"GDPR" = General Data Protection Regulation
De GDPR (of ook Algemene verordening Gegevensbescherming – AVG genoemd) gaat over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van individuen. Deze regels hebben heel wat invloed op het beheer van je vereniging. Hier geven we de nodige richtlijnen om je te helpen in orde te zijn met deze regels.
Meer info: AVG of GDPR
GDPR rechten
De GDPR schrijft een aantal rechten voor die de betrokken genieten. Deze worden hier kort beschreven.
Toestemming
Betrokken dienen toestemming te geven voor het verwerken van hun gegevens. Dit doet u door een huishoudelijk reglement te maken en dat bij de SwingIT instellingen in te brengen. In dit huishoudelijk reglement documenteert u waarom gegevens worden verzameld en hoe ze worden verwerkt. SwingIT voorziet een template die u kan aanpassen aan uw noden.
Datalekken
Eventuele datalekken dienen tijdig gemeld te worden aan de betrokkenen.
Training van medewerkers
Uw medewerkers dienen een opleiding te krijgen ivm toepassing van GDPR binnen uw vereniging. U kan dit zelf verzorgen of SwingIT vragen een opleiding te geven.
Concreet: Hoe helpt SwingIT jouw vereniging te voldoen aan de GDPR?
Privacy policy
SwingIT zorgt voor een basis privacy policy, die u kan aanpassen aan uw noden. Zie Instellingen -> GDPR -> Privacy verklaring
Huishoudelijk reglement
Link
SwingIT voorziet in een link naar uw huishoudelijk reglement. Uw leden dienen dit reglement te aanvaarden bij inschrijving.
Zie Instellingen -> Inschrijvingen -> URL reglement (onderaan)
Foto's en filmpjes
Tip: Voorzie in uw huishoudelijk reglement een regeling voor het gebruik van foto’s en filmpjes: Informeer de betrokkenen dat algemene sfeerbeelden kunnen worden genomen, met welk doel en waar ze gepubliceerd kunnen worden.
Verdere aanbevelingen:
Gebruik enkel groeps- of sfeerfoto’s, tenzij je de expliciete toestemming hebt van de persoon in kwestie
Als iemand vraagt om een foto van hem of haar weg te halen of niet te gebruiken, respecteer dit dan altijd
Zorg er zeker bij foto’s van kinderen voor dat de beelden niet zomaar door iedereen kunnen worden gedownload of gebruik een watermerk. Zo verhinder je mensen om de foto’s ongecontroleerd te gebruiken
“Gericht” beeldmateriaal
De term "gericht" verwijst naar een individueel beeld of een beeld waarin een of meer mensen worden uitgelicht, bijvoorbeeld de traditionele klasfoto of een individuele foto.
Voor “gerichte” beeldmateriaal heb je expliciete toestemming nodig: zowel voor het nemen als voor het gebruik van de foto. Je kan daarvoor bv een veld op maat aanmaken.
Hoe vraag ik toestemming voor gericht beeldmateriaal?
Indien je dit opneemt in je standaard GDPR verklaring, dan stel je de leden voor een harde eis: gericht beeldmateriaal toelaten, of geen lid worden van je vereniging.
Je kan ook de toestemming vragen per event, en daarin specifiëren welk beeldmateriaal je vastlegt, en voor welke doeleinden je dit gebruikt.
Voorbeeld 1:
Wij maken niet gerichte en gerichte beelden op onze voorstelling “Dance Dream“ op 9 mei 2023 en gebruiken deze voor de productie van een video. Deze video zal te koop worden aangeboden aan de leden. Het deelnemend lid verklaart zich hiermee akkoord. Zie ook onze GDPR verklaring (link).
Voorbeeld 2:
Wij maken niet gerichte en gerichte beelden tijdens onze lessen en gebruiken deze voor educatieve doeleinden binnen de vereniging. De beelden worden niet extern verspreid via sociale media, maar kunnen wel binnen de groep gedeeld worden. Wil je geen opnamen van gerichte beelden, gelieve dat dan vóór de start van de lessen te melden aan indo@my_dance_studio.be
Dataregister
SwingIT zorgt voor een basis dataregister, die u kan aanpassen aan uw noden.
Toestemming
SwingIT vraagt bij inschrijving de leden de nodige toestemming voor bet bewaren en verwerken van persoonsgegevens (naam, adres, …)
Advies
Heb je vragen rond de GDPR in het algemeen of over de toepassing van de GDPR binnen SwingIT? Laat het ons weten: support@swingit.be