Hier beschrijven we het typisch verloop van een periode: voorbereiding, inschrijving, opvolging, afsluiting. Hoe ziet een periode eruit en hoe wordt SwingIT daarbij gebruikt?
Voorbereiding
Sluit de inschrijvingen (Instellingen, Inschrijvingen: UIT) van de vorige periode
Communiceer aan je leden dat er electronisch wordt ingeschreven
Deel de link naar je SwingIT site mee aan je leden en aan potentieel nieuwe leden
Hulp voor de eindgebruiker bij registratie en inschrijven
Er is een pagina met hulp ter beschikking voor de eindgebruikers. De link naar deze pagina kan je vinden door te klikken op het vraagteken (rechtsboven - enkel in de web versie, niet in de APP)
Daar zie je “Hulp bij registratie en inschrijving”
Leden “niet nieuw” markeren
Vooraleer je een periode afsluit is het een goed idee de huidige leden “niet nieuw” te markeren. Zo kan je hen voorinschrijvingsrecht geven in de volgende periode.
Je doet dit door in de ledenlijst alle leden te selecteren:
Ga naar Leden / ledenlijst
Klik onderaan: Toon alle leden
Klik bovenaan links in de tabel op het witte vierkantje om alle leden te selecteren
Klik “Selectie / Niet nieuw”
Periode aanmaken
Maak een nieuwe periode aan (Beheer, periodes) en stel start en eind datum in.
Docenten aanmaken
Indien de docenten nog niet bestaan vanuit een vorige periode, maak je deze aan: Docenten, '+' onderaan het scherm
Groepen aanmaken
Definitie van de groepen
Maak je nieuwe groepen aan (of kopieer ze van de vorige periode: zie hieronder)
Kies de namen van de groepen
Kies voor elke groep de min & max leeftijd (zie FAQ)
Bepaal de prijzen van de groepen
Stel indien nodig voor je groepen een "korte naam" in, zo zijn de namen korter in de kalender
Optioneel: voor het combineren van groepen in een pakket naar de lid toe - Maak "Combi's" aan (Zie Beheer, Combi's)
Groepen kopiëren
Heb je reeds een vorige periode in SwingIT beheerd, dan kan je groepen kopiëren vanuit een vorige periode naar een nieuwe periode.
Dat doe je als volgt:
Ga naar het groepen overzicht
Selecteer de groepen die je wil kopiëren
Klik "Selectie / Kopieer naar periode ..."Kies de nieuwe periode
Indien je met leeftijdscategorien werkt, kan je de leeftijdsgrenzen automatisch een jaar "opschuiven" zodat je dat niet manueel hoeft te doen. Kies hiervoor de optie "Bij geboortedata 1 jaar bijtellen".
Klik "Bevestigen"
Opmerkingen
Enkel de groep gegevens zelf (bv naam, locatie, docent, ...) worden gekopieerd, geen leden of inschrijvingen. Dwz de nieuwe groepen zijn "leeg".
Een nieuwe groep neemt start en eind datum over van de nieuwe periode, die kan je manueel per groep aanpassen indien nodig
Inschrijvingen openen
Nu de periode en de groepen klaar zijn kunnen de inschrijvingen worden geopend (Beheer, Instellingen, Inschrijvingen AAN)
Je kan ook het veld "Automatisch openen van inschrijvingen voor groepen" gebruiken (bij Instellingen / Inschrijvingen). Hier kan je de inschrijvingen voor groepen automatisch laten openen op een bepaald tijdstip (datum / uur)
Verwacht je dat zeer veel leden tegelijk inschrijven? Gebruik dan zeker dit veld om de inschrijvingen automatisch te openen. Vul datum & tijd minstens 2 dagen op voorhand in. Wij voorzien dan voldoende server capaciteit om alles vlot te laten verlopen. Voor meer info contacteer support@swingit.be
Je kan de leden hulp bieden bij het registreren en inschrijven: er is een HELP pagina ter beschikking voor hen (zie hulp bij registratie en inschrijving)
Vanaf nu kunnen leden inschrijven
Wie krijgt een e-mail notificatie bij inschrijving?
Zie Instellingen, Inschrijvingen, E-mail notificatie na inschrijving
Wil je een bepaalde groep als uitzondering NIET openzetten voor inschrijving, dan kan dit door de groep te zoeken, bewerken, "verberg voor externe inschrijving", bewaren
Behandelen van de inschrijvingen
De nieuwe inschrijvingen komen binnen
Afhankelijk van je instellingen krijgt de beheerder of anderen een e-mail per inschrijving (Beheer, Instellingen, )
Je kan leden van groep switchen indien nodig
Betalingen opvolgen
De leden krijgen hun te betalen rekeningen te zien
Betalingen worden overgemaakt of online uitgevoerd
Bij online betalingen wordt de betalingsstatus volledig automatisch aangepast
Bij overschrijving: Pas de status van de betalingen aan zodra ze binnen komen (betaald / niet betaald)Stuur (semi automatisch)
Gedurende de periode
Aanwezigheden
Aanwezigheden worden opgevolgd door de docenten die per les een aanwezigheidsformulier invullen.
Ook aanwezigheden van docenten kunnen worden doorgegeven. Hun prestaties zijn dan op te volgen onder Docenten / Prestaties
Communicatie
Indien je groepen of individuele leden wenst te mailen of SMS-en dat kan dat via de groep of individuele leden pagina (bovenaan SMS/E-mail)
Statistieken
Gebruik de statistieken uit het beheer-scherm om je vereniging te beheren, om de externe communicatie te verzorgen en voor het verkrijgen van subsidies.
Afsluiten periode
Sluit de periode af door te archiveren (Beheer / Periodes / Kies periode / Bewerk / Archiveer)
De groepen die deel uitmaken van deze periode zullen niet meer open staan voor inschrijving.