FAQ

Aanwezigheden

Hoe kan ik een lid die niet ingeschreven is in een groep als aanwezig aangeven?
Ga naar de groep (bv via Groepen -> Overzicht, klik op de groep naam)
Er zijn nu 2 opties:

Het aanmaken van nieuwe aanwezigheden:

Klik op de '+' rechts bij de Aanwezigheden

Onder het vak "Opmerkingen": klik op het knopje met het '+' teken om een lid toe te voegen
Er verschijnt een nieuwe selectie box: kies hier het toe te voegen lid en klik "Bewaren"
Je kan nu de aanwezigheden bewerken incl het lid wie geen deel uitmaakt van de groep

Bewerken van bestaande aanwezigheden:

Klik op de betreffende aanwezigheid

Klik "Bewerken" knop (helemaal onderaan de tabel)
Onder het vak "Opmerkingen": klik op het knopje met het '+' teken om een lid toe te voegen
Er verschijnt een nieuwe selectie box: kies hier het toe te voegen lid en klik "Bewaren"
Je kan nu de aanwezigheden bewerken incl het lid wie geen deel uitmaakt van de groep
E-mail ontvangen
Bij problemen met het ontvangen van e-mail (bv tijdens registratie) let op het volgende:

Check uw spam folder. Geregeld komen er e-mails in uw spam folder terecht. Dit gebeurt vooral als de afzender onbekend (of nog niet gebruikt)is.
U kan vermijden dat mails in de spam folder terecht komen door:
Een of meerdere mails van ons te openen en uit de spam folder te halen. Uw mail provider zal dit waarschijnlijk onthouden.
Ons mail adres in uw adres boek te zetten.
Een mail aan ons te sturen
Op Android smartphones werkt de registratie-link soms niet correct. Dit komt omdat de link niet volledig als een link wordt gezien, hij wordt namelijk afgeknipt bij een dubbel punt ':'. Om dit probleempje op te lossen: open de link op een PC ipv op een smartphone, OF copieer de volledige link op je smartphone (to helemaal op het einde) en plak die in je webbroser. Dan heb je een correcte link.
E-mail versturen
Hoe kan ik mailen aan alle leden binnen een bepaalde periode?
Ga naar de ledenlijst
Kies bovenaan de tabel, in het drop-down menu de juiste periode
Kies onderaan de tabel "Toon ALLE resultaten"
Selecteer alle rijden door links bovenaan de tabel op het witte vierkantje te klikken
Klik "Selectie / E-mail"
Betalingen
Hoe kan een beheerder een rekening markeren als betaald?
Selecteer het lid (bv via de zoekfunctie), daarna:

Lid-> Rekening -> Selecteer de betreffende rekening -> Vink "Betaald" aan -> Klik "Bewaren"
Hoe kan een beheerder een binnenkomende overschrijving markeren als betaald?
Je vraagt de leden bij hun overschrijving het REF nummer mee te delen in de opmerking. (zie ook volgende vraag)

Dat REF nummer geef je dan in in de zoekfunctie (vergrootglas bovenaan rechts) bv REF123

Je komt onmiddellijk bij die rekening referentie terecht, en je kan ze meteen "Volledig betaald" zetten (knop onderaan)

Hoe of waar vraag ik aan de leden het REF nummer mee te geven bij overschrijving?
Je geeft deze info in bij Instellingen / Inschrijvingen / Inschrijvingen en registratie opties / Info bij de rekeningen

Klik op de tekst net rechts van "Info bij de rekeningen"

Indien je via overschrijving wil werken zet je hier bv: "Gelieve te betalen per overschrijving met vermelding van REF nummer(s) hierboven vermeld."

Deze tekst verschijnt dan automatisch onder hun te betalen rekeningen.

Hoe kan een beheerder een gedeeltelijke betaling inbrengen?
Ga naar het lid (bv door hem/haar te zoeken via het zoekveld).
Klik op zijn/haar rekening -> je komt op zijn/haar rekening overzicht
Klik op een rekening item (een onbetaalde rekening)
Klik op “Gedeeltelijke Betaling” (onderaan)
Invullen en Bevestigen
Welke online betaalmethodes worden ondersteund?
Bancontact
KBC payment
Belfius Direct Net
ING Home Pay
iDEAL
Sepa overboeking
Hoe betaling in 1x wijzigen naar betaling in 2x?
Opmerking: Dit werkt enkel voor niet betaalde rekeningen voor groepen.

Ga naar de rekening en bewerk ze. Klik onderaan op de knop "Wijzig naar betaling in 2x"

Hoe betaling in 2x wijzigen naar betaling in 1x?
Opmerking: Dit werkt enkel voor niet betaalde rekeningen voor groepen.

Ga naar de rekening deel 1 en bewerk ze. Klik onderaan op de knop "Wijzig naar betaling in 2x"

Kortingen & terugbetalingen
Hoe ken ik kortingen toe?
Kijk bij Instellingen / Financieel. Hier kan je de automatische kortingen instellen.

Hoe ken ik een tegoed toe aan een lid?
Hiervoor bestaan enkele opties:

Negatieve rekening

Ga naar het lid, klik "Rekening Overzicht", klik op het '+' teken rechts om een rekening bij te maken
Geef een negatief bedrag in, dat staat voor een tegoed.
Korting code

Maak een (niet herbruikbare) korting code aan en geef die aan het lid
Hoe ken ik een tegoed toe aan een groep van leden? (bv corona tegoed, corona korting)
Je kan een tegoed (korting) toekennen aan een hele groep in 1 keer.

Dat gaat als volgt:

Ga naar het groepen overzicht
Klik links op de 3 puntjes (context menu) voor een bepaalde groep
Klik "Voeg rekening toe"
Geef een negatief bedrag in
De leden van deze groep krijgen nu allen een tegoed op hun rekening. Dit tegoed zal in rekening gebracht worden bij online betalingen. Je kan een tegoed ook manueel als vereffend zetten ("betaald") als je het via overschrijving of cash zou terugbetalen.

Wordt korting ... ondersteund?
Dit zijn de ondersteunde kortingen:

Korting 2e / 3e / ... / 10e groep inschrijving in dezelfde periode
Korting codes (publiek of geheim)
Familie korting
Combi. (combineer enkele groepen in een combi prijs, mogelijk met nog keuze opties)
Kortingen per les in/uit schakelen per groep
UiT in Vlaanderen!
Korting gezinsbond
Korting via betaling in 1x / betaling in 2x. (verschillende prijzen instellen)
Je kan buiten al deze automatische kortingen, als beheerder, ook manuele kortingen toekennen.

Dat kan op 2 manieren:

Bewerk een rekening en wijzig de prijs
Bewerk de "originele prijs" om een blijvende vermindering toe te kennen
Als je de prijs bewerkt wordt die mogelijk later overschreven door andere automatisch teogekende kortingen (bv inschrijving in 2e groep)
Maak een nieuwe rekening aan en ken een negatieve prijs toe, een koritng dus
Leden: "Nieuw" vs "Niet nieuw"
Hoe kan ik alle leden als "Niet nieuw" markeren?
Dit is handig bij het (bijna) einde van een periode:

Klik op “Leden” of "Dansers" in het linkse menu. Je komt direct bij de ledenlijst terecht.
Onderaan de ledenlijst klik “Toon ALLE resultaten” (als je dit niet doet heb je maar een deel van de leden mee in de volgende stap)
Bovenaan links aan de ledenlijst: klik op het witte vakje links naast “Familienaam”. Hiermee heb je nu alle leden geselecteerd
Klik nu op SELECTIE -> NIET NIEUW
Ticket Verkoop
Hoe kan ik bij genummerde ticket verkoop een rij stoelen "onbeschikbaar" zetten (dus niet te koop stellen)
Ga naar beheer van je event: Events
Klik op het event
Klik "Status verkoop op zaalplan"
Selecteer de plaatsen (klik op de plaatsen of selecteer een volledige rij door op het kleine pijltjes te klikken rechts van de rij)
Klik onderaan: markeer selectie "Onbeschikbaar"
Deze stoelen zijn nu gemarkeerd als onbeschikbaar en worden dus niet verkocht bij de ticket verkoop

Kalender
Krijgen de ouders enkel de activiteiten in de kalender te zien die van toepassing zijn voor hun kinderen?
Ja, als ze de persoonlijk kalender gebruiken (zie profiel)

Hoe zet ik de sessies van een groep in de kalender?
Als je een nieuwe groep maakt (of kopieert van een andere groep), dan komen de sessies van die nieuwe groep automatisch in de kalender. Voorwaarde is wel dat het om wekelijkse sessies gaat (je hebt een weekdag en uur aangeduid bij bewerken van de groep).

Je kan de sessies voor die groep achteraf aanpassen vanuit de kalender of vanuit de sessie lijst voor ie groep, te vinden in de groep zelf.

Concreet:

Vul een start en einddatum in voor je periode: Beheer - Periods - Kies een periode - Bewerk
Vul de dagen/uren in per groep: Groepen - Kies een groep - Bewerk: Kies de juiste periode, Kies herhaling = wekelijks, kies tijdstip & weekdag
Ik heb de start of eind datum van een groep gewijzigd, hoe kan ik de kalender updaten?
Als je de start of eind datum van een groep wijzigt, dan worden de sessies in de kalender niet automatisch mee aangepast. Dit om eventuele vorige wijzigingen in sessies voor die groep niet te overschrijven.

Je kan wel (als beheerder) ervoor kiezen om de sessies opnieuw naar de kalender te schrijven. Hiervoor selecteer je de groep (of meerdere groepen) in het groepen overzicht. Klik dan "Selectie" / "Maak sessies in kalender".

Webshop
Hoe kan ik als beheerder een aankoop (order) in iemand's winkelwagentje zetten?
Dat kan. Voor meer info: zie "Overdracht van Orders" in de handleiding

Varia
Hoe krijg ik een ledenlijst, gesorteerd op geboortedatum te zien?
Klik links in het menu op danser/speler/lid -> Ledenlijst
Klik op geboortedatum kolom hoofding om te sorteren
Hoe kan je een danser/speler/lid verwijderen ?
Je kan geen leden verwijderen maar wel archiveren, dan zijn ze niet meer zichtbaar:

Zoek een lid (bv via zoekvak) en klik erop
Dan onderaan “Archiveer”
Bevestig door "Archiveren" te klikken
Hoe kan ik leden zoeken?
De zoekfunctie is steeds zichtbaar bovenaan rechts (vergrootglas)

Je kan zoeken naar leden (namen, straat en gemeente), docenten, opmerkingen bij inschrijvingen en nota's bij leden. Je kan ook zoeken naar een nummer van een (te betalen) rekening of een ticket nummer (ticketverkoop)

Voor wie is het leden "Info" veld zichtbaar?
Dit veld is zichtbaar voor alle beheerders en voor de docenten die les geven aan het lid.

Dit veld is dus niet zichtbaar voor de leden en/of ouders.

Wat is een PWA app en hoe gebruik ik dit?
SwingIT ondersteunt PWA, wat staat voor "progressive web application"

Hiermee kan je als gebruiker SwingIT als een app symbool op je home scherm zetten, zonder installatie vanuit app store of google play.

Via een PWA is het niet meer nodig om steeds je browser te gebruiken maar kan je rechtstreeks op het app symbool klikken.

Deze PWA app is beschikbaar voor scholen met een ADVANCED of PRO account. Zij krijgen hun eigen logo te zien als app symbool.

Voordelen van de PWA app tov het gebruik van je "gewone" browser:

Scholen krijgen hun eigen app logo (ADVANCED & PRO), dus een mooie "branding"
Je hoeft je browser niet meer to openen om SwingIT te gebruiken
Je browser opent niet telkens een nieuw tabblad
De PWA kan in de achtergrond taken uitvoeren
Snel en responsief
In de toekomst opent dit nog meer mogelijkheden
Meer info over PWA: https://en.wikipedia.org/wiki/Progressive_web_application

Hoe kan ik op m'n iPhone / iPad een app symbool maken?
Hiermee kan je als gebruiker SwingIT als een app symbool op je home scherm zetten.

Open Safari browser
Ga naar de swingit website van je dansschool (bv swingit.swingdans.be)
Meld je aan
Klik het "delen" symbool onderaan in safari (dit is een vierkantje waaruit een pijltje naar boven wijst)
Scroll een naar beneden tot je "Zet op beginscherm ziet" staan (Dit is een vierkant met een wit plus teken)
Klik op "Zet in beginscherm"
Bevestig de naam door "Voeg toe" te klikken (bovenaan rechts)
Klaar! Het app symbool staat nu bij je andere apps
Hoe kan ik op een Android smartphone een app symbool maken op het startscherm?
Deze methode werkt vanuit de standaard Android browser:

Als je naar je site surft via je browser, zal je een "popup" window krijgen met de vraag de app the installeren. Als je hiermee toestemt komt de app bij je andere apps terecht.

Heb je "neen" gekozen bij deze popup? Dan zal je wat geduld moeten hebben. Bij voldoende gebruik van de site zal je browser deze popup weer tonen.

Als er geen popup verchijnt, klik op de web adres balk (symbool met pijltje naar beneden) Kies dan "Install"

Wat is ABP?
ABP staat voor "Afbetalingsplan". Dit is een vlagje dat je kan aan/uitzetten per lid. Hiermee kan je als beheerder onthouden aan wie je de toelating hebt gegeven om in (vele) delen te betalen.

Dit is eerder voor uitzonderingen uiteraard.

Dit vlagje heeft verder geen bijzondere functie, het is eerder een geheugensteuntje voor jou als beheerder.

Problemen
Wat te doen bij een probleem met de SwingIT software?

Help functie
Zoek in de help zoek-functie of er reeds een oplossing bestaat.
Ga naar help via het vraagteken bovenaan rechts
In de help pagina's kan je zoeken:
De help zoek-functie bevindt zich bovenaan het help scherm (vergrootglas)
E-mail support
Indien je het probleem niet kan oplossen, gebruik e-mail support.

Schrijf een e-mail aan support@swingit.be met volgende info:

Uw e-mail adres waarmee u inlogt op SwingIT
Over welke school gaat het?
Wanneer deed het probleem zich voor?
Is het een eenmalig probleem, of komt het steeds terug?
Indien je het probleem kan reproduceren: beschrijf in detail de stappen die je neemt om het probleem te reproduceren:
Vertrek vanuit het homescherm (na login, of klik op het huisje bovenaan het scherm)
Geeft aan op welke knoppen je klikt
Geef in details aan wat het probleem is:
Wat was de verwachting
Wat loopt er fout?
Wat verschijnt er precies op het scherm?
Geef aan welke computer je gebruikt (PC Windows, Mac OSX, Linux, iPhone, iPad, Android smartphone, Android tablet, ...)
Geef de versie aan van je operating systeem (Windows 10, iPhone iOS11, ...)
Geef aan welke web browser je gebruikt (Windows Edge, Windows Internet Explorer, Safari, Chrome, ...)
Hoe beter u het probleem omschrijft, hoe sneller we u kunnen helpen.

Stuur deze mail aan support@swingit.be met als onderwerp "Feedback SwingIT"

-- SwingIT! --