SwingIT.be - HELP
SwingIT - Danssport Vlaanderen integratie
SwingIT voorziet een automatische synchronisatie van leden met Danssport Vlaanderen. Dit wil zeggen dat je leden (dansers) automatisch kunnen worden aangesloten bij Danssport Vlaanderen en daar dan ook verzekerd zijn.
Als je lid bent van Danssport Vlaanderen krijg je als club 10% korting op het SwingIT abonnementsgeld tijdens het eerste jaar, en 3% tijdens de volgende jaren
Hartelijk dank aan Danssport Vlaanderen om de API open te stellen voor deze functie.
Hoe gaat dit in zijn werk?
Registreer je als club bij Danssport Vlaanderen: zie https://clubportaal.danssportvlaanderen.be/word-een-club
Belangrijk, tijdens registratie: Duid jouw disciplines (=statuten) aan. Enkel de disciplines (statuten) die je hier aanduidt kan je daarna gebruiken, binnen SwingIT! Andere statuten zullen fouten geven bij synchronisatie.
Na registratie: Noteer jouw “Client ID” en “Client secret” (zie ook hieronder SwingIT - Danssport Vlaanderen integratie )
Ga naar je SwingIT site en meld je aan als beheerder
Ga naar Instellingen / Modules en zet “Danssport Vlaanderen leden synchronisatie” AAN:
Je krijgt daarna een extra “tab” te zien bij de instellingen “DSV“. Klik op die tab
Vul jouw “Client ID” en “Client secret” in:
Wie verzeker je?
Je hebt nu 3 opties:
Automatische verzekering van ALLE leden, na inschrijving in groep of combi & betaling
Dit is de meest eenvoudige optie: alle leden worden aan DSV doorgegeven na inschrijving en betaling
2. Automatische verzekering per groep & combi
Hierbij dien je als beheerder te kiezen welke groepen en combi’s worden doorgegeven aan DSV.
Als je deze optie gebruikt, moet je dus nog instellen voor welke groepen of combi de leden moeten verzekerd worden!
Dat doe je als volgt:
Voor een groep doe je dat vanuit het groepen overzicht. Voor een combi, vanuit Beheer / Combi’s
→ Selecteer in die tabel een groep of combi, klik dan “Selectie / DSV sync AAN”
3. Automatische verzekering van leden met een beurtenkaart
Spreekt voor zich: wie een beurtenkaart koopt en betaalt, wordt doorgegeven aan DSV
Verder gebeurt de verzekering volledig automatisch!
Enkel leden die volledig betaald hebben (of tenminste deel 1 bij betaling in 2 delen) kunnen worden verzekerd
Als een lid om een of andere reden wordt vrijgesteld van betaling (rekening van 0€), dan wordt dit lid NIET verzekerd. Dit om te vermijden dat de school onverwachte verzekeringskosten krijgt voor leden die niet hebben betaald
Wil je een lid met een rekening van 0€ tóch verzekeren, dan doe je dat manueel vanuit de ledenlijst: zie hieronder
Je kan ook steeds een lid “manueel” synchroniseren (verzekeren) vanuit de ledenlijst: selecteer een of meerdere leden, klik “Selectie / DSV verzekeren” om het lid effectief te verzekeren in de huidige DSV periode (schooljaar):
Waar vind ik de DSV “Client ID” en “Client secret” voor mijn club?
Meld je aan bij Danssport Vlaanderen
Ga naar “API gegevens”:
Validatie van postnummers en gemeenten
DSV vereist dat de leden een geldig postnummer en overeenkomende gemeente opgeven. Dit is niet altijd zo evident, vooral met “oudere” gegevens die zonder validatie werden ingebracht.
SwingIT stelt een automatische “adres cleaner” ter beschikking die automatisch (of semi-automatisch zoals je wil) de postnummers en gemeenten van je leden in orde brengt. Je kan deze vinden onder “Tools / Adres cleaner”
Linken met DSV periodes (schooljaar)
Wil je (bv tussen mei en augustus) leden reeds inschrijven leden inschrijven in jouw dansschool voor het volgende schooljaar, lees dit dan aandachtig!
Synchronisatie van leden met DSV gebeurt telkens voor het HUIDIGE (vandaag lopende) schooljaar.
Maw, een lid dat in juni inschrijft en betaalt, zou bij DSV lid worden voor het op dat moment lopende schooljaar. Dat is waarschijnlijk niet gewenst.
Om dit te vermijden kan je een SwingIT periode linken aan een DSV periode.
Wil je bv in juni inschrijvingen doen voor een nieuwe periode, link die periode dan met het VOLGENDE DSV schooljaar.
Aangezien de inschrijving in juni dan plaatsvindt in een SwingIT periode gelinkt aan dat volgende DSV schooljaar, zal dat lid pas op 1 september van het volgende schooljaar DSV lid worden. Op die manier betaal je als dansschool ook pas in september de lidgelden (en verzekering).
Hoe een periode linken met een DSV schooljaar?
Bij het aanmaken of bewerken van een periode binnen SwingIT (via Beheer / Periodes) kan je die linken met een DSV schooljaar:
DSV statuten
DSV vraagt om minstens 1 statuut aan de leden toe te kennen. Je kan de statuten kiezen bij Instellingen / DSV / DSV standaard statuten: Klik “Bewerken”:
Gebruik enkel statuten aan die je ook hebt aangeduid bij de registratie van je club binnen DSV, zoniet zal de synchronisatie foutmeldingen geven en niet werken
Dit is de lijst met mogelijke statuten:
Aerobicvormen met dans (Zumba, Bokwa, Aerodance, ...)
Aerobicvormen zonder dans (BBB, Yoga, Pilates, ...)
Andere dansvormen
Ballet, hedendaags, jazz, modern, show
Breaking
Cheerleading
Country & line dance
Dansen
Disco
G-dans (mentaal)
G-dans (fysiek)
Kleuterdans
Rock n' roll
Standard, latin, social
Urban
Het is verplicht minstens 1 statuut te kiezen, ofwel hier, ofwel per groep (zie hieronder)
Je kan per groep extra statuten toevoegen of verwijderen. Dit doe je vanuit het groepen overzicht:
Ga naar het groepen overzicht
Bewerk een groep
Kies een of meerdere statuten die je aan deze groep wil toekennen.
Bewaar de groep
In het groepen overzicht zie je de DSV statuten nu per groep staan
Docenten aansluiten
Je kan ook één of meerdere docenten aansluiten bij DSV.
De docent moet binnen SwingIT ook een lid/danser profiel hebben. Dat kunnen ze zelf doen (zie Accounts & Rollen - FAQ) Dit om over de nodige persoonlijke gegevens te beschikken voor de verzekering.
Daarna kan je de docenten als volgt aansluiten:
Klik “Docenten” in het linkse menu, je ziet nu de docenten “grid” (kaartjes met foto)
Klik rechts bovenaan de grid op het “Lijst” symbool:
Je ziet nu de lijst van docenten
Selecteer 1 of meerdere docenten en klik “Selectie / Vraag aansluiting DSV als docent”
Je kan daarna in de kolom “DSV docent“ de status opvolgen:
Groen vinkje = aangesloten als DSV docent
Rood kruisje = NIET aangesloten als DSV docent
Sync symbool = de aansluiting is in aanvraag