Het komt af en toe voor dat een e-mail gestuurd door ons, niet wordt ontvangen. |
We zien op de server dat de e-mail wel degelijk is verstuurd, maar de mail wordt niet ontvangen. Het is meestal de ontvangende mail server die beslist om de mail niet te tonen.
Check of de mail is verstuurd:
Kijk in de communicatie log
Kijk na of het mail adres niet op de blacklist staat: via Communicatie / E-mail blacklist
Kijk na of het mail adres op de globale e-mail blacklist staat (bewerken)
Indien ja, dan kan je het daar zelf verwijderen (indien expliciet gevraagd door de gebruiker zelf!)
Kijk na of het mail adres op de externe e-mail blacklist staat (“check e-mail adres”)
Indien ja: vraag support@swingit.be om dit adres te verwijderen (indien expliciet gevraagd door de gebruiker zelf!)
Check uw spam folder. Geregeld komen er e-mails in uw spam folder terecht. Dit gebeurt vooral als de afzender onbekend (of nog niet gebruikt) is.
Bij sommige e-mail providers kan het 15 tot 20 minuten duren vooraleer ze eeen mail afleveren. Vooral Telenet en Hotmail blijken “traag” te zijn. Even geduld dus. |
Belangrijke tips voor het ontvangen van e-mail! U kan vermijden dat mails in de spam folder terecht komen door: |
Vraag het mail adres van de dans- of sportschool aan een beheerder
Open een of meerdere mails verzonden vanuit dit mail adres, of haal ze uit de spam folder. Uw mail provider zal dit waarschijnlijk onthouden
Zet het e-mail adres van de school in je adres boek
Stuur zelf een mail aan dit adres
Heel wat e-mail providers (bv gmail) classificeren e-mail gebaseerd op de titel en inhoud. Bv. schreeuwerige titels wijzen dikwijls op spam en zullen dus vaak in de spam terecht komen.
Volgende tips kunnen helpen om je mails uit de spam te houden:
Gebruik geen overmatige uitroepingstekens en andere speciale tekens: !!! $$$ €€€ etc zijn te vermijden, zeker in titels
Vermijd spelfouten
Vermijd titels in hoofdletters: “NIET TE MISSEN“ is geen goede titel van een e-mail
Hou de titel kort
Kijk na of het e-mail adres niet op de “blacklist” staat: ga naar Communicatie / E-mail blacklist |
Als je bovenstaande hebt geprobeerd, en er wordt een e-mail nog steeds niet ontvangen:
Stuur een mail aan support@swingit.be met volgende info:
Titel en datum/uur van de verstuurde e-mail
e-mail adres waarop de mail NIET wordt ontvangen
Wij zullen het verzend bewijs op de server opzoeken en je verder helpen
Een gebruiker kan in zijn mail client zelf aangeven geen mails meer te willen ontvangen van een bepaalde afzender. Dat gebeurt soms per toeval door de gebruiker.
Het gevolg is dat de mailserver geen mails meer zal sturen naar dat e-mail adres.
Controleer dit via Communicatie / E-mail blacklist |
Staat het e-mail adres NIET op de blacklist, stuur een mail aan support@swingit.be met volgende info
Titel en datum/uur van de verstuurde e-mail
e-mail adres waarop de mail NIET wordt ontvangen
Wij kunnen dit adres -enkel op expliciete vraag van de gebruiker- “de-blokkeren”
Je kan ook als beheerder iemand’s e-mail adres manueel verifiëren (bevestigen) zonder dat de mail hoeft toe te komen.
Dat doe je als volgt:
Ga naar Beheer / Accounts & Rollen
Zoek het mail adres op
Klik links op de 3 puntjes (context menu)
Klik “Markeer als geverifieerd“
Hiermee bevestig je dus de geldigheid van dat e-mail adres zonder dat de mail hoeft toe te komen. Doe dit alleen als je zeker bent dat het e-mail adres correct is.
Ben je SwingIT MyWeb gebruiker? Dan brengt SwingIT dit alles voor jou in orde |
Sinds februari 2024 past google strengere controle toe op het versturen en het ontvangen van bulk e-mail (mails die in groep worden verstuurd). Om te voldoen aan die controles en aldus mails in de spam te vermijden is het nodig je SPF en DMARC records in orde te brengen.
Is dit alles veel te technisch? Vraag hulp aan je IT-er of stuur een mailtje aan support@swingit.be |
SPF = Sender Policy Framework, is een protocol dat tot doel heeft spam te verminderen. Men hoopt e-mail spoofing en spam te verminderen door vast te stellen of de verzender van een e-mailbericht gerechtigd is te verzenden namens de vermelde afzender van het bericht. |
DMARC = Domain-based Message Authentication Reporting & Conformance, is een verificatieprotocol voor e-mail. Het is ontworpen om de beheerders van e-maildomeinen de mogelijkheid te geven hun domein te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik, beter bekend als e-mail spoofing. Het doel van DMARC is om een domein te beschermen tegen misbruik door CEO-fraude, phishingaanvallen en andere vormen van e-mailoplichterij |
Hoe doe je dat? Voer volgende stappen uit in jouw domein beheer (DNS instellingen):
SPF:
Voeg een TXT record toe
Type: TXT
Hostnaam: <jouwdomein.be>
Waarde: v=spf1 ~all
TTL: 3600
DMARC:
Voeg een TXT record toe
Type: TXT
Hostnaam: _dmarc.<jouwdomein.be>
Waarde: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:info@<http://jouwdomein.be > ruf=mailto:<http://jouwdomein.be>
TTL: 3600
|