Pagina-vergelijking

...

Een "account" is een combinatie van een e-mail adres en een wachtwoord waarmee iemand zich op je SwingIT site kan aanmelden.

Een account op zich geeft iemand toegang tot de site. De rollen bepalen dan welke rechten iemand krijgt. (Zie rollen)

Beheerders en docenten hebben eveneens een account nodig. Om een extra beheerder account aan te maken: vragen: stuur een mailtje aan support@swingit.be Om een docent account aan te maken: klik Docenten (Docenten Lijst), '+' (onderaan het scherm)

Voor leden ligt dat anders: Jonge leden hebben geen e-mail adres en dus geen account. Toch kunnen ze in de SwingIT database gezet worden als lid.

Voor Als beheerder kan je accounts en rollen beheren via “Beheer / Accounts & Rollen“

Leden zonder account

Jonge leden hebben geen e-mail adres en dus geen account. Toch kunnen ze in de SwingIT database gezet worden als lid zonder account.

Voor deze jonge leden zonder e-mail adres zijn er 2 opties:

1. Hun gegevens kunnen worden aangemaakt en/of gewijzigd door hun ouder(s) of voogd(en), die wel een account heeft(hebben), en de rol "ouder/voogd" hebben.

2. Hun gegevens worden beheerd door een beheerder van de dansschool zelf.

...

Leden met account

Meerderjarige leden die een e-mail adres hebben, kunnen zelf een account maken (vóóraleer ze inschrijven) en hun gegevens daarna zelf beheren. Indien een meerderjarig lid ook een ouder/voogd is, dan kan hij/zij eveneens de gegevens van hun zoon/dochter beheren.

...

Enkel personen die een account hebben kunnen een rol krijgen. (Een account is een combinatie van e-mail adres en wachtwoord waarmee iemand kan inloggen op de site.)  

Een persoon kan ook meerdere rollen krijgen (bv een ouder die ook zelf lid is, of een beheerder die ook docent is)

SwingIT ondersteunt

...

volgende rollen

...

:

• Lid

• Ouder

• Profiel beheerder

• Docent

• Beheerder

• Gast

Deze rollen worden hier onder meer in detail beschreven

Lid rol (danser/speler/lid):

Rechten:

• Eigen account aanmaken

• Inschrijven voor een groep (indien meerderjarig)

• Eigen groepen en docenten bekijkenAndere groepen bekijken (zonder persoonlijke details)

• Eigen aanwezigheden bekijkenEigen profiel beheren (foto, adres, ...)

• Tickets kopen (indien meerderjarig)

• Profielfoto instellenEigen rekening bekijken

Ouder rol

Een ouder kan de gegevens en inschrijvingen van zijn/haar kinderen (leden) beheren

...

• Een of meerdere leden beheren

• Leden toevoegen onder zijn/haar beheer

• Leden inschrijven voor groepen

• Tickets kopen

• Kan betalingen doen

• Rekeningen van zoon/dochter bekijken

Profiel beheerder rol

Een profiel beheerder heeft dezelfde rechten als een ouder. Deze wordt gebruikt om andere volwassenen te beheren die geen account hebben.

Docent rol

De docenten zijn de lesgevers in uw school. Zij vullen ook de aanwezigheidslijsten in.

...

• Eigen profiel beheren (foto, adres, ...)

• Aanwezigheden inbrengen

• Eigen groepen bekijken

• Leden bekijken incl persoonlijke details (optioneel)

• Betalingen van een lid bekijken (optioneel)

• Afhankelijk van de instellingen kan een docent meer (of minder) rechten worden toegekend

Beheerder rol

Een beheerder beheert de club / vereniging.

...

• Alle rechten van een docent

• Dashboard bekijken

• Leden aanmaken (hoewel dit meestal niet nodig is aangezien leden zichzelf online inschrijven)

• Docenten beheren

• Periodes beheren

• Groepen beheren

• Criteria om in aanmerking te komen voor een groep (leeftijden) lid uit groepen verwijderen

• Leden aan groepen toevoegen

• Leden inschrijvingen

• SMS-en sturen

• E-mail sturen

• Alle lijsten en rapporten bekijken

• Kalender beheren

• Events en ticketverkoop beheren

• Financiële data beheren

• Archiveren en de-archiveren 

• Locaties beheren

• Accounts en rollen beheren

• Zich aanmelden onder een ander account (bv om na te kijken wat een lid of docent precies te zien krijgt)

• Openen en sluiten van inschrijvingen

Primair Beheerder rol

• Een primair beheerder heeft de rechten van een Beheerder + het recht om rollen toe te kennen of te verwijderen (zie Accounts & Rollen, wordt aangeduid met een 'P')

• De beheerder die primair beheerder kan nieuwe beheerders aanmaken of hun rol weer verwijderen

• De beheerder die de SwingIT site aanmaakt is de primaire beheerder

• Deze rechten omvatten dus:

  • Toegang tot alle persoonsgerelateerde informatie van de leden (GDPR)

  • Toegang tot alle financiële informatie van de vereniging

• Elke school heeft max maximum 1 primair beheerder.

• Bij uitzondering kan een extra primair beheerder aangevraagd worden (via support@swingit.be).

Gast rol

• Een gast kan tickets kopen als de instellingen dit toelaten

...

Een “contact” is iemand die mogelijk is gelinkt aan een lid, maar geen account heeft. Een contact kan zich dus niet aanmelden. “Contact” is dus geen rol.

Contactinfo kan bevatten:

• Naam (verplicht veld)

• Relatie (bv “tante”)

• e-mail

• Mobiel nummer

• Vast nummer

• Opmerking

Enkel het naam “naam” veld is dus verplicht.

Je kan contacten gebruiken om extra info te koppelen aan een lid, of om wat informatie bij te houden van niet leden. Je kan gekoppelde contacten ook mailen als je mailt aan de leden.

...

Een groep is steeds gekoppeld aan één bepaalde periode. Ook beurtenkaarten, events etc zijn toegekend gekoppeld aan 1 periode. Dit zorgt ervoor dat de financiële resultaten van een periode makkelijk zijn op te vragen

Periodes worden beheerd door een beheerder via "Beheer , Periodes/ Periodes”

"Nadat de periode is afgelopen kan een beheerde ze best archiveren, en wordt een volgende periode gestart.

Mogelijke status van een periode:

...

Een inschrijving (ook wel “effectieve inschrijving” genoemd) koppelt een lid met een groep. Een inschrijving is geldig voor één bepaalde periode. Bij inschrijving in een groep wordt automatisch de te betalen rekening van het lid aangepast. Het lid ziet dan het betreffende te betalen bedrag (van de groep) op zijn rekening verschijnen.

...

• Ik wil de proefles omzetten in een effectieve inschrijving. Dit kan het lid doen door in te schrijven voor de groep. Dan verschijnt het te betalen bedrag op zijn te betalen rekening. Omdat de proefles een plaatsje had gereserveerd in de groep is men zeker dat er nog plaats is.

• Ik wil de proefles niet omzetten in een effectieve inschrijving. De proefles inschrijving dient dan te worden geschrapt door een beheerder. De gereserveerde plaats komt dan weer vrij

Een proefles kan ook door een beheerder worden omgezet in een effectieve inschrijving.

Leden & Inschrijvingen

Een "lid" (kan ook "danser" of "speler" worden genoemd in sommige scholendans- of sportscholen) is een persoon die zichzelf als lid opgaf tijdens registratie, of die door een ouder of beheerder als lid is ingebracht in SwingIT.

...

• De ledenlijst is een lijst met unieke namen van de leden. Deze De ledenlijst bevat alle persoonlijke informatie van het lid zoals naam, voornaam, adres, telefoon etc. De ledenlijst bevat geen informatie over de groepen waarin de leden actief zijn

• .Een lid kan een of meer inschrijvingen hebben voor een bepaalde periode (zie hieronder) en in een groep. Een inschrijving koppelt dus een lid aan een bepaalde groep. Aangezien een lid zich kan inschrijven voor meerdere groepen, kan de inschrijvingslijst meerdere keren dezelfde hetzelfde lid bevatten, maar ingeschreven in een andere groep.

...

Een "combi" is een “combinatie” of een combinatie “pakket” van groepen welke als een geheel door voor dewelke een lid kan gekozen worden bij inschrijving.Het concept gaat nog verder in de zin dat er binnen 1 combi, enkele groepen verplicht kunnen zijn en enkele groepen optioneelin 1 keer inschrijven.

Binnen een combi kunnen enkele groepen zijn en kunnen enkele groepen optioneel zijn.

Dwz als een lid inschrijft voor een combi komt hij automatisch in de verplichte groepen van die combi en kan hij/zij nog enkele optionele groepen erbij kiezen zonder dat zijn/haar rekening wordt verhoogd. Hij/zij krijgt dus 1 prijs te zien op zijn/haar rekening voor de gehele combi.

Via een combi kan ook korting gegeven worden aangezien met zich via een combi inschrijft voor een "combi pakket" van groepen. Dwz een combi heeft steeds een eigen prijsaantal groepen waarbij de prijs van de combi lager kan zijn dan de som van de prijzen van de groepen.

Een beheerder kan de combi's beheren via "Beheer, Combi's". Klik '+' onderaan het scherm om een nieuwe combi aan te maken

...

Groepen, leden of docenten die zijn gearchiveerd verschijnen NIET in de normale lijsten van groepen, leden etc. (tenzij expliciet geselecteerd in een menu bv als je een gearchiveerde periode selecteert in de ledenlijst)Het archief is raadpleegbaar door een beheerder via "Beheer, Archief". Deze gearchiveerde groepen, leden of docenten zijn enkel te raadplegen via het archief (zie “Beheer / Archief”)

"Nieuw" vs "Niet nieuw"

Leden worden bij registratie automatisch als nieuw “nieuw” aangeduid.

Een beheerder kan aan het einde van een periode de nieuwe alle leden als "Niet nieuw" markeren, zodat hij/zij het onderscheid kan maken tussen wie de vorige periode reeds lid was en wie "nieuw" geregistreerd is in de huidige periode. Hoe je dit precies kan doen: zie https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/48955403/Verloop+van+een+periode#2.-Leden-%E2%80%9Cniet-nieuw%E2%80%9D-markeren%3A

Op deze manier kan men de inschrijvingen openen voor reeds bestaande ("niet nieuwe") leden, terwijl nieuwe leden nog niet kunnen inschrijven (Zie Instellingen -> Inschrijvingen -> “Instellingen / Inschrijvingen / Wie kan waarvoor inschrijven)

...

Aanwezigheden worden opgenomen door de docent op de dag van de les.

Aanwezigheidslijsten geven aan wanneer een lid al dan niet aanwezig was in de les (van een groep). Achteraf kunnen per docent, of per lid deze aanwezigheden worden gecheckt. Aanwezigheden worden ingegeven door de docent

Ook een beheerder kan aanwezigheden ingeven of bewerken.

Locaties

Locaties “Locaties” worden gebruikt indien men les geeft op meerdere locaties. Ook voor de organisatie van events worden locaties gebruikt.(Zie Beheer, Locaties)

Events

Een Event of activiteit is een eenmalige gebeurtenis, bv een voorstelling van een show op 5 mei 2019, een kamp in de zomer van 2019, een wedstrijd in januari 2020 enz.

...

Men kan op 2 manieren betrokken zijn bij een event of activiteit:

• Als deelnemer “deelnemer”: Bv dansers in een voorstelling, kinderen in een kamp, spelers in een tornooi

  Zij

  : zij maken zelf deel uit van het event

• Als “toeschouwer”: Bv ouders of sympathisanten die komen kijken

Gebruik van Events

Events kunnen als volgt worden gebruikt :

...

Met ticket verkoop (genummerd of ongenummerd) voor de toeschouwers

...

met of zonder deelnemers en met of zonder publiek.

• Indien men deelnemers wil opvolgen:

  • Wie kan deelnemen?

    • Deelnemende groepen kunnen worden aangeduid

    • Indien geen deelnemende groepen worden aangeduid kunnen alle leden deelnemen

  • Hoeveel kost deelname?

    • Deelname is gratis of betalend

  • Deelname is te bevestigen door de deelnemers of niet te bevestigen

    • Indien deelname te bevestigen is, dan krijgen de mogelijke deelnemers hiervan een melding op hun home scherm als ze zich aanmelden

    • Deelname aan een event kan open of gesloten zijn. (Open: mogelijke deelnemers krijgen de keuze op hun home scherm om deel te nemen, Gesloten: bevestiging deelname is nu niet mogelijk)

...

• Indien men een publiek heeft: Met ticket verkoop (genummerd of ongenummerd) voor de toeschouwers

Hier zijn enkele voorbeelden van het gebruik van events

• Een show kan een of meerdere voorstellingen hebben.Voor een show kunnen tickets verkocht worden aan de toeschouwers, die een elk ticketverkoop hebben naar de toeschouwers toe

• Een kamp kan heeft deelnemers die een zekere prijs voor deelname hebbenbetalen

• Voor een kamp kunnen we bevestiging van deelname vragen aan de leden

• Een kamp kan een maximum aantal deelnemers hebben

Je kan bv het event type "Kamp" maken en verscheidene kampen organiseren onder dit type (bv zomerkamp, paaskamp, ...)

Event types

Een Event Type is een algemene beschrijving van een Event. Bv “Event Type” groepeert een aantal Events zodat ze maklleijker kunnen worden beheerd. Een “Event type” staat dus een niveau boven de Events.

Bv event type "kamp", "voorstelling", "wedstrijd". Een Event Type heeft als events “Kerst Kamp" & “Paas Kamp”. Event type “Voorstelling 2024“ heeft als events “Voorstelling Rood“ en “Voorstelling Blauw”.

Een “Event Type” heeft geen datum of locatie. (Zie Event)

Een Event type laat toe de Events te groeperen zodat ze makkelijker kunnen worden beheerd.

Kalender Activiteiten

. Een event heeft dat wel.

Kalender Activiteiten

Dit zijn alle mogelijke zaken die kunnen verschijnen in de kalender, zoals events, groep sessies, vakanties etc.

...

Een verkocht ticket is betaald en toegekend aan een lid.

"VIP" tickets zijn tickets die gratis worden als verkocht beschouwdgegeven.

Gereserveerd Ticket

Vooraleer een ticket verkocht wordt, komt het even in de status "Gereserveerd". Dit wil zeggen dat het ticket is voorbehouden (gereserveerd) voor die persoon, maar dat de betaling nog niet afgerond is.

Bv Dus als een lid een ticket wil kopen, maar nog niet online heeft betaald (dit kan enkele minuten duren), komt het ticket in deze status. Na betaling is het ticket effectief verkocht.

...

Een zaalplan bepaalt hoe een zaal eruitziet voor ticketverkoop.

GenummerdBij genummerde ticket verkoop, bevat het zaalplan deze informatie:

• Layout van de zaal (plaatsing vd stoelen)

• Per plaats een stoelnummer

• Per plaats aanduiding of het een rolstoel plaats betreft of nietWordt

Een genummerd zaalplan wordt door SwingIT eenmalig aangemaakt op basis van uw input (typisch een PDF of xls bestand)

Niet genummerd:

...

Een niet genummerd zaalplan bevat enkel het aantal plaatsen, geen verdere informatie is vereist.

Velden op maat

Velden op maat laten toe je eigen velden toe te voegen aan leden. Zo kan je extra informatie in de database opslaan die niet standaard wordt voorzien door SwingIT.

...

Je kan zelf formulieren maken die gebruikt worden bij deelname aan events. Je kan de formulieren beheren bij Beheer / Formulieren

...

Een bevraging (of een enquête, of rondvraag, zoals u wil) bestaat uit:

• het opstellen van een formulier

• het aanmaken van de bevraging (naam, start en einddatum)

• het uitsturen van de bevraging

• het bekijken van de reacties

Zie bevragingen

...

Een beurtenkaart geeft het recht aan een lid een aantal beurten (sessies) les te nemen in een groep. Via de aanwezigheden wordt automatisch een "gebruikte" beurt gemarkeerd op de beurtenkaart.

...

MyWeb is een optionele SwingIT module die je toelaat je eigen web pagina's (en dus website) te maken. Hiermee kan je ook web pagina's maken die publiek toegankelijk is, dwz zonder dat de gebruikers zich hoeven aan te melden.

...

Bv een T-shirt kunnen we verkopen in verschillende maten, bv. Small/Medium/Large. Deze maten zijn product varianten van het product "T-shirt"

Andere voorbeelden van product varianten zijn kleur varianten: je hebt T-shirts in rood/blauw enz

Varianten Product varianten hebben meestal dezelfde prijs. Daarom kan je de prijs instellen op het niveau van het product (en laat je de prijs van de variant leeg). Varianten met verschillende prijs zijn ook mogelijk, stel de prijs dan in op niveau van de variant.

Varianten Product varianten kan je een korte beschrijving geven, een gedetailleerde beschrijving en/of tags

...

Aangezien producten mogelijk varianten hebben, kan je geen stock bijhouden van producten zelf, maar wel van product varianten.

Bv: Je bv houdt bij hoeveel T-shirts in maat Small “Small” je in stock hebt.

Je kan per product variant aangeven of je de stock wil bijhouden of niet. Indien dit het geval is, dan wordt er bij elke verkoop het aantal verkochte items eerst gereserveerd gezet, en bij levering wordt het aantal van de stock afgetrokken.

...

• Groepen: inschrijvingen in een groep of reservatie voor een sessie van een groep

• Beurtenkaarten: Aankoop van een beurtenkaart voor een of meerdere groepen

• Combi: aankoop van een combi

• Vaste kost per periode: Bv verzekering

• Event deelname: Deelname een een event bv een kamp

• Tickets: aankoop van tickets voor een event

• Webshop: Aankoop in de webshop

• Kortingen: Elke rekening met een negatief bedrag (bv korting code, manueel toegekende korting, …)

• Andere: Al wat niet in bovenstaande categorieën is onder te brengen

ODS

Bij gebruik van online betalingen met Mollie account van SwingIT worden de gelden wekelijks doorgestort. Voor elke week, wordt dus een “ODS”, een “online doorstorting” aangemaakt, dwz een storting aan de school met een uniek referentienummer (bv ODS123).

Je kan dit ODS referentienummer opzoeken in het zoekvak. Je krijgt dan alle details te zien van de online doorstorting, dus alle betalingen van leden / ouders en de inhouding hierop bij de doorstorting.