...
Een primair beheerder heeft de rechten van een Beheerder + het recht om rollen toe te kennen of te verwijderen (zie Accounts & Rollen, wordt aangeduid met een 'P')
De primair beheerder kan nieuwe beheerders aanmaken of hun rol weer verwijderen
De beheerder die de SwingIT site aanmaakt is de primaire beheerder
Deze rechten omvatten dus:
Toegang tot alle persoonsgerelateerde informatie van de leden (GDPR)
Toegang tot alle financiële informatie van de vereniging
Elke school heeft max 1 primair beheerder
Gast
Een gast kan tickets kopen als de instellingen dit toelaten
Contact
Een “contact” is iemand die mogelijk is gelinkt aan een lid, maar geen account heeft. Een contact kan zich dus niet aanmelden.
Contactinfo kan bevatten:
Naam (verplicht veld)
Relatie (bv “tante”)
e-mail
Mobiel nummer
Vast nummer
Opmerking
Enkel het naam veld is dus verplicht.
Je kan contacten gebruiken om extra info te koppelen aan een lid, of om wat informatie bij te houden van niet leden.
Je kan gekoppelde contacten ook mailen als je mailt aan de leden.
Periode
Een periode is een tijdspanne gedurende dewelke groepen les krijgen en een inschrijving dus geldig is.
Bv: Een school kan werken met een periode van een schooljaar, een kwartaal of bv. per half jaar.
Een periode heeft een naam en een start- en eind datum. Deze data worden bv gebruikt in de kalender om te bepalen wanneer lessen van een bepaalde groep starten en eindigen.
| Urgent |
|---|
Hoewel het technisch mogelijk is periodes te laten overlappen in de tijd is dit niet echt aan te raden. Dit heeft namelijk een aantal gevolgen. Bv kortingen worden berekend per periode. Het is dus niet mogelijk kortingen te berekenen over verschillende periodes heen (bv 2e, 3e groep). |
Een groep is steeds gekoppeld aan één bepaalde periode. Ook beurtenkaarten, events etc zijn toegekend aan 1 periode. Dit zorgt ervoor dat de financiële resultaten van een periode makkelijk zijn op te vragen
Periodes worden beheerd door een beheerder via "Beheer, Periodes
"Nadat de periode is afgelopen kan een beheerde ze best archiveren, en wordt een volgende periode gestart.
Mogelijke status van een periode:
...
Status
...
Gebruik
...
Zichtbaar voor beheerders
...
Zichtbaar voor gebruikers
...
Inschrijvingen mogelijk
...
Planning
...
Tijdens de voorbereiding van een periode (aanmaken groepen, kalender etc)
...
Ja
...
Nee
...
Nee
...
Actief
...
Tijdens de periode
...
Ja
...
Ja
...
Ja
...
Archief
...
.
Bij uitzondering kan een extra primair beheerder aangevraagd worden (via support@swingit.be).
| Urgent |
|---|
Extra primaire beheerders dienen te worden goedgekeurd door de eerste primaire beheerder. Dit is nodig omdat extra primaire beheerders zelf toegang hebben tot alle persoonsgerelateerde informatie (GDPR) én op hun beurt weer andere beheerders zouden kunnen aanmaken die eveneens toegang krijgen tot die info, zonder dat de eerste primaire beheerder hiervan op de hoogte zou zijn. Dit zou een inbreuk zijn op de GDPR regelgeving die stipuleert dat je moet beheren én communiceren wie toegang heeft tot de persoonsgerelateerde informatie van je leden. |
Gast
Een gast kan tickets kopen als de instellingen dit toelaten
Contact
Een “contact” is iemand die mogelijk is gelinkt aan een lid, maar geen account heeft. Een contact kan zich dus niet aanmelden.
Contactinfo kan bevatten:
Naam (verplicht veld)
Relatie (bv “tante”)
e-mail
Mobiel nummer
Vast nummer
Opmerking
Enkel het naam veld is dus verplicht.
Je kan contacten gebruiken om extra info te koppelen aan een lid, of om wat informatie bij te houden van niet leden.
Je kan gekoppelde contacten ook mailen als je mailt aan de leden.
Periode
Een periode is een tijdspanne gedurende dewelke groepen les krijgen en een inschrijving dus geldig is.
Bv: Een school kan werken met een periode van een schooljaar, een kwartaal of bv. per half jaar.
Een periode heeft een naam en een start- en eind datum. Deze data worden bv gebruikt in de kalender om te bepalen wanneer lessen van een bepaalde groep starten en eindigen.
| Urgent |
|---|
Hoewel het technisch mogelijk is periodes te laten overlappen in de tijd is dit niet echt aan te raden. Dit heeft namelijk een aantal gevolgen. Bv kortingen worden berekend per periode. Het is dus niet mogelijk kortingen te berekenen over verschillende periodes heen (bv 2e, 3e groep). |
Een groep is steeds gekoppeld aan één bepaalde periode. Ook beurtenkaarten, events etc zijn toegekend aan 1 periode. Dit zorgt ervoor dat de financiële resultaten van een periode makkelijk zijn op te vragen
Periodes worden beheerd door een beheerder via "Beheer, Periodes
"Nadat de periode is afgelopen kan een beheerde ze best archiveren, en wordt een volgende periode gestart.
Mogelijke status van een periode:
Status | Gebruik | Zichtbaar voor beheerders | Zichtbaar voor gebruikers | Inschrijvingen mogelijk |
|---|---|---|---|---|
Planning | Tijdens de voorbereiding van een periode (aanmaken groepen, kalender etc) | Ja | Nee | Nee |
Actief | Tijdens de periode | Ja | Ja | Ja |
Archief | Na de periode, nog steeds raadpleegbaar | Ja (in archief, en tabellen als filter) | Nee | Nee |
Niet meer in gebruik | Een periode die je echt niet meer nodig hebt | Nee | Nee | Nee |
...
Om dit voorbeeld toe te passen bewerk je groep “Hip hop 2” en stel je de groep “Hip hop 1” in als vereist traject.
Zie ook groepen (FAQ) https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/36470858/Groepen+-+FAQ#Hoe-kan-ik-een-traject-aanmaken-waarbij-een-bepaalde-groep-verplicht-is-vooraleer-te-kunnen-inschrijven-voor-een-volgende-groep%3F
Inschrijving
Een inschrijving (ook wel “effectieve inschrijving” genoemd) koppelt een lid met een groep. Een inschrijving is geldig voor één bepaalde periode.Bij inschrijving in een groep wordt automatisch de rekening van het lid aangepast. Het lid ziet dan het betreffende te betalen bedrag (van de groep) op zijn rekening verschijnen.
...