...
| Informatie |
|---|
Genummerde ticket verkoop gaat steeds gepaard met online betalingen, de plaatsen kunnen niet gratis worden aangeboden. Er wordt een “fee” gerekend aangerekend per ticketplaats: Een ongenummerde ticket verkoop kan ook voor gratis plaatsen
|
| Tip |
Deze fee is “all in”, dwz incl BTW en ook incl de online betalingskost die geldig is op andere online betalingen |
Hoe gaat dit in zijn werk?
Ticket Verkoop: een Event Type maken
Om de events te kunnen groeperen, bestaat het "Event Type". Dit is niets meer dan Een “Event Type” is een algemene naam (bv “Kamp” of “Show”) voor een groep van aantal events (bv "KampKerst Show" of "Paas Show"), en .
| Informatie |
|---|
Een Event Type is geldig voor 1 periode. |
Om events te kunnen aanmaken heb je eerst dus minstens 1 event type nodig voor de lopende periode.
Maak een Event Type aan:
Kies in het linkse menu: "Events" -> "Event Types"
...
Indien de locatie voor de show/event nog niet bestaat: maak een locatie aan
Beheer -> Locaties -> +Ga naar “Beheer / Locaties” en klik '+' (onderaan)
Vul de naam en het adres in (deze info wordt gebruikt om in google maps de ligging aan te duiden)
...
| Informatie |
|---|
Indien je een ticketverkoop wil organiseren voor je event, dan heb je een zaalplan nodig. Een zaalplan is nodig zowel voor genummerde als voor ongenummerde plaatsen. |
| Tip |
|---|
Je kan mogelijk een zaalplan hergebruiken van een vorig event. |
Heb je een nieuw zaalplan nodig, maak het dan aan:
Ga naar "Events" -> Zaalplannen -> +
Geef het zaalplan een naam, bv "Lotto Arena", en kies de locatie
Indien je met genummerde tickets werkt:
Kruis het vakje "Genummerde plaatsen" aan.
Om het zaalplan aan te maken:
Vraag het zaalplan aan de zaalverhuurder (PDF of XLS bestand)
Niet vergeten: Geef duidelijk aan waar de rolstoelplaatsen zich bevinden aub
Stuur dit in een mailtje aan support@swingit.be Wij maken gratis voor jou het zaalplan aan, gebaseerd op dit bestand
Daarna kan je zelf verder het event aanmaken, gebruik makend van dit zaalplan dat we gratis voor jou importeren
| Urgent |
|---|
Gelieve het zaalplan grondig na te kijken aub. SwingIT maakt voor jou het zaalplan gratis aan. SwingIT is niet verantwoordelijk voor fouten in het zaalplan. |
Event maken
Nu kan voor het Event Type een Event worden gemaakt
Ga naar "Events" -> "Overzicht"
Klik op "Event +" (Onderaan)
Kies het Event Type (bv Kamp, of Show) dat je hierboven gemaakt hebt
Geef de naam van het Event (bv "zomerkamp" of “voorstelling A”)
Kies datum & uur
...
Ticket Verkoop: Je kan genummerde of ongenummerde tickets verkopen bij een Event. Hiervoor dien je eerst een zaalplan aan te maken (zie hierboven: Zaalplan)
Selecteer het gewenste zaalplan voor de ticket verkoop
Max aantal tickets: geef hier het maximum aantal tickets in dat per lid mag aangekocht worden voor dit event. Hierbij houden we ook rekening met tickets aangekocht door ouders.
| Informatie |
|---|
Voor meer info ivm “max aantal tickets”, zie hieronder bij https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/50561177/Ticket+Verkoop#Max-aantal-tickets-per-lid |
Prijs voor 1 ticket: vul in (€)
| Informatie |
|---|
Je vult hier de ticket prijs in, inclusief de 0,50€ “fee” van SwingIT. Dwz als je hier 15€ invult, dan krijg je per verkocht ticket 14,50€ van SwingIT bij de doorstorting van de online betaling |
Ticket kortingen:
Je kan eerst ticket kortingen aanmaken via het menu Tickets / Kortingen:
...
Daarna kan je de kortingen die van toepassing zijn voor dit event hier aanklikken. Wil je meerdere kortingen selecteren, gebruik dan SHIFT-klik of CTRL-klik (of CMD-klik op Mac)
Kleurcode voor tickets: kies een kleur per event. Zo kan je bv verschillende voorstellingen makkelijk onderscheiden: ze krijgen dan elke een andere kleur “banner” bovenaan het ticket. De kleur stel je per event in bij het aanmaken of bewerken van het event.
| Informatie |
|---|
Hiervoor dien je eerst deze optie aan te zetten: |
...
“Info fiche voor toeschouwers”: Hier kan je wat informatie geven aan de toeschouwers ivm dit Event. Zij zien deze info voor en na aankoop van een ticket
Het is een optioneel veld, dus je mag het leeg laten.
Indien je dit invult, dan krijgen kopers dit te zien (vóór de aankoop) als ze klikken op de knop “Info & tickets”. Van daaruit kunnen ze dan doorklikken naar “Koop tickets”. Na aankoop verschijnt deze info ook onder de tickets.
Als je dit veld niet invult, dan gaat de koper direct naar “Koop tickets”
| Tip |
|---|
Je kan hier praktische info in zetten voor je toeschouwers, maar ook bv. een introductie tot de voorstelling. |
Extra's: Je kan bij een Event extra producten of diensten aanbieden (al dan niet tegen betaling). Hiervoor dien je eerst deze producten aan te maken via "Events" -> "Extra's"
...
Maximum aantal tickets per lid
| Informatie |
|---|
In een event type kan je max maximum aantal tickets per lid (incl familie) instellen, op voorwaarde dat de deelnemende groepen bekend zijn. Je kan ook een max maximum aantal tickets instellen in de events zelf. Je kan beide echter niet combineren. Dwz als je een max aantal tickets per lid wil instellen, dan doe je dit op event type niveau OF op event niveau. Als je dit instelt op beide niveaus, dan telt enkel maximum op het event type. |
Stel je dit in op even event type niveau, dan geef je een maximum aan over alle events heen, binnen dat event type.
Deze tabel toont de mogelijke gevallen:
Geval | Event type heeft max aantal tickets ( = max1 ) | Event heeft max aantal tickets ( = max2 ) | Deelnemende groepen toegekend aan event | Gebruiker ROL | Hoeveel tickets kan gebruiker kopen? | Opmerking |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Ja of Nee | Ja of Nee | Ja of Nee | Beheerder | Onbeperkt | Beheerder kan altijd onbeperkt tickets kopen |
2 | Ja | Ja of Nee | Ja of Nee | Docent of gast | max1 | Docent of gast kan max per event type kopen |
3 | Ja | Ja of Nee | Ja | Lid of ouder | #familieleden in deelnemende groepen * max1 | Deelnemende groepen zijn toegekend: max aantal tickets beperkt via het aantal familieleden ingeschreven in die groepen |
4 | Ja | Ja of Nee | Nee | Lid of ouder | #familieleden * max1 | Deelnemende groepen zijn niet toegekend: max aantal tickets beperkt via het aantal familieleden |
5 | Nee | Ja | Ja of Nee | Docent of gast | max2 | Docent of gast kan max per event kopen |
6 | Nee | Ja | Ja | Lid of ouder | #familieleden in deelnemende groepen * max2 | Deelnemende groepen zijn toegekend: max aantal tickets beperkt via het aantal familieleden ingeschreven in die groepen |
7 | Nee | Ja | Nee | Lid of ouder | #familieleden * max2 | Deelnemende groepen zijn niet toegekend: max aantal tickets beperkt via het aantal familieleden |
Voorbeeld
Bv Event type "Kerstshow" heeft 2 events "Show 15u" en "Show 2020u".
Je duidt de deelnemende groepen aan bij het bewerken van de events.
Indien je als max aantal tickets 4 instelt op niveau van het event type "Kerstshow", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 4 tickets verdelen over de 2 shows.
Indien je als max aantal tickets 3 instelt op niveau van het event "Kerstshow 15u", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 3 tickets kopen voor deze show.
| Informatie |
|---|
Let wel Indien de deelnemende groepen aan een event niet gekend zijn (niet zijn toegekend bij het bewerken van het event), dan tellen we eerst alle leden van de familie (ook diegenen die niet deelnemen aan de show). Het max aantal tickets voor een familie is dan het aantal leden in de familie * het max aantal per lid. |
Ticket verkoop openen
Je kan nu de ticketverkoop openen: "Instellingen" -> Tickets -> Ticket Verkoop OPEN
Je kan dit manueel doen, of automatisch laten gebeuren op een bepaalde dag en uur:
...
| Tip |
|---|
Het is aan te raden de ticket verkoop automatisch te openen op een bepaalde dag en uur, en dit minstens 3 dagen op voorhand in te stellen. Wij voorzien dan voldoende server capaciteit om alles vlot te laten verlopen. |
Ticket verkoop gedeeltelijk openen
Je kan de ticketverkoop nog (tijdelijk) gesloten houden voor enkele events terwijl de verkoop voor andere events reeds gestart is:
Ga naar Events / Overzicht
Maak de kolom “Ticket verkoop mogelijk“ zichtbaar via de kolom selectie knop:
...
Nu zie je in de event tabel welke events de ticket verkoop mogelijk is:
Wil je dit wijzigen: selecteer dan een of meerder rijen, en klik op “Selectie / Ticket verkoop mogelijk (of niet mogelijk):
...
| Informatie |
|---|
Om de ticket verkoop effectief te openen is het uiteraard nodig dat de globale ticket verkoop geopend is. Zie hierboven “Ticker verkoop openen”. |
Gastgebruikers en tickets
...
Je kan de ticket verkoop per event opvolgen:
Klik op "Tickets" -> Overzicht
Hier zie je een overzicht van de verkochte tickets.
Je kan een detail lijst van de verkochte tickets zien: Klik op de gewenste Event Naam. Dan "Lijst verkochte tickets"
Voor genummerde ticketverkoop: Je kan de status van de verkoop zien op het zaalplan: klik "zaalplan"
Je kan eveneens checken wie van de deelnemers nog geen tickets kocht (en deze eventueel een herinneringsmail sturen)
...
Begin met een MAXIMAAL zaalplan
Indien je verwacht dat de zaal niet zal uitverkocht zijn kan je in het begin wat plaatsen onbeschikbaar zetten (bv achteraan in de zaal, of eerste rij)
Als de verkoop goed vlot kan je meer plaatsen beschikbaar zetten
Hoe worden genummerde plaatsen toegekend?
...
Klik in het zaalplan op 1 plaats.
Klik dan op 'Startpunt toekenning' (het kleine blokje rechts bovenaan met purperen rand)
...
)
Kan een gebruiker de plaatsen wijzigen?
Dat kan, en wel net vóór betaling. In het winkelwagentje verschijnt naast het ticket een knop “Wijzig Plaatsen“:
...
| Informatie |
|---|
Om dit toe te laten: Zet de optie AAN bij Instellingen / Events & Tickets / Ticket verkoop: |
Zie ook: Ticket verkoop - FAQ