Verloop van een periode

Hier beschrijven we het typisch verloop van een periode: voorbereiding, inschrijving, opvolging, afsluiting. Hoe ziet een periode eruit en hoe wordt SwingIT daarbij gebruikt?

Voorbereiding

Indien nog een vorige SwingIT periode actief is

1. Sluit de inschrijvingen:

Indien nodig: Sluit de inschrijvingen (Instellingen, Inschrijvingen: UIT) van de vorige periode: Instellingen / Inschrijvingen:

2. Leden “niet nieuw” markeren:

Als je een vorige actieve periode hebt, is het een goed idee om bestaande leden “niet nieuw” te markeren. Zo kan je hen voorinschrijvingsrecht geven in de volgende periode.

Je doet dit door in de ledenlijst alle leden te selecteren:

• Ga naar Leden / ledenlijst

• Selecteer de huidige periode

• Klik net boven of onder de tabel Toon alle leden

• Klik bovenaan links in de tabel op het witte vierkantje om alle leden te selecteren

• Klik “Selectie / Niet nieuw”

Periode aanmaken

Maak een nieuwe periode aan (Beheer, periodes) en stel start en eind datum in.

Docenten aanmaken

Indien de docenten nog niet bestaan vanuit een vorige periode, maak je deze aan: Docenten, '+' onderaan het scherm

Groepen aanmaken

Definitie van de groepen

• Maak je nieuwe groepen aan (of kopieer ze van de vorige periode: zie hieronder)

  • Kies de namen van de groepen

  • Kies voor elke groep de min & max leeftijd (zie FAQ)

  • Bepaal de prijzen van de groepen

  • Stel indien nodig voor je groepen een "korte naam" in, zo zijn de namen korter in de kalender

• Optioneel: voor het combineren van groepen in een pakket naar de lid toe - Maak "Combi's" aan (Zie Beheer, Combi's)

Groepen kopiëren

Heb je reeds een vorige periode in SwingIT beheerd, dan kan je groepen kopiëren vanuit een vorige periode naar een nieuwe periode.

Dat doe je als volgt:

• Ga naar het groepen overzicht

• Selecteer de groepen die je wil kopiëren (selecteer eerst eventueel de vorige periode indien nodig)

• Klik "Selectie / Kopieer naar periode ...", kies de nieuwe periode

• Indien je met leeftijdscategorien werkt, kan je de leeftijdsgrenzen automatisch een jaar "opschuiven" zodat je dat niet manueel hoeft te doen. Kies hiervoor de optie "Bij geboortedata 1 jaar bijtellen". 

• Klik "Bevestigen"

Opmerkingen

• Enkel de groep gegevens zelf (bv naam, locatie, docent, ...) worden gekopieerd, geen leden of inschrijvingen. Dwz de nieuwe groepen zijn "leeg".

• Een nieuwe groep neemt start en eind datum over van de nieuwe periode, die kan je manueel per groep aanpassen indien nodig

Combi’s aanmaken

Indien je combi’s wenst te gebruiken, dan maak je de combi’s aan voor de nieuwe periode.

Beurtenkaarten aanmaken

Voor een nieuwe periode maak je dus best een nieuw beurtenkaart type aan.

Beurtenkaarten hergebruiken

Wil je toch beurtenkaarten hergebruiken in de nieuwe periode, dan kan je het bestaande beurtenkaart type van de vorige periode wijzigen:

• Ga naar Groepen / Beurtenkaarten

• Klik op het beurtenkaart type dat je wil wijzigen

• Klik “Bewerk”

• Kies de nieuwe periode aan en pas de groepen aan.

• Op deze manier worden bestaande beurtenkaarten (aangekocht, reeds in gebruik) overgedragen naar de nieuwe periode

Nieuwe periode activeren

• Beheer / periodes

• Klik op de periode

• Bewerk

• Wijzig de status naar ACTIEF

• Bewaren

Inschrijvingen openen

Nu de periode en de groepen klaar zijn kunnen de inschrijvingen worden geopend (Beheer, Instellingen, Inschrijvingen AAN)

Je kan ook het veld "Automatisch openen van inschrijvingen voor groepen" gebruiken (bij Instellingen / Inschrijvingen). Hier kan je de inschrijvingen voor groepen automatisch laten openen op een bepaald tijdstip (datum / uur)

Communicatie naar je leden

Communiceer aan je leden dat er electronisch wordt ingeschreven

Deel de link naar je SwingIT site mee aan je leden en aan potentieel nieuwe leden: Er is een pagina met hulp ter beschikking voor de eindgebruikers. De link naar deze pagina kan je vinden door te klikken op het vraagteken (rechtsboven - enkel in de web versie, niet in de APP)

Daar zie je “Hulp bij registratie en inschrijving”.

Deel deze pagina op je website of per e-mail met je leden.

Inschrijvingen zijn geopend

Vanaf nu kunnen leden inschrijven

Wie krijgt een e-mail notificatie bij inschrijving?

• Zie Instellingen, Inschrijvingen, E-mail notificatie na inschrijving

Wil je een bepaalde groep als uitzondering NIET openzetten voor inschrijving, dan kan dit door de groep te zoeken, bewerken, "verberg voor externe inschrijving", bewaren

Behandelen van de inschrijvingen

De nieuwe inschrijvingen komen binnen

Afhankelijk van je instellingen krijgt de beheerder of anderen een e-mail per inschrijving (Beheer, Instellingen, )

Je kan leden van groep switchen indien nodig

Betalingen opvolgen

• De leden krijgen hun te betalen rekeningen te zien 

• Betalingen worden overgemaakt of online uitgevoerd

• Bij online betalingen wordt de betalingsstatus volledig automatisch aangepast

• Bij overschrijving: Pas de status van de betalingen aan zodra ze binnen komen (betaald / niet betaald)Stuur (semi automatisch)

Gedurende de periode

Aanwezigheden

Aanwezigheden worden opgevolgd door de docenten die per les een aanwezigheidsformulier invullen.

Ook aanwezigheden van docenten kunnen worden doorgegeven. Hun prestaties zijn dan op te volgen onder Docenten / Prestaties

Communicatie

Indien je groepen of individuele leden wenst te mailen of SMS-en dat kan dat via de groep of individuele leden pagina (bovenaan SMS/E-mail)

Statistieken

Gebruik de statistieken uit het beheer-scherm om je vereniging te beheren, om de externe communicatie te verzorgen en voor het verkrijgen van subsidies.

Afsluiten periode

Sluit de periode af door te archiveren (Beheer / Periodes / Kies periode / Bewerk / Archiveer)

De groepen die deel uitmaken van deze periode zullen niet meer open staan voor inschrijving.