SwingIT.be - HELP
SwingIT Concepten
Hier verklaren we een aantal concepten zodat duidelijk is wat we bedoelen met bepaalde termen op de help pagina’s
- 1 Account
- 2 Rollen
- 3 Periode
- 4 Groep
- 5 Sessie
- 6 (groep) Traject
- 7 Inschrijving
- 8 Inschrijving voor proefles
- 9 Leden & Inschrijvingen
- 10 Assistent docent
- 11 Combi
- 12 Multi-groep korting
- 13 Korting code
- 14 Archief
- 15 "Nieuw" vs "Niet nieuw"
- 16 Aanwezigheden
- 17 Locaties
- 18 Events
- 19 Event types
- 20 Kalender Activiteiten
- 21 Tickets
- 22 Verkocht Ticket
- 23 Gereserveerd Ticket
- 24 Zaalplan
- 25 Velden op maat
- 26 Formulieren
- 27 Bevraging
- 28 Beurtenkaart
- 29 MyWeb
- 30 Producten
- 31 Product Varianten
- 32 Stock
- 33 DSV
- 34 Financiële categorieën
- 35 ODS
- 36 Cadeau Bon
Account
Een "account" is een combinatie van een e-mail adres en een wachtwoord waarmee iemand zich op je SwingIT site kan aanmelden.
Een account geeft iemand toegang tot de site. De rollen bepalen dan welke rechten iemand krijgt. (Zie rollen)
Als beheerder kan je accounts en rollen beheren via “Beheer / Accounts & Rollen“
Leden zonder account
Jonge leden hebben geen e-mail adres en dus geen account. Toch kunnen ze in de SwingIT database gezet worden als lid zonder account.
Voor deze jonge leden zonder e-mail adres zijn er 2 opties:
Hun gegevens kunnen worden aangemaakt en/of gewijzigd door hun ouder(s) of voogd(en), die wel een account heeft(hebben), en de rol "ouder/voogd" hebben
Hun gegevens worden beheerd door een beheerder
Leden met account
Meerderjarige leden die een e-mail adres hebben, kunnen zelf een account maken (vóóraleer ze inschrijven) en hun gegevens daarna zelf beheren. Indien een meerderjarig lid ook een ouder/voogd is, dan kan hij/zij eveneens de gegevens van hun zoon/dochter beheren.
Zie de FAQ voor meer info over hoe iemand een account kan aanmaken.
Rollen
Een "rol" bepaalt welke rechten iemand krijgt.
Enkel personen die een account hebben kunnen een rol krijgen.
Een persoon kan ook meerdere rollen krijgen (bv een ouder die ook zelf lid is, of een beheerder die ook docent is)
SwingIT ondersteunt volgende rollen:
Lid
Ouder
Profiel beheerder
Docent
Beheerder
Gast
Deze rollen worden hier onder meer in detail beschreven
Lid rol (danser/speler/lid):
Rechten:
Eigen account aanmaken
Inschrijven voor een groep (indien meerderjarig)
Eigen groepen en docenten bekijkenAndere groepen bekijken (zonder persoonlijke details)
Eigen aanwezigheden bekijkenEigen profiel beheren (foto, adres, ...)
Tickets kopen (indien meerderjarig)
Profielfoto instellenEigen rekening bekijken
Ouder rol
Een ouder kan de gegevens en inschrijvingen van zijn/haar kinderen (leden) beheren
Rechten:
Een of meerdere leden beheren
Leden toevoegen onder zijn/haar beheer
Leden inschrijven voor groepen
Tickets kopen
Kan betalingen doen
Rekeningen van zoon/dochter bekijken
Profiel beheerder rol
Een profiel beheerder heeft dezelfde rechten als een ouder. Deze wordt gebruikt om andere volwassenen te beheren die geen account hebben.
Docent rol
De docenten zijn de lesgevers in uw school. Zij vullen ook de aanwezigheidslijsten in.
Rechten:
Eigen profiel beheren (foto, adres, ...)
Aanwezigheden inbrengen
Eigen groepen bekijken
Leden bekijken incl persoonlijke details (optioneel)
Betalingen van een lid bekijken (optioneel)
Afhankelijk van de instellingen kan een docent meer (of minder) rechten worden toegekend
Beheerder rol
Een beheerder beheert de club / vereniging.
Rechten:
Alle rechten van een docent
Dashboard bekijken
Leden aanmaken (hoewel dit meestal niet nodig is aangezien leden zichzelf online inschrijven)
Docenten beheren
Periodes beheren
Groepen beheren
Criteria om in aanmerking te komen voor een groep (leeftijden) lid uit groepen verwijderen
Leden aan groepen toevoegen
Leden inschrijvingen
SMS-en sturen
E-mail sturen
Alle lijsten en rapporten bekijken
Kalender beheren
Events en ticketverkoop beheren
Financiële data beheren
Archiveren en de-archiveren
Locaties beheren
Accounts en rollen beheren
Zich aanmelden onder een ander account (bv om na te kijken wat een lid of docent precies te zien krijgt)
Openen en sluiten van inschrijvingen
Primair Beheerder rol
Een primair beheerder heeft de rechten van een Beheerder + het recht om rollen toe te kennen of te verwijderen (zie Accounts & Rollen, wordt aangeduid met een 'P')
De primair beheerder kan nieuwe beheerders aanmaken of hun rol weer verwijderen
De beheerder die de SwingIT site aanmaakt is de primaire beheerder
Deze rechten omvatten dus:
Toegang tot alle persoonsgerelateerde informatie van de leden (GDPR)
Toegang tot alle financiële informatie van de vereniging
Elke school heeft maximum 1 primair beheerder.
Bij uitzondering kan een extra primair beheerder aangevraagd worden (via support@swingit.be).
Extra primaire beheerders dienen te worden goedgekeurd door de eerste primaire beheerder. Dit is nodig omdat extra primaire beheerders zelf toegang hebben tot alle persoonsgerelateerde informatie (GDPR) én op hun beurt weer andere beheerders zouden kunnen aanmaken die eveneens toegang krijgen tot die info, zonder dat de eerste primaire beheerder hiervan op de hoogte zou zijn. Dit zou een inbreuk zijn op de GDPR regelgeving die stipuleert dat je moet beheren én communiceren wie toegang heeft tot de persoonsgerelateerde informatie van je leden.
Gast rol
Een gast kan tickets kopen als de instellingen dit toelaten
Contact
Een “contact” is iemand die is gelinkt aan een lid, maar geen account heeft. Een contact kan zich dus niet aanmelden. “Contact” is dus geen rol.
Contactinfo kan bevatten:
Naam (verplicht veld)
Relatie (bv “tante”)
e-mail
Mobiel nummer
Vast nummer
Opmerking
Enkel het “naam” veld is dus verplicht.
Je kan contacten gebruiken om extra info te koppelen aan een lid, of om wat informatie bij te houden van niet leden. Je kan gekoppelde contacten ook mailen als je mailt aan de leden.
Periode
Een periode is een tijdspanne gedurende dewelke groepen les krijgen en een inschrijving dus geldig is.
Bv: Een school kan werken met een periode van een schooljaar, een kwartaal of bv. per half jaar.
Een periode heeft een naam en een start- en eind datum. Deze data worden bv gebruikt in de kalender om te bepalen wanneer lessen van een bepaalde groep starten en eindigen.
Hoewel het technisch mogelijk is periodes te laten overlappen in de tijd is dit niet echt aan te raden. Dit heeft namelijk een aantal gevolgen.
Bv:
kortingen worden berekend per periode. Het is dus niet mogelijk kortingen te berekenen over verschillende periodes heen (bv 2e, 3e groep).
vaste kost wordt per periode aangerekend, dus als je meerdere periodes laat overlappen kan de vaste kost meerdere keren worden aangerekend
Een groep is steeds gekoppeld aan één bepaalde periode. Ook beurtenkaarten, events etc zijn gekoppeld aan 1 periode. Dit zorgt ervoor dat de financiële resultaten van een periode makkelijk zijn op te vragen
Periodes worden beheerd door een beheerder via "Beheer / Periodes”
Nadat de periode is afgelopen kan een beheerde ze best archiveren, en wordt een volgende periode gestart.
Mogelijke status van een periode:
Status | Gebruik | Periode zichtbaar voor beheerders | Periode zichtbaar voor gebruikers | Inschrijvingen mogelijk |
---|---|---|---|---|
“Planning” | Tijdens de voorbereiding van een periode (aanmaken groepen, kalender etc) | Ja | Nee | Nee |
“Actief” | Tijdens de periode | Ja | Ja | Ja |
“Archief” | Na de periode, nog steeds raadpleegbaar | Ja (in archief, en tabellen als filter) | Nee | Nee |
Niet meer in gebruik | Een periode die je echt niet meer nodig hebt | Nee | Nee | Nee |
Groep
Een groep is een verzameling van een aantal leden met typisch vaste, wekelijkse oefenmomenten. Een groep heeft typisch een prijs voor inschrijving (deelname aan de groep), en mogelijk ook leeftijdsgrenzen.
Een groep kan ook “onregelmatige” oefenmomenten hebben, in dat geval kies voor het oefenmoment “Zie kalender”. Dan kan je in de kalender de oefenmomenten aangeven.
Sessie
Een sessie is één oefenmoment van een groep. Dwz een groep heeft meerdere sessies (al dan niet wekelijks).
(groep) Traject
Een “traject” of een “groep traject” is een vereiste opeenvolging van groepen. Hiermee kan je opleggen dat leden eerst voor een bepaalde groep dienen in te schrijven vooraleer ze voor een andere groep kunnen inschrijven.
Om dit voorbeeld toe te passen bewerk je groep “Hip hop 2” en stel je de groep “Hip hop 1” in als vereist traject.
Zie ook Groepen - FAQ | Hoe kan ik een traject aanmaken waarbij een bepaalde groep verplicht is voorale...
Inschrijving
Een inschrijving (ook wel “effectieve inschrijving” genoemd) koppelt een lid met een groep. Een inschrijving is geldig voor één bepaalde periode. Bij inschrijving in een groep wordt automatisch de te betalen rekening van het lid aangepast. Het lid ziet dan het betreffende te betalen bedrag (van de groep) op zijn rekening verschijnen.
Inschrijving voor proefles
Een proefles inschrijving voor een groep reserveert een plaatsje in die groep om 1 of meerdere gratis sessies te volgen. Een proefles is gratis, er verschijnt dus geen bedrag op de te betalen rekening bij een proefles inschrijving. Na de proefles kan het lid beslissen:
Ik wil de proefles omzetten in een effectieve inschrijving. Dit kan het lid doen door in te schrijven voor de groep. Dan verschijnt het te betalen bedrag op zijn te betalen rekening. Omdat de proefles een plaatsje had gereserveerd in de groep is men zeker dat er nog plaats is.
Ik wil de proefles niet omzetten in een effectieve inschrijving. De proefles inschrijving dient dan te worden geschrapt door een beheerder. De gereserveerde plaats komt dan weer vrij
Een proefles kan ook door een beheerder worden omgezet in een effectieve inschrijving.
Leden & Inschrijvingen
Een "lid" (kan ook "danser" of "speler" worden genoemd in sommige dans- of sportscholen) is een persoon die zichzelf als lid opgaf tijdens registratie, of die door een ouder of beheerder als lid is ingebracht in SwingIT.
Een "lid" heeft dus niet noodzakelijk een account (bv zeer jong kind zonder e-mail, of een lid ingebracht door ouder of beheerder)
De ledenlijst is een lijst met unieke namen van de leden. De ledenlijst bevat alle persoonlijke informatie van het lid zoals naam, voornaam, adres, telefoon etc. De ledenlijst bevat geen informatie over de groepen waarin de leden actief zijn
Een lid kan een of meer inschrijvingen hebben voor een bepaalde periode (zie hieronder) in een groep. Een inschrijving koppelt dus een lid aan een groep. Aangezien een lid zich kan inschrijven voor meerdere groepen, kan de inschrijvingslijst meerdere keren hetzelfde lid bevatten, maar ingeschreven in een andere groep.
Assistent docent
Een assistent docent is een "tweede" docent die aan een groep kan toegekend worden. Deze docent krijgt ook toegang tot de leden van deze groep.
Combi
Een "combi" is een “combinatie” of een “pakket” van groepen voor dewelke een lid kan in 1 keer inschrijven.
Binnen een combi kunnen enkele groepen zijn en kunnen enkele groepen optioneel zijn.
Dwz als een lid inschrijft voor een combi komt hij automatisch in de verplichte groepen van die combi en kan hij/zij nog enkele optionele groepen kiezen zonder dat zijn/haar rekening wordt verhoogd. Hij/zij krijgt dus 1 prijs te zien op zijn/haar rekening voor de gehele combi.
Via een combi kan ook korting gegeven worden aangezien met zich via een combi inschrijft voor een aantal groepen waarbij de prijs van de combi lager kan zijn dan de som van de prijzen van de groepen.
Een beheerder kan de combi's beheren via "Beheer, Combi's". Klik '+' onderaan het scherm om een nieuwe combi aan te maken
Multi-groep korting
Multi groep korting (afhankelijk van de instellingen van jouw site kan bv ook Multi-les korting heten) is een korting die de leden kunnen krijgen als ze binnen dezelfde periode inschrijven in meer dan één groep.
Korting code
Een korting code verleent korting aan de mensen die de code hebben gekregen (bv per mail).
Een korting code kan een beperkte geldigheid hebben in de tijd, en is al dan niet herbruikbaar, door dezelfde of door meerdere personen (dit stel je in bij het bewerken van de korting code zelf)
Korting codes die de optie "publiek zichtbaar" hebben aan staan, worden getoond bij betaling. Andere korting codes worden niet getoond en dienen dus op een andere manier te worden gecommuniceerd (bv in een mail aan een beperkt publiek of via een persoonlijk bericht)
Archief
De plaats waar "oude" periodes, groepen en leden worden gestockeerd.
Groepen, leden of docenten die zijn gearchiveerd verschijnen NIET in de lijsten van groepen, leden etc. (tenzij expliciet geselecteerd in een menu bv als je een gearchiveerde periode selecteert in de ledenlijst). Deze gearchiveerde groepen, leden of docenten zijn enkel te raadplegen via het archief (zie “Beheer / Archief”)
"Nieuw" vs "Niet nieuw"
Leden worden bij registratie automatisch als “nieuw” aangeduid.
Een beheerder kan aan het einde van een periode de alle leden als "Niet nieuw" markeren, zodat hij/zij het onderscheid kan maken tussen wie de vorige periode reeds lid was en wie "nieuw" geregistreerd is in de huidige periode. Hoe je dit precies kan doen: zie Verloop van een periode | 2. Leden “niet nieuw” markeren:
Op deze manier kan men de inschrijvingen openen voor reeds bestaande ("niet nieuwe") leden, terwijl nieuwe leden nog niet kunnen inschrijven (Zie “Instellingen / Inschrijvingen / Wie kan waarvoor inschrijven)
Aanwezigheden
Aanwezigheden worden opgenomen door de docent op de dag van de les.
Aanwezigheidslijsten geven aan wanneer een lid al dan niet aanwezig was in de les (van een groep). Achteraf kunnen per docent, of per lid deze aanwezigheden worden gecheckt.
Ook een beheerder kan aanwezigheden ingeven of bewerken.
Locaties
“Locaties” worden gebruikt indien men les geeft op meerdere locaties. Ook voor de organisatie van events worden locaties gebruikt.(Zie Beheer, Locaties)
Events
Een Event of activiteit is een eenmalige gebeurtenis, bv een voorstelling van een show op 5 mei 2019, een kamp in de zomer van 2019, een wedstrijd in januari 2020 enz.
Events hebben een datum, tijd en locatie.
Deelnemers vs Toeschouwers
Men kan op 2 manieren betrokken zijn bij een event of activiteit:
Als “deelnemer”: Bv dansers in een voorstelling, kinderen in een kamp, spelers in een tornooi: zij maken zelf deel uit van het event
Als “toeschouwer”: Bv ouders of sympathisanten die komen kijken
Gebruik van Events
Events kunnen worden gebruikt met of zonder deelnemers en met of zonder publiek.
Indien men deelnemers wil opvolgen:
Wie kan deelnemen?
Deelnemende groepen kunnen worden aangeduid
Indien geen deelnemende groepen worden aangeduid kunnen alle leden deelnemen
Hoeveel kost deelname?
Deelname is gratis of betalend
Deelname is te bevestigen door de deelnemers of niet te bevestigen
Indien deelname te bevestigen is, dan krijgen de mogelijke deelnemers hiervan een melding op hun home scherm als ze zich aanmelden
Deelname aan een event kan open of gesloten zijn. (Open: mogelijke deelnemers krijgen de keuze op hun home scherm om deel te nemen, Gesloten: bevestiging deelname is nu niet mogelijk)
Indien men een publiek heeft: Met ticket verkoop (genummerd of ongenummerd) voor de toeschouwers
Hier zijn enkele voorbeelden van het gebruik van events
Een show kan een of meerdere voorstellingen hebben, die een elk ticketverkoop hebben naar de toeschouwers toe
Een kamp heeft deelnemers die een zekere prijs voor deelname betalen
Voor een kamp kunnen we bevestiging van deelname vragen aan de leden
Een kamp kan een maximum aantal deelnemers hebben
Je kan bv het event type "Kamp" maken en verscheidene kampen organiseren onder dit type (bv zomerkamp, paaskamp, ...)
Event types
Een “Event Type” groepeert een aantal Events zodat ze maklleijker kunnen worden beheerd. Een “Event type” staat dus een niveau boven de Events.
Bv event type "kamp", heeft als events “Kerst Kamp" & “Paas Kamp”. Event type “Voorstelling 2024“ heeft als events “Voorstelling Rood“ en “Voorstelling Blauw”.
Een “Event Type” heeft geen datum of locatie. Een event heeft dat wel.
Kalender Activiteiten
Dit zijn alle mogelijke zaken die kunnen verschijnen in de kalender, zoals events, groep sessies, vakanties etc.
Tickets
Een ticket verleent toegang tot een event.
Een ticket kan een of meerdere plaatsen (stoelen) omvatten in een zaalplan.
Een "VIP ticket" is een ticket toegekend door een beheerder aan een bepaalde persoon. Dit kan zonder betaling.
Verkocht Ticket
Een verkocht ticket is betaald en toegekend aan een lid.
"VIP" tickets zijn tickets die gratis worden gegeven.
Gereserveerd Ticket
Vooraleer een ticket verkocht wordt, komt het even in de status "Gereserveerd". Dit wil zeggen dat het ticket is voorbehouden (gereserveerd) voor die persoon, maar dat de betaling nog niet afgerond is.
Dus als een lid een ticket wil kopen, maar nog niet online heeft betaald (dit kan enkele minuten duren), komt het ticket in deze status. Na betaling is het ticket effectief verkocht.
Zaalplan
Een zaalplan bepaalt hoe een zaal eruitziet voor ticketverkoop.
Bij genummerde ticket verkoop, bevat het zaalplan deze informatie:
Layout van de zaal (plaatsing vd stoelen)
Per plaats een stoelnummer
Per plaats aanduiding of het een rolstoel plaats betreft of niet
Een genummerd zaalplan wordt door SwingIT eenmalig aangemaakt op basis van uw input (typisch een PDF of xls bestand)
Een niet genummerd zaalplan bevat enkel het aantal plaatsen, geen verdere informatie is vereist.
Velden op maat
Velden op maat laten toe je eigen velden toe te voegen aan leden. Zo kan je extra informatie in de database opslaan die niet standaard wordt voorzien door SwingIT.
Je kan bv maat van kledij toevoegen bij de leden en dit al dan niet verplicht maken bij registratie.
Formulieren
Je kan zelf formulieren maken die gebruikt worden bij deelname aan events. Je kan de formulieren beheren bij Beheer / Formulieren
Meer info: zie Formulieren
Bevraging
Een bevraging (of een enquête, of rondvraag, zoals u wil) bestaat uit:
het opstellen van een formulier
het aanmaken van de bevraging (naam, start en einddatum)
het uitsturen van de bevraging
het bekijken van de reacties
Zie bevragingen
Beurtenkaart
Een beurtenkaart geeft het recht aan een lid een aantal beurten (sessies) les te nemen in een groep. Via de aanwezigheden wordt automatisch een "gebruikte" beurt gemarkeerd op de beurtenkaart.
Een lid kan via een knop op zijn home pagina het aantal beschikbare beurten volgen.
MyWeb
MyWeb is een optionele SwingIT module die je toelaat je eigen web pagina's (en dus website) te maken. Hiermee kan je ook web pagina's maken die publiek toegankelijk is, dwz zonder dat de gebruikers zich hoeven aan te melden.
Producten
Een product kan worden aangeboden in de webshop, bij deelname aan events en bij inschrijving in een groep.
Dit zijn bv T-shirts of andere merchandising, of items te koop bij deelname aan een kamp
Product Varianten
Een product "variant" heeft meer specifieke eigenschappen dan het product zelf.
Bv een T-shirt kunnen we verkopen in verschillende maten, bv. Small/Medium/Large. Deze maten zijn product varianten van het product "T-shirt"
Andere voorbeelden van product varianten zijn kleur varianten: je hebt T-shirts in rood/blauw enz
Product varianten hebben meestal dezelfde prijs. Daarom kan je de prijs instellen op het niveau van het product (en laat je de prijs van de variant leeg). Varianten met verschillende prijs zijn ook mogelijk, stel de prijs dan in op niveau van de variant.
Product varianten kan je een korte beschrijving geven, een gedetailleerde beschrijving en/of tags
De tags zijn handig voor varianten met duidelijke kleine verschillen bv Small,Medium,Large voor de maten.
Stock
Aangezien producten mogelijk varianten hebben, kan je geen stock bijhouden van producten zelf, maar wel van product varianten.
Bv: Je houdt bij hoeveel T-shirts in maat “Small” je in stock hebt.
Je kan per product variant aangeven of je de stock wil bijhouden of niet. Indien dit het geval is, dan wordt er bij elke verkoop het aantal verkochte items eerst gereserveerd gezet, en bij levering wordt het aantal van de stock afgetrokken.
DSV
DSV staat voor “Danssport Vlaanderen”
SwingIT biedt een automatische synchronisatie van leden aan met DSV. Zie instellingen / Modules en Instellingen / DSV
Zie ook DSV - sync
Financiële categorieën
De te betalen items worden ingedeeld in financiële categorieën. Dit geeft een overzicht van het type inkomsten, en laat toe deze te filteren. Je kan dit ook gebruiken in je boekhouding.
Dit zijn de categorieën:
Groepen: inschrijvingen in een groep of reservatie voor een sessie van een groep
Beurtenkaarten: Aankoop van een beurtenkaart voor een of meerdere groepen
Combi: aankoop van een combi
Vaste kost per periode: Bv verzekering
Event deelname: Deelname een een event bv een kamp
Tickets: aankoop van tickets voor een event
Webshop: Aankoop in de webshop
Kortingen: Elke rekening met een negatief bedrag (bv korting code, manueel toegekende korting, …)
Andere: Al wat niet in bovenstaande categorieën is onder te brengen
ODS
Bij gebruik van online betalingen met Mollie account van SwingIT worden de gelden wekelijks doorgestort. Voor elke week, wordt dus een “ODS”, een “online doorstorting” aangemaakt, dwz een storting aan de school met een uniek referentienummer (bv ODS123).
Je kan dit ODS referentienummer opzoeken in het zoekvak. Je krijgt dan alle details te zien van de online doorstorting, dus alle betalingen van leden / ouders en de inhouding hierop bij de doorstorting.
Cadeau Bon
Een cadeau bon kan worden aangekocht door elke gebruiker met een account (ook gast accounts).
De koper van een cadeau bon bepaalt zelf het bedrag van de bon. Na betaling krijgt de gebruiker de bon in zijn account te zien (bij webshop / mijn aankopen).
De cadeau bon kan worden gedownload of per e-mail worden afgeleverd.
De koper van de bon kan die aan een lid of ouder geven, die op zijn beurt de bon kan valideren. Bij validatie wordt het bedrag van de bon als tegoed op de rekening van het lid of ouder gezet. Zij kunnen dit tegoed dan gebruiken bij een volgende betaling.
Zie ook Cadeau bon