Op de dag van de sessie van een groep verschijnt op het home scherm van de docent een uitnodiging om de aanwezigheden op te nemen.
De stappen zijn dus als volgt:
De docent meldt zich aan
Klik op het home scherm op “Aanwezigheden vandaag
“
Krijst de aanwezigen aan (dit kan ook allemaal in 1x via de groene V knop)
Klik “Bewaren”
Als de dag van de les (sessie) voorbij is kan een docent nog steeds aanwezigheden ingeven of aanpassen:
Ga naar de kalender
Klik op de sessie
Klik op “Meer info”
Indien er reeds aanwezigheden zijn ingebracht (of als er reservaties zijn) dan zie je die nu staan
Klik rechts bovenaan de tabel (of net onder de tabel) op “Bewerk”
Vul de aanwezigheden in
Klik “Bewaren”
Dit kan bv voorkomen bij een vervanging |
Hiervoor dient deze optie AAN te staan: Instellingen / Rechten / Docent Rechten |
De docent zoekt de groep (bv via groepenoverzicht of zoekvak ), en in de sectie van de aanwezigheden kan hij/zij klikken op de datum/uur van de sessie.
Dan bovenaan: klik “Bewerk”:
De docent wordt dan voor die sessie ook automatisch toegevoegd.
Deze groep / sessie verschijnt dus niet op de home pagina van deze docent omdat de docent niet is gelinkt aan die groep.
Hiervoor zijn 2 opties:
Vanuit de kalender:
Ga naar de kalender
Klik op de sessie waarvoor je aanwezigheden wil opnemen
Klik “Info & Reservaties” of “Meer info”. (afhankelijk van je instellingen)
Je ziet een tabel met aanwezigheden (of reservaties als de sessie nog niet voorbij is en Reservaties staan AAN)
Klik “Bewerk” rechts bovenaan in de tabel of ONDER de tabel
2. Vanuit de groep:
Zoek de groep
Vanuit het groep scherm, ga naar de tabel met de sessies en klik op de sessie waarvoor je aanwezigheden (of reservaties) wil inbrengen
Je ziet een tabel met aanwezigheden (of reservaties als de sessie nog niet voorbij is en Reservaties staan AAN)
Klik “Bewerk” rechts bovenaan in de tabel of ONDER de tabel
Ja, dat kan.
Ga naar de groep (bv via Groepen -> Overzicht, klik op de groep naam)
Klik op de betreffende aanwezigheid
Klik "Bewerken" knop (helemaal onderaan de tabel)
Onder het vak "Opmerkingen": klik op het knopje met het '+' teken om een lid toe te voegen
Er verschijnt een nieuwe selectie box: kies hier het toe te voegen lid en klik "Bewaren"
Je kan nu de aanwezigheden bewerken incl het lid wie geen deel uitmaakt van de groep
Vanaf de start van een sessie kunnen aanwezigheden worden opgenomen.
Als je een sessie bekijkt die nog niet is gestart, is het mogelijk reservaties aan te passen (indien reservaties AAN staan), geen aanwezigheden.
Je kan aan de ingang van je zaal een QR code scanner plaatsen waar de leden (Of iemand anders) de persoonlijke QR code kan scannen van iemand die binnenkomt. Hiermee wordt zijn/haar aanwezigheid voor de groep/les geregistreerd.
Hoe gaat dot in z’n werk?
Bij Instellingen / QR:
Zet de persoonlijke QR code aan
Hiermee krijgt elk lid op een eigen QR code toegekend
Kies een Hardware scanner
Zie ook Instellingen / QR
Koppel de scanner aan een PC waarop een beheerder account is aangemeld. Die PC stel je best niet te zichtbaar op
Op deze PC meld je aan, als beheerder en ga je naar de pagina Groepen (of Lessen)/QR scan aanwezigheden:
Je ziet daar dan dat de QR scanner actief is:
Bij het binnenkomen scant elk lid z'n QR code. Deze QR code is te vinden -als een lid is aangemeld- rechtsboven in het persoonlijk menu:
Het systeem registreert de aanwezigheden van de les op die dag automatisch voor dat lid
Zet deze optie bij “Instellingen / Modules“ AAN:
Een aangemeld lid of ouder kan dan via de kalender een afwezigheid op voorhand melden:
Klik op een sessie (les) in de kalender
Kies “Afwezigheid melden”:
Indien een ouder is aangemeld, dient hij/zij het lid te selecteren (indien meerdere kinderen)
Geef eventueel de reden voor afwezigheid in
Klik “Bevestigen”
In de kalender: klik op een sessie
Klik op het info icoontje voor die sessie
De beheerder krijgt dan een tabel met de aanwezigheden / afwezigheden te zien. Ook de reden voor afwezigheid is zichtbaar:
Ja, van hun eigen groepen kunnen docenten dit opvolgen.
Docenten kunnen ook aanwezigheden / afwezigheden van andere groepen opvolgen indien deze optie AAN staat:
Ga naar Groepen / Aanwezigheden
Klik op “Zie ook laatste aanwezigheden”
Je krijgt nu een lijst met de leden en de datum dat ze laatst (meest recent) aanwezig waren
Je kan deze lijst eventueel sorteren op datum, enkele leden selecteren en via “Selectie / e-mail” hen een e-mail sturen: |
Ga naar de kalender
Klik op de sessie
Klik op “Info en reservaties”
Rechts boven de “Reservaties” tabel: klik “Bewerk”
Zet het lid op niet aanwezig (zodat je een rood kruisje ziet staan). Laat de anderen ongewijzigd.
Klik “Bewaren”