Hoe neemt een docent aanwezigheden op?
Op de dag van de sessie van een groep verschijnt op het home scherm van de docent een uitnodiging om de aanwezigheden op te nemen.
De stappen zijn dus als volgt:
De docent meldt zich aan
Klik op het home scherm op “
Aanwezigheden vandaag“Krijst de aanwezigen aan (dit kan ook allemaal in 1x via de groene V knop)
Klik “Bewaren”
Hoe neemt een docent op een latere dag aanwezigheden op?
Als de dag van de les (sessie) voorbij is kan een docent nog steeds aanwezigheden ingeven of aanpassen:
Ga naar de kalender
Klik op de sessie
Klik op “Meer info”
Indien er reeds aanwezigheden zijn ingebracht (of als er reservaties zijn) dan zie je die nu staan
Klik rechts bovenaan de tabel (of net onder de tabel) op “Bewerk”
Vul de aanwezigheden in
Klik “Bewaren”
Hoe neemt een docent aanwezigheden op van groepen, waarvan hij/zij niet zelf de docent is?
Dit kan bv voorkomen bij een vervanging
Hiervoor dient deze optie AAN te staan: Instellingen / Rechten / Docent Rechten
De docent zoekt de groep (bv via groepenoverzicht of zoekvak ), en in de sectie van de aanwezigheden kan hij/zij klikken op de datum/uur van de sessie.
Dan bovenaan: klik “Bewerk”:
De docent wordt dan voor die sessie ook automatisch toegevoegd.
Deze groep / sessie verschijnt dus niet op de home pagina van deze docent omdat de docent niet is gelinkt aan die groep.
Hoe neemt een beheerder aanwezigheden op?
Hiervoor zijn 2 opties:
Vanuit de kalender:
Ga naar de kalender
Klik op de sessie waarvoor je aanwezigheden wil opnemen
Klik “Info & Reservaties” of “Meer info”. (afhankelijk van je instellingen)
Je ziet een tabel met aanwezigheden (of reservaties als de sessie nog niet voorbij is en Reservaties staan AAN)
Klik “Bewerk” rechts bovenaan in de tabel of ONDER de tabel
2. Vanuit de groep:
Zoek de groep
Vanuit het groep scherm, ga naar de tabel met de sessies en klik op de sessie waarvoor je aanwezigheden (of reservaties) wil inbrengen
Je ziet een tabel met aanwezigheden (of reservaties als de sessie nog niet voorbij is en Reservaties staan AAN)
Klik “Bewerk” rechts bovenaan in de tabel of ONDER de tabel
Hoe kan ik een lid dat niet ingeschreven is in een groep (of niet gereserveerd heeft voor een sessie) als aanwezig aanduiden?
Ga naar de groep (bv via Groepen -> Overzicht, klik op de groep naam)
Klik op de betreffende aanwezigheid
Klik "Bewerken" knop (helemaal onderaan de tabel)
Onder het vak "Opmerkingen": klik op het knopje met het '+' teken om een lid toe te voegen
Er verschijnt een nieuwe selectie box: kies hier het toe te voegen lid en klik "Bewaren"
Je kan nu de aanwezigheden bewerken incl het lid wie geen deel uitmaakt van de groep
Vanaf wanneer kunnen we aanwezigheden opnemen?
Vanaf de start van een sessie kunnen aanwezigheden worden opgenomen.
Als je een sessie bekijkt die nog niet is gestart, is het mogelijk reservaties aan te passen (indien reservaties AAN staan), geen aanwezigheden.
Waarom is het '+' teken verwijderd in de groepen tabel / aanwezigheden?
Hier is wat achtergrond info voor nodig. Sinds juli 2020 is een nieuw kalender systeem in gebruik genomen. De voornaamste redenen zijn de volgende:
Betere koppeling tussen de kalender en aanwezigheden / reservaties / beurtenkaarten
Alle sessie zijn zichtbaar in de kalender
Uitzonderingen zijn makkelijk aan te geven (bv ander tijdstip, andere dag, andere locatie)
Schrappen van een sessie neemt automatisch de reservaties / beurtenkaarten in rekening
Duidelijk info ivm vakanties
Voor vakantie periodes worden alle groep sessies automatisch onderbroken.
Niet nodig om dit in alle groepen aan te geven
Duidelijke info naar leden / ouders / docenten wanneer de groep sessie plaatsvinden (uitzonderingen, vakantie)
Onregelmatige sessie zijn makkelijk te beheren in de kalender
Vroeger waren enkel groepen mogelijk met vaste oefen dag / uur
Persoonlijke kalender bruikbaar buiten SwingIT (bv smartphone)
Deze kalender geeft mijn persoonlijke sessie aan
3 types kalender, ook te gebruiken buiten SwingIT
Persoonlijke kalender
Groep kalender
Globale kalender
Het '+' teken bij de aanwezigheden diende vroeger om snel een extra sessie toe te voegen en daarvan onmiddellijk de aanwezigheden in te brengen. Omdat er toen een minder strikte link was met de kalender wat dat OK.
Dit is vandaag echter een uiterst uitzonderlijke actie, die in vele gevallen tot onduidelijkheden kan leiden:
Als de sessie nog niet bestond, dan weten de leden / ouders / docenten dit ook niet (stond niet in hun kalender)
Als een nieuwe sessie wordt gemaakt, dan houdt die geen rekening met reservaties / beurtenkaarten teller / betaling per sessie voor een eventueel wél bestaande sessie op dezelfde dag
Vandaar dat deze knop werd verwijderd. Je neemt best aanwezigheden op via bovenstaande manier van werken.
Als je echt een nieuwe groep sessie wil toevoegen, dan kan dit via de globale kalender of via de groep kalender.
Hoe kan ik de leden zelf hun aanwezigheid laten bevestigen aan de ingang met de QR code scanner?
Je kan aan de ingang van je zaal een QR code scanner plaatsen waar de leden (Of iemand anders) de persoonlijke QR code kan scannen van iemand die binnenkomt. Hiermee wordt zijn/haar aanwezigheid voor de groep/les geregistreerd.
Hoe gaat dot in z’n werk?
Bij Instellingen / QR:
Zet de persoonlijke QR code aan
Hiermee krijgt elk lid op een eigen QR code toegekend
Kies een Hardware scanner
Zie ook Instellingen / QR
Koppel de scanner aan een PC waarop een beheerder account is aangemeld. Die PC stel je best niet te zichtbaar op
Op deze PC meld je aan, als beheerder en ga je naar de pagina Groepen (of Lessen)/QR scan aanwezigheden:
Je ziet daar dan dat de QR scanner actief is:
Bij het binnenkomen scant elk lid z'n QR code. Deze QR code is te vinden -als een lid is aangemeld- rechtsboven in het persoonlijk menu:
Het systeem registreert de aanwezigheden van de les op die dag automatisch voor dat lid
Hoe kunnen leden of ouders een afwezigheid melden?
Zet deze optie bij “Instellingen / Modules“ AAN:
Een aangemeld lid of ouder kan dan via de kalender een afwezigheid op voorhand melden:
Klik op een sessie (les) in de kalender
Kies “Afwezigheid melden”:
Indien een ouder is aangemeld, dient hij/zij het lid te selecteren (indien meerdere kinderen)
Geef eventueel de reden voor afwezigheid in
Klik “Bevestigen”
Hoe kan een beheerder de gemelde afwezigheden opvolgen?
In de kalender: klik op een sessie
Klik op het info icoontje voor die sessie
De beheerder krijgt dan een tabel met de aanwezigheden / afwezigheden te zien. Ook de reden voor afwezigheid is zichtbaar:
Kunnen docenten aanwezigheden / afwezigheden opvolgen?
Ja, van hun eigen groepen kunnen docenten dit opvolgen.
Docenten kunnen ook aanwezigheden / afwezigheden van andere groepen opvolgen indien deze optie AAN staat:
