SwingIT.be - HELP
Periodes - FAQ
Hoe maak ik een nieuwe periode?
Ga naar Beheer / Periodes
Klik '+'
Vul de details aan
Klik ‘Bewaren’
Hoe kies ik best de start en eind datum van een periode?
Het staat je vrij de duur van een periode te keizen. Dit kan een schooljaar zijn, een semester of iets anders.
Hier volgen enkele tips om je keuze te maken:
In de meeste gevallen is het aan te raden een schooljaar te kiezen als periode, dwz start op 1/9 en einde op 1/6 van het volgende kalenderjaar. Reden is dat de meeste dans- en sportscholen per schooljaar werken. Zelfs als er een optie is om in december / januari bij in te stappen in de bestaande groepen is dit mogelijk. Ook als je wil betalen in 2 delen (deel 1 in september en deel 2 in december/januari) is dit een goede keuze.
Wanneer heb ik “kortere” periodes nodig?
Als je een vaste kost wil aanrekenen over een kleinere periode (bv verzekering of lidgeld per semester), dan heb je een periode nodig per vaste kost. Reden is dat de vaste kost slechts 1x per periode automatisch wordt aangerekend.
Als je bepaalde kortingen wil beperken: Kortingen worden per periode bekeken. Bv multi-groep korting en familiekorting wordt berekend per periode. Dus een 2e inschrijving binnen dezelfde periode kan korting opleveren. Als er een nieuwe periode start, wordt er weer vanaf het begin geteld. Dus als je meerdere (en kortere) periodes gebruikt zal er minder korting worden toegekend.
Wij hebben inschrijvingen in september en in januari. Maak ik 1 of 2 periodes?
Er zijn 2 manieren om dit aan te pakken:
1 periode (bv september t.e.m. juni)
Als je 1 periode gebruikt, loopt die gewoon door en schrijven de leden in januari in voor dezelfde groepen als de inschrijvingen in september.
Voordeel is dat de leden die in september inschreven niet opnieuw dienen in te schrijven. Hun inschrijving blijft geldig.
In dit geval dient een beheerder in december of januari de prijzen aan te passen. Iemand die inschrijft in januari zal namelijk minder betalen dan iemand die in september inschreef.
Deze prijswijziging is eenvoudig: je kan in de groepen tabel alle (of vele) groepen selecteren en de prijzen in 1x aanpassen (Selectie → wijzig prijs…)
Aangezien automatische kortingen worden berekend binnen 1 periode, lopen de kortingen door. D.w.z. iemand die inschrijft in september in een groep en in januari inschrijft in een andere groep, krijgt korting voor 2e groep (indien dat zo is ingesteld: Zie Instellingen / Financieel).
Indien je “Betaling in 2 delen” gebruikt, kan je dat best uitzetten in december of januari, we gaan ervan uit dat op dat moment alles in 1x wordt betaald. Zie hiervoor: Instellingen / Financieel
In dat geval zal je waarschijnlijk je prijzen dienen aan te passen, zodat betaling in 1x het nieuwe bedrag krijgt te betalen voor het deel van januari tot juni.
Je kan prijzen van verscheidene groepen in 1x aanpassen vanuit het groepenoverzicht:
Selecteer enkele (of alle) groepen
Kies “Selectie / Wijzig prijs…”
2 periodes (september t.e.m. december, en januari t.e.m. juni)
Je maakt 2 periodes:
september - december
januari - juni
In elke van deze periodes maak je de groepen aan. Je kan eventueel de groepen uit de eerste periode kopiëren naar de 2e periode (vanuit de groepen tabel).
Voordeel is dat elke groep zijn eigen prijs heeft en dat je die niet dient te wijzigen.
Nadeel is dat de leden die beide periodes will deelnemen, zich 2 keer dienen in te schrijven. De 2e periode staat namelijk los van de eerste, het gaat ook over nieuwe groepen, dus is er een nieuwe inschrijving nodig.
Aangezien automatische kortingen worden berekend binnen 1 periode, start de berekening van de kortingen vanaf 0 in de tweede periode. D.w.z. iemand die inschrijft in september in een groep en in januari inschrijft in een andere groep, krijgt geen korting voor 2e groep.