De handleiding legt uit hoe de automatische synchronisatie werkt tussen SwingIT en Danssport Vlaanderen.
Veel gestelde vragen
Welke leden worden aangesloten bij Danssport Vlaanderen?
Afhankelijk van je instellingen worden alle leden, geselecteerde groepen (of combi) en/of leden met een beurtenkaart gesynchroniseerd. Je kan als beheerder ook leden manueel synchroniseren en dus aansluiten.
Voor automatische synchronisatie is steeds een betaling vereist (meer dan 0€). Bv inschrijving in een groep of aankoop van een beurtenkaart.
Bij betaling in 2x is volledige betaling van deel 1 voldoende voor synchronisatie
Wil je leden synchroniseren die nog niet betaald hebben, dan kan je dat manueel doen. Zie hieronder.
Worden leden met een beurtenkaart ook aangesloten?
Dat gebeurt enkel indien de optie “Synchroniseer leden met een beurtenkaart“ AAN staat.
Hoe lang duurt het vooraleer de leden zijn aangesloten?
Dat kan enkele uren tot een dag duren.
Wanneer ontvang ik een factuur voor aansluiting bij DSV?
Enkele dagen na de synchronisatie ontvangt de dansschool een factuur van DSV.
Hoe kan ik als beheerder zien welke leden zijn aangesloten bij Danssport Vlaanderen?
Dat kan je op 2 plaatsen zien:
In de ledenlijst (zie kolom “DSV sync status“)
In het detail scherm van het lid (zoek het lid op via het zoekvak) en klik op de link om het lid te bekijken. Rechts bovenaan, net onder het noodnummer staat DSV info.
Het is niet omdat iemand een DSV ID heeft, dat hij/zij ook is aangesloten voor een DSV periode, en dus verzekerd is. Enkel leden die zijn aangesloten voor een DSV periode (schooljaar) zijn effectief verzekerd. Dat kan je eveneens nakijken in het detail scherm van het lid.
Hoe kan ik als beheerder de huidige sync status en eventuele issues bekijken?
Kijk bij Leden → DSV Sync issues
Hoe kan ik als beheerder manueel iemand aansluiten en inschrijven voor de huidige DSV periode?
Dat kan vanuit de ledenlijst: in het context menu van een lid staan er onderaan 2 opties:
De eerste optie “DSV sync” geeft enkel de gegevens door aan DSV, zonder inschrijving.
De tweede optie doet zowel een gegevens sync als een DSV inschrijving incl verzekering.
Kijk daarna steeds na bij het lid of hij/zij in de DSV periode is ingeschreven, zo ben je zeker dat hij/zij is verzekerd
Hoe kan ik als beheerder manueel meerdere leden tegelijk aansluiten en inschrijven voor de huidige DSV periode?
Ga naar de ledenlijst
Selecteer een aantal leden
Klik “Selectie / DSV Inschrijving“
Bevestig je keuze
Hoe kan ik een docent aansluiten bij DSV?
Het is op dit moment niet mogelijk docenten automatisch aan te sluiten bij DSV, omdat deze optie nog niet voorzien is door DSV.
DSV zegt hierover het volgende:
Docenten kunnen aansluiten als lid of als docent
Als ze de voordelen van het docentenlidmaatschap wensen, kunnen ze aansluiten als docent (25 euro).
Dat doen de docenten zelf door het formulier op onze website in te vullen (of de club kan dit voor hen doen): Inschrijven als docent (http://danssportvlaanderen.be )
Als ze deze voordelen niet wensen, maar toch de docenten wensen te verzekeren, kan je deze gewoon aansluiten als lid en loopt de aansluiting via de API, dwz door hen als lid aan te geven binnen SwingIT en hen via die weg te synchroniseren en dus aan te sluiten bij DSV
Hoe kent SwingIT mijn DSV club ID?
SwingIT volgt op welke club de DSV synchronisatie aanzet (Instellingen / Modules). Voor deze clubs vragen we het club_id op bij DSV.
Heb jij nog geen club_id staan, onderaan bij Instellingen / DSV? Vraag even aan support@swingit.be om dit na te kijken.
Ik zie foutmeldingen bij de DSV synchronisatie, wat doe ik hieraan?
Onderstaande tabel beschrijft de foutmeldingen met de correctieve acties
Foutmelding | Verklaring | Correctieve actie |
|---|---|---|
DSV: minderjarige heeft gekoppelde ouder nodig voor registratie | Minderjarigen kunnen niet worden geregistreerd zonder gekoppelde ouder | Koppel een ouder aan het minderjarige lid |
DSV: ouder heeft zelfde voornaam & familienaam als zoon/dochter, kan deze niet registreren | Ouder van het lid heeft zelfde voornaam en familienaam als het lid zelf. Daarom kan de ouder niet worden geregistreerd bij DSV. Hierdoor kan ook het lid zelf niet worden geregistreerd. | Zoek de ouder op, en pas de naam van lid of ouder aan. |
create_user_account code: 503 reason: Too busy, try again later info={"errors":: "Server too busy, try again later" | De DSV servers zijn te zwaar bezet. | Wacht de volgende synchronisatie af. Indien dit langer dan een dag duurt, dan mag u dit melden aan support@swingit.be Dan kijken we na hoe we u kunnen verder helpen |
DSV API error: create_user_account : 'Please enter an email address for this user account.' | Er ontbreekt een e-mail adres bij het lid of de ouder | Kijk het lid en zijn ouder(s) na en voorzie hen van een correct e-mail adres |
Ik krijg een mail van DSV waarin sprake is van foutieve DSV lidnummers. Hoe zit dat?
We hebben op 19 oktober 2021 vastgesteld dat de lidnummers die werden doorgegeven aan SwingIT niet de correcte Danssport Vlaanderen lidnummers zijn.
Danssport Vlaanderen heeft dit ook bevestigd, en heeft de betrokken clubs hierover een mail gestuurd.
Wat wil dit zeggen?
Indien je vorig jaar lidnummers had ingebracht via een import, dan zijn deze waarschijnlijk correct
Indien je dit schooljaar lidnummers hebt ontvangen via DSV synchronisatie dan zijn deze niet correct
Daarom worden de DSV lidnummers, binnen SwingIT tijdelijk niet meer getoond.
In de mail van DSV kan je vinden hoe je de juiste lidnummers -indien nodig- kan opvragen.
Belangrijk is dat de verzekering wél in orde is, voor de leden ingeschreven in een DSV periode (schooljaar).
We werken samen met DSV aan een oplossing. Dit kan wel enkele weken duren.