...
Betrokken dienen toestemming te geven voor het verwerken van hun gegevens. Dit doet u door een huishoudelijk reglement privacy verklaring te maken en dat bij de SwingIT instellingen in te brengen (Zie Instellingen / GDPR / Privacy verklaring). In dit huishoudelijk reglement deze privacy verklaring documenteert u waarom welke gegevens worden verzameld, met welke reden, en hoe ze worden verwerkt. SwingIT voorziet een template die u kan aanpassen aan uw noden.
...
Concreet: Hoe helpt SwingIT jouw vereniging te voldoen aan de GDPR?
Privacy
...
verklaring
SwingIT zorgt voor een basis privacy policyverklaring, die u kan aanpassen aan uw noden. Zie Instellingen -> / GDPR -> / Privacy verklaring
Huishoudelijk reglement
Link
SwingIT voorziet in een link naar uw huishoudelijk reglement. Uw leden dienen dit reglement te aanvaarden bij inschrijving.
Zie Instellingen -> Inschrijvingen -> URL reglement (onderaan)
Foto's en filmpjes
| Informatie |
|---|
Tip: Voorzie in uw huishoudelijk reglement een regeling voor het gebruik van foto’s en filmpjes: Informeer de betrokkenen dat algemene sfeerbeelden kunnen worden genomen, met welk doel en waar ze gepubliceerd kunnen worden. |
Verdere aanbevelingen:
...
Gebruik enkel groeps- of sfeerfoto’s, tenzij je de expliciete toestemming hebt van de persoon in kwestie
...
Als iemand vraagt om een foto van hem of haar weg te halen of niet te gebruiken, respecteer dit dan altijd
...
Advies rond foto's en filmpjes
Er wordt in de GDPR een onderscheid gemaakt tussen ‘gerichte’ en ‘niet gerichte’ beelden.
“Niet-gericht“ beeldmateriaal
Niet gerichte beelden zijn beelden die niet de intentie hebben bepaalde personen duidelijk in beeld te brengen en zijn eerder sfeerbeelden.
Voor niet gerichte beelden is geen toestemming nodig.
| Urgent |
|---|
Als personen duidelijk weigeren om op de foto te staan, mag je de foto niet nemen |
| Tip |
|---|
We raden je aan om steeds in je privacy verklaring of op je deelnemingsformulier, duidelijk te vermelden dat er sfeerfoto’s kunnen genomen worden, met welk doel, en waar ze gepubliceerd kunnen worden |
“Gericht” beeldmateriaal
De term "gericht" verwijst naar een individueel beeld of een beeld waarin een of meer mensen worden uitgelicht, bijvoorbeeld de traditionele klasfoto of een individuele foto.. Bv: een close-up, een beeld gefocust op een bepaalde persoon, een geposeerde foto, een podium in een wedstrijd, …
| Urgent |
|---|
Voor “gerichte” beeldmateriaal heb je expliciete altijd toestemming nodig: zowel voor het nemen als voor het gebruik van de foto. Je kan daarvoor bv een veld op maat aanmaken. |
Hoe vraag ik toestemming voor gericht beeldmateriaal?
Indien je dit opneemt in je standaard GDPR verklaring, dan stel je de leden voor een harde eis: gericht beeldmateriaal toelaten, of geen lid worden van je vereniging.
Je kan ook de toestemming vragen per event, en daarin specifiëren welk beeldmateriaal je vastlegt, en voor welke doeleinden je dit gebruiktJe kan dit op 2 manieren doen:
Via de privacy verklaring
Voeg een paragraaf toe aan je privacyverklaring waarin je verklaart dat je gerichte beelden maakt tijdens activiteiten en voor welke doelen deze zullen worden gebruikt.
Voorzie in de privacy verklaring een optie om hiervan af te wijken
Voorbeeld:
“Indien je niet wenst dat er gerichte beelden van jou worden gemaakt, gelieve dit dan per e-mail te melden aan …. ”
Via een deelname formulier
Bv voor deelname aan een event kan je een deelname formulier maken (zie Formulieren)
Vermeld op dit formulier duidelijk dat er gerichte beelden zullen worden gemaakt en voor welk doel deze zullen worden gebruikt
Wanneer iemand meldt dat hij niet wenst dat er gerichte beelden van hem worden gebruikt, moet je hier rekening mee houden en geen beeldmateriaal gebruiken waarin de persoon duidelijk in beeld komt.
Voorbeeld 1:
Wij maken niet gerichte en gerichte beelden op onze voorstelling “Dance Dream“ op
...
7 mei 2023 en gebruiken deze voor de productie van een video. Deze video zal te koop worden aangeboden aan de leden. Het deelnemend lid verklaart zich hiermee akkoord. Zie ook onze GDPR verklaring (link).
Voorbeeld 2:
Wij maken niet gerichte en gerichte beelden tijdens onze lessen en gebruiken deze voor educatieve doeleinden binnen de vereniging. De beelden worden niet extern verspreid via sociale media, maar kunnen wel binnen de groep gedeeld worden. Wil je geen opnamen van gerichte beelden, gelieve dat dan vóór de start van de lessen te melden aan
...
info@my_dance_studio.be
Algemene aanbevelingen ivm beeldmateriaal:
Gebruik enkel groeps- of sfeerfoto’s (“niet gericht”), tenzij je de expliciete toestemming hebt van de persoon in kwestie
Als iemand vraagt om een foto van hem of haar weg te halen of niet te gebruiken, respecteer dit dan altijd
Zorg er zeker bij foto’s van kinderen voor dat de beelden niet zomaar door iedereen kunnen worden gedownload of gebruik een watermerk. Zo verhinder je mensen om de foto’s ongecontroleerd te gebruiken
Dataregister
SwingIT zorgt voor een basis dataregister, die u kan aanpassen aan uw noden.
...