaalplan: “Tickets / Zaalplannen”

• Klik op het zaalplan en klik dan onderaan ‘Bewerk’

• Kies de juiste locatie en klik “Bewaren”

Zie ook: Ticket Verkoop