| Inhoudsopgave | ||||
|---|---|---|---|---|
|
SwingIT voorziet een automatische synchronisatie van leden met Danssport Vlaanderen. Dit wil zeggen dat je leden (dansers) automatisch kunnen worden aangesloten bij Danssport Vlaanderen en daar dan ook verzekerd zijn.
| Tip |
|---|
Als je lid bent van Danssport Vlaanderen krijg je als club 3% korting op het SwingIT abonnementsgeld (en 10% tijdens het eerste jaar) |
Hartelijk dank aan Danssport Vlaanderen om de API open te stellen voor deze functie.
...
Registreer je als club bij Danssport Vlaanderen
Ga naar je SwingIT site en meld je aan als beheerder
Ga naar Instellingen / Modules en zet “Danssport Vlaanderen leden synchronisatie” AAN
Je krijgt dan een “tab” te zien bij de instellingen “DSV“
...
...
Je hebt dus 3 opties:
Automatische sync van ALLE leden, na inschrijving in groep of combi & betaling
Dit is de meest eenvoudige optie: alle leden worden aan DSV doorgegeven na inschrijving en betaling
2. Automatische sync per groep & combi
Hierbij dien je als beheerder te kiezen welke groepen en combi’s worden doorgegeven aan DSV.
Voor een groep doe je dat vanuit het groepen overzicht. Voor een combi, vanuit Beheer / Combi’s
Selecteer in die tabel een groep of combi, klik dan “Selectie / DSV sync AAN”
3. Automatische sync van leden met een beurtenkaart
Spreekt voor zich: wie een beurtenkaart koopt en betaalt, wordt doorgegeven aan DSV
Verder gebeurt de synchronisatie volledig automatisch!
| Urgent |
|---|
Enkel leden die volledig betaald hebben (of tenminste deel 1 bij betaling in |
...
2 delen) kunnen worden gesynchroniseerd |
| Urgent |
|---|
Als een lid om een of andere reden wordt vrijgesteld van betaling (rekening van 0€), dan wordt dit lid NIET gesynchroniseerd. Dit om te vermijden dat de school onverwachte verzekeringskosten krijgt voor leden die niet hebben betaald |
| Tip |
|---|
Wil je een lid met een rekening van 0€ tóch synchroniseren, dan doe je dat manueel vanuit de ledenlijst: zie hieronder |
Je kan ook steeds een lid “manueel” synchroniseren vanuit de ledenlijst: selecteer een of meerdere leden, klik “Selectie / DSV synchronisatie”:
...
Selecteer daarna “DSV Inschrijven” om het lid effectief in te schrijven in de huidige DSV periode (schooljaar).
Postnummers en gemeenten
DSV vereist dat de leden een geldig postnummer en overeenkomende gemeente opgeven. Dit is niet altijd zo evident, vooral met “oudere” gegevens die zonder validatie werden ingebracht.
SwingIT stelt een automatische “adres cleaner” ter beschikking die automatisch (of semi-automatisch zoals je wil) de postnummers en gemeenten van je leden in orde brengt. Je kan deze vinden onder “Tools / Adres cleaner”
Veel gestelde vragen
Welke leden worden aangesloten bij Danssport Vlaanderen?
Afhankelijk van je instellingen worden alle leden, geselecteerde groepen en/of leden met een beurtenkaart gesynchroniseerd. Je kan als beheerder ook leden manueel synchroniseren en dus aansluiten.
Worden leden met een beurtenkaart ook aangesloten?
Dat gebeurt enkel indien de optie “Synchroniseer leden met een beurtenkaart“ aan staat.
Hoe lang duurt het vooraleer de leden zijn aangesloten?
Dat kan enkele uren tot een dag duren.
Wanneer ontvang ik een factuur voor aansluiting bij DSV?
Enkele dagen na de synchronisatie ontvangt de dansschool een factuur van DSV.
Hoe kan ik als beheerder zien welke leden zijn aangesloten bij Danssport Vlaanderen?
Dat kan je op 2 plaatsen zien:
In de ledenlijst (zie kolom “DSV sync status“)
In het detail scherm van het lid (zoek het lid op via het zoekvak) en klik op de link om het lid te bekijken. Rechts bovenaan, net onder het noodnummer staat DSV info.
Let op! Het is niet omdat iemand een DSV ID heeft, dat hij/zij ook is aangesloten voor een DSV periode, en dus verzekerd is. Enkel leden die zijn aangesloten voor een DSV periode (schooljaar) zijn effectief verzekerd. Dat kan je eveneens nakijken in het detail scherm van het lid.
Hoe kan ik als beheerder de huidige sync status en eventuele issues bekijken?
Kijk bij Leden → DSV Sync issues
Hoe kan ik manueel iemand aansluiten en inschrijven voor de huidige DSSV periode?
Dat kan vanuit de ledenlijst: in het context menu van een lid staan er onderaan 2 opties:
...
De eerste optie “DSV sync” geeft enkel de gegevens door aan DSV, zonder inschrijving.
De tweede optie doet zowel een gegevens sync als een DSV inschrijving incl verzekering
Hoe kent SwingIT mijn DSV club ID?
SwingIT volgt op welke club de DSV synchronisatie aanzet (Instellingen / Modules). Voor deze clubs vragen we het club_id op bij DSV.
Heb jij nog geen club_id staan, onderaan bij Instellingen / DSV? Vraag even aan support@swingit.be om dit te checken.
Ik zie foutmeldingen bij de DSV synchronisatie, wat doe ik hieraan?
Onderstaande tabel beschrijft de foutmeldingen met de correctieve acties
...
Foutmelding
...
Verklaring
...
Correctieve actie
...
DSV: minderjarige heeft gekoppelde ouder nodig voor registratie
...
Minderjarigen kunnen niet worden geregistreerd zonder gekoppelde ouder
...
Koppel een ouder aan het minderjarige lid
...
create_user_account code: 503 reason: Too busy, try again later info={"errors":: "Server too busy, try again later"
...
De DSV servers zijn te zwaar bezet.
...
Wacht de volgende synchronisatie af.
Indien dit langer dan een dag duurt, dan mag u dit melden aan support@swingit.be Dan kijken we na hoe we u kunnen verder helpen
...
DSV API error: create_user_account : 'Please enter an email address for this user account.'
...
Er ontbreekt een e-mail adres bij het lid of de ouder
...
Linken met DSV periodes (schooljaar)
| Urgent |
|---|
Wil je (bv tussen mei en augustus) leden reeds inschrijven leden inschrijven in jouw dansschool voor het volgende schooljaar, lees dit dan aandachtig! |
Synchronisatie van leden met DSV gebeurt telkens voor het HUIDIGE (vandaag lopende) schooljaar.
Maw, een lid dat in juni inschrijft en betaalt, zou bij DSV lid worden voor het op dat moment lopende schooljaar. Dat is waarschijnlijk niet gewenst.
| Informatie |
|---|
Om dit te vermijden kan je een SwingIT periode linken aan een DSV periode. |
Wil je bv in juni inschrijvingen doen voor een nieuwe periode, link die periode dan met het VOLGENDE DSV schooljaar.
Aangezien de inschrijving in juni dan plaatsvindt in een SwingIT periode gelinkt aan dat volgende DSV schooljaar, zal dat lid pas op 1 september van het volgende schooljaar DSV lid worden. Op die manier betaal je als dansschool ook pas in september de lidgelden (en verzekering).
Hoe een periode linken met een DSV schooljaar?
Bij het aanmaken of bewerken van een periode binnen SwingIT (via Beheer / Periodes) kan je die linken met een DSV schooljaar:
...
DSV statuten
DSV vraagt om minstens 1 statuut aan de leden toe te kennen. Je kan de statuten kiezen bij Instellingen / DSV / DSV standaard statuten: Klik “Bewerken”:
...
Dit is de lijst met mogelijke statuten:
Bestuurslid
Clubmedewerker
G-dans (fysiek)
Rock n' roll
Standard, latin, social
Urban
Recreatief lid (standaard/latin/andere vormen van koppeldans)
Recreatief lid (actuele dans: disco/urban/jazz ...)
Trainer
Recreatief lid (breaking)
Recreatief lid (lijndansen)
Competitief lid (standard/latin/andere vormen van koppeldans)
Aerobicvormen (Zumba, Bokwa, bbb, yoga, …)
Andere dansvormen
| Informatie |
|---|
Het is verplicht minstens 1 statuut te kiezen |
Je kan ook per lid (of per groep) extra statuten toevoegen of verwijderen. Dit doe je vanuit de ledenlijst:
Selecteer één of meerdere leden (gebruik eerst de groepen filter indien nodig)
Klik “Selectie / DSV statuut bewerken“
...
Kies “Statuten toevoegen” of “Statuten verwijderen”
Kies de statuten uit de lijst die je wil toevoegen of verwijderen
Klik “Bewaren”