Pagina-vergelijking

Je kan via SwingIT genummerde of ongenummerde ticketverkoop organiseren voor events

Hoe gaat dit in zijn werk?

Ticket Verkoop: een Event Type maken

Om de events te kunnen groeperen, bestaat het "Event Type". Dit is niets meer dan Een “Event Type” is een algemene naam (bv “Kamp” of “Show”) voor een groep van aantal events (bv "KampKerst Show" of "Paas Show").

Om events te kunnen aanmaken heb je eerst dus minstens 1 event type nodig voor de lopende periode.

Maak een Event Type aan: 

• Kies in het linkse menu: "Events" -> "Event Types" 

...

• Klik "+" (onderaan) 

• Geef een naam (bv. "Kamp" of "Voorstelling"), en periode in.

• Bij "info fiche voor deelnemers" kan je wat informatie geven aan de leden. Zij zien deze info bij bevestiging deelname aan een Event van dit Event Type. Deze tekst is niet zichtbaar bij de ticket verkoop. Dit veld is niet verplicht. Je kan ook info per Event meegeven, zie hieronder "Event" 

• Bewaren

Locatie

Indien de locatie voor de show/event nog niet bestaat: maak een locatie aan

• Ga naar “Beheer / Locaties” en klik '+' (onderaan)

• Vul de naam en het adres in (deze info wordt gebruikt om in google maps de ligging aan te duiden)

Zaalplan

Heb je een nieuw zaalplan nodig, maak het dan aan:

• Ga naar "Events" -> Zaalplannen -> +

• Geef het zaalplan een naam, bv "Lotto Arena", en kies de locatie 

• Indien je met genummerde tickets werkt:

  • Kruis het vakje "Genummerde plaatsen" aan.

• Om het zaalplan aan te maken:

  • Vraag het zaalplan aan de zaalverhuurder (PDF of XLS bestand)

  • Niet vergeten: Geef duidelijk aan waar de rolstoelplaatsen zich bevinden aub

  • Stuur dit in een mailtje aan support@swingit.be Wij maken gratis voor jou het zaalplan aan, gebaseerd op dit bestand

  • Daarna kan je zelf verder het event aanmaken, gebruik makend van dit zaalplan dat we gratis voor jou importeren

Event maken

Nu kan voor dit het Event Type een Event worden gemaakt

• Ga naar "Events" -> "Overzicht"

• Klik op "Event +" (Onderaan)

• Kies het Event Type (bv Kamp, of Show) dat je hierboven gemaakt hebt

• Geef de naam van het Event (bv "zomerkamp" of “voorstelling A”)

• Kies datum & uur

Event Deelnemers

• Optie "Kies deelnemende groepen": hiermee kan je een event linken aan een of meerdere groepen. Wil je meerdere groepen selecteren, gebruik dan SHIFT-klik of CTRL-klik (of CMD-klik op Mac)

• Optie "Deelname gebaseerd op leeftijd": hiermee kan je leeftijdsgrenzen instellen voor de deelnemers:

  • "Geboren na": Leden kunnen deelnemen als ze geboren zijn NA deze datum (niet inclusief) 

  • "Geboren vóór": Leden kunnen deelnemen als ze geboren zijn VOOR deze datum (niet inclusief) 

• Optie "leden dienen hun deelname te bevestigen": hiermee vraag je de leden van de deelnemende groepen (zie hierboven), of alle leden (indien je geen deelnemende groepen hebt geselecteerd) expliciet om hun deelname te bevestigen. Dwz, zij krijgen op hun home pagina een uitnodiging om deel te nemen. Je kan een maximum aantal deelnemers instellen. Als dit maximum is bereikt krijgen potentiële deelnemers geen uitnodiging meer te zien.

  • Indien deelname dient te worden bevestigd, dan kan je daar ook een prijs voor vragen. Geef de "prijs voor deelname" in. Deze prijs voor deelname is NIET de ticketprijs voor toeschouwers maar een eventuele prijs die de deelnemers dienen te betalen. Als dit niet van toepassing is, laat dan 0 staan.

• Bij “Optie om deelname af te wijzen” kunnen leden ook expliciet bevestigen dat ze NIET deelnemen

• "Info fiche voor deelnemers": Hier kan je wat informatie geven aan de leden ivm dit Event. Zij zien deze info bij bevestiging deelname aan dit Event. Deze tekst is niet zichtbaar bij de ticket verkoop. Je kan hier ook de GDPR in orde brengen door bv te schrijven "Je geeft toestemming voor het maken van film- en fotomateriaal tijdens de voorbereidingen en de events zelf. Dit materiaal kan als promotiemateriaal gebruikt worden."

Events & Docenten

Via de optie “Docenten toewijzen” kan je docenten toegang geven tot de deelnemerslijst van een event

Event met publiek en ticket verkoop

• Ticket Verkoop: Je kan genummerde of ongenummerde tickets verkopen bij een Event. Hiervoor dien je eerst een zaalplan aan te maken (zie verderhierboven: Zaalplan)

• “Info fiche voor toeschouwers”: Hier kan je wat informatie geven aan de toeschouwers ivm dit Event. Zij zien deze info voor en na aankoop van een ticket.

• Extra's: Je kan bij een Event extra producten of diensten aanbieden (al dan niet tegen betaling). Hiervoor dien je eerst deze producten aan te maken via "Events" -> "Extra's" 

• Bewaren

Opmerking: De opties "Kies deelnemende groepen" en "Deelname gebaseerd op leeftijd" kunnen niet tesamen gebruikt worden

Locatie

Indien de locatie voor de show/event nog niet bestaat: maak een locatie aan

• Beheer -> Locaties -> +

• Vul de naam en het adres in (wordt gebruikt om in google maps de ligging aan te duiden)

Zaalplan

Maak nu een zaalplan aan:

• "Events" -> Zaalplannen -> +

• Geef het zaalplan een naam, bv "Lotto Arena", en kies de locatie 

• Indien je met genummerde tickets werkt:

  • Kruis het vakje "Genummerde plaatsen" aan. Genummerde ticket verkoop gaat steeds gepaard met online betalingen.

  • Om het zaalplan aan te maken:

    • Vraag het zaalplan aan de zaalverhuurder (PDF of XLS bestand)

    • Geef duidelijk aan waar de rolstoelplaatsen zich bevinden

    • Stuur dit in een mailtje aan support@swingit.be Wij maken gratis voor jou het zaalplan aan, gebaseerd op dit bestand

  • Daarna kan je zelf verder het event aanmaken, gebruik makend van dit zaalplan

Event

Maak nu een event aan:

• "Events" -> +

• Kies de Show, en geef het event een naam, bv "Event A"

• Kies het zaalplan en vul datum & uur in

• Je kan hier ook één of meerdere betrokken groepen aanduiden. Zo weet SwingIT welke leden betrekken zijn bij dit event en kunnen we opvolgen wie reeds tickets bestelde voor "zijn" event, en wie nog niet. Er kunnen dan ook herinneringsmails worden verstuurd.

• Vul de stoelprijs en de prijs voor deelname in

  • Prijs voor deelname: zie ook hierboven bij de "show". Door hier een andere prijs in te vullen kan je verschillende prijzen voor deelname gebruiken voor verschillende events. Indien je hier 0 laat staan, wordt de prijs voor deelname van de show gebruikt

  • Max aantal deelnemers: hiermee kan je het aantal deelnemers aan het event beperken. Als er geen maximum van toepassing is gebruik dan "0"

  • Bij "Extra info" vult u praktische info aan die de deelnemers te zien krijgen net voor ze de deelname bevestigen aan deze event. 

Max aantal tickets per lid

Ivm ticket verkoop en max aantal tickets per lid:

In een event type kan je max aantal tickets per lid (incl familie) specifiëren, op voorwaarde dat de deelnemende groepen bekend zijn. Je kan ook een max aantal tickets specifieren in de events zelf. Je kan beide echter niet combineren. Dwz als je een max aantal tickets per lid wil instellen, dan doe je dit op event type niveau OF op event niveau. 

...

• Selecteer het gewenste zaalplan voor de ticket verkoop

• Max aantal tickets: geef hier het maximum aantal tickets in dat per lid mag aangekocht worden voor dit event. Hierbij houden we ook rekening met tickets aangekocht door ouders.

• Prijs voor 1 ticket: vul in (€)

• Ticket kortingen:

  • Je kan eerst ticket kortingen aanmaken via het menu Tickets / Kortingen:

...

Daarna kan je de kortingen die van toepassing zijn voor dit event hier aanklikken. Wil je meerdere kortingen selecteren, gebruik dan SHIFT-klik of CTRL-klik (of CMD-klik op Mac)

• Kleurcode voor tickets: kies een kleur per event. Zo kan je bv verschillende voorstellingen makkelijk onderscheiden: ze krijgen dan elke een andere kleur “banner” bovenaan het ticket. De kleur stel je per event in bij het aanmaken of bewerken van het event.

...

• “Info fiche voor toeschouwers”:

  • Het is een optioneel veld, dus je mag het leeg laten. 

  • Indien je dit invult, dan krijgen kopers dit te zien (vóór de aankoop) als ze klikken op de knop “Info & tickets”. Van daaruit kunnen ze dan doorklikken naar “Koop tickets”. Na aankoop verschijnt deze info ook onder de tickets.

  • Als je dit veld niet invult, dan gaat de koper direct naar “Koop tickets”

• Extra's: Je kan bij een Event extra producten of diensten aanbieden (al dan niet tegen betaling). Hiervoor dien je eerst deze producten aan te maken via "Events" -> "Extra's" 

Maximum aantal tickets per lid

Stel je dit in op event type niveau, dan geef je een maximum aan over alle events heen, binnen dat event type.

Deze tabel toont de mogelijke gevallen:

Voorbeeld

Bv Event type "Kerstshow" heeft 2 events "Show 15u" en "Show 2020u".

Je duidt de deelnemende groepen aan bij het bewerken van de events.

Indien je als max aantal tickets 4 instelt op niveau van het event type "Kerstshow", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 4 tickets verdelen over de 2 shows.

Indien je als max aantal tickets 3 instelt op niveau van het event "Kerstshow 15u", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 3 tickets kopen voor deze show. 

Ticket verkoop openen

Je kan nu de ticketverkoop openen: "Instellingen" -> Tickets -> Ticket Verkoop OPEN

Je kan dit manueel doen, of automatisch laten gebeuren op een bepaalde dag en uur:

...

Ticket verkoop gedeeltelijk openen

Je kan de ticketverkoop nog (tijdelijk) gesloten houden voor enkele events terwijl de verkoop voor andere events reeds gestart is:

• Ga naar Events / Overzicht

• Maak de kolom “Ticket verkoop mogelijk“ zichtbaar via de kolom selectie knop:

...

• Nu zie je in de event tabel welke events de ticket verkoop mogelijk is:

• Image Added

• Wil je dit wijzigen: selecteer dan een of meerder rijen, en klik op “Selectie / Ticket verkoop mogelijk (of niet mogelijk):

...

Gastgebruikers en tickets

...

Je kan de ticket verkoop per event opvolgen:

Klik op "Tickets" -> Overzicht

• Hier zie je een overzicht van de verkochte tickets.

• Je kan een detail lijst van de verkochte tickets zien: Klik op de gewenste Event Naam. Dan "Lijst verkochte tickets"

• Voor genummerde ticketverkoop: Je kan de status van de verkoop zien op het zaalplan: klik "zaalplan"

• Je kan eveneens checken wie van de deelnemers nog geen tickets kocht (en deze eventueel een herinneringsmail sturen)

...

Een goede aanpak is:

• Begin met een MAXIMAAL zaalplan

• Indien je verwacht dat de zaal niet zal uitverkocht zijn kan je in het begin wat stoelen plaatsen onbeschikbaar zetten (bv achteraan in de zaal, of eerste rij)

• Als de verkoop goed vlot kan je meer stoelen beschikbaar zetten plaatsen beschikbaar zetten 

Zie ook https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/36470896/Ticket+verkoop+-+FAQ#Hoe-kan-ik-bij-genummerde-ticket-verkoop-een-rij-%22onbeschikbaar%22-zetten-(dus-niet-te-koop-stellen)

Hoe worden genummerde

...

plaatsen toegekend?

Genummerde stoelen plaatsen worden automatisch toegekend door SwingIT.

...

Je kan de plaats waar het automatisch toekennen van de stoelen plaatsen start, zelf instellen: 

• Klik in het zaalplan op 1 stoelplaats.

• Klik dan op 'Startpunt toekenning' (het kleine stoeltje blokje rechts bovenaan met purperen rand)

...

Kan een gebruiker de plaatsen wijzigen?

Dat kan, en wel net vóór betaling. In het winkelwagentje verschijnt naast het ticket een knop “Wijzig Plaatsen“:

...

Zie ook: Ticket verkoop - FAQ