Je hebt altijd een zaalplan nodig, zowel voor genummerde als voor ongenummerde ticket verkoop.
Voor ongenummerde ticketverkoop kan je het zaalplan zelf aanmaken via “Tickets / Zaalplan”. Je geeft dan enkel naam van de zaal, eventuele locatie en het aantal plaatsen.
Je hebt altijd een zaalplan nodig, zowel voor genummerde als voor ongenummerde ticket verkoop.
Voor genummerde ticketverkoop stuur je het zaalplan in pdf of in xls formaat naar “support@swingit.be”. Wij maken het zaalplan voor jou gratis aan.
Ga naar beheer van je event: Events
Klik op het event
Klik "zaalplan"
Selecteer de plaatsen (klik op de plaatsen of selecteer een volledige rij door op het kleine pijltjes te klikken rechts van de rij)
Klik bovenaan op het WITTE vakje "Onbeschikbaar"
Deze plaatsen zijn nu gemarkeerd als onbeschikbaar (wit) en worden dus niet verkocht bij de ticket verkoop
Dat gaat als volgt:
Ga naar Tickets / Kortingen
Klik op de '+' links onder de tabel “Nieuwe ticket korting“
Geef naam en bedrag van de korting in en bewaar deze.
Ga nu naar het event waarvoor je tickets verkoopt, en bewerk het event.
Bij kortingen klik je de kortingen aan die van toepassing zijn.
De korting moet in grijs (of blauw) aangeduid zijn. Zoniet is ze niet actief! Klik de korting aan en bewaar het event om zeker te zijn! |
Bewaar het event.
Ga naar beheer van je event: Events
Klik op het event
Klik "Status verkoop op zaalplan"
Selecteer de plaatsen (klik op de plaatsen of selecteer een volledige rij door op het kleine pijltjes te klikken rechts van de rij)
Klik bovenaan op het RODE vakje "Toegekend-VIP"
Vul de tekst in om te onthouden aan wie dit is toegekend. Let op: Deze tekst is zichtbaar op het ticket!
Deze plaatsen zijn nu toegekend aan deze VIPs (rood) en worden dus NIET verkocht bij de ticket verkoop
Je dient deze tickets dan zelf te mailen aan de VIPs
Ga naar beheer van je event: Events
Klik op het event
Bij “Verkoop” staat rechts onderaan een knop “VIP tickets toekennen“. Klik op deze knop.
Geef de naam aan wie je de tickets toekent. Kies het aantal tickets, en het account aan wie je deze gratis tickets wil toekennen (account is niet verplicht).
Klik "Bewaren"
De toekekende tickets verschijnen in de lijst van de verkochte tickets, en komen zichtbaar in het account dat eventueel werd geselecteerd
Je dient deze tickets eventueel zelf mailen aan de VIPs
Ga naar het ticket (bv vanuit het zaalplan, of vanuit de lijst verkochte tickets)
Klik “Download als PDF”, of “E-mail aan mezelf”
Druk het ticket af indien gewenst
Bezorg het ticket aan uw VIP contact (via e-mail of op papier of …)
Ga naar beheer van je event: Events
Klik op het event
Klik "Status verkoop op zaalplan"
Selecteer de plaatsen (klik op de plaatsen of selecteer een volledige rij door op het kleine pijltjes te klikken rechts van de rij)
Klik bovenaan op het ORANJE vakje "Gereserveerd"
Kies het account (e-mail adres) van de persoon
Deze plaatsen zijn nu gereserveerd voor deze account
Deze persoon dient deze tickets DEZELFDE DAG te betalen. Elke nacht worden onbetaalde, gereserveerde tickets automatisch verwijderd, en dus opnieuw in verkoop gebracht! |
Na betaling kan deze persoon de tickets vinden onder zijn account
Als je ons het zaalplan aanlevert (bv in pdf of xls), dan kan je daarop de rolstoelplaatsen aanduiden. Wij markeren die dan zodat ze bij voorkeur als rolstoelplaats worden verkocht. Als de zaal bijna volzet is, worden deze plaatsen ook als gewoon ticket verkocht.
Bij aankoop kan men aanduiden of een rolstoelplaats gewenst is. Indien nog een plaats voor een rolstoel beschikbaar is, wordt deze toegekend. Bijhorende tickets zullen naast de rolstoeplaats worden toegekend.
Als de zaal bijna is uitverkocht, zullen rolstoelplaatsen worden verkocht als normale plaatsen.
Ga naar beheer van je event: Events
Klik op het event
Klik "Status verkoop op zaalplan"
Selecteer de plaatsen (klik op de plaatsen of selecteer een volledige rij door op het kleine pijltjes te klikken rechts van de rij)
Klik bovenaan op het GROENE vakje "Verkocht"
Vul een opmerking in: bv. aan wie verkocht
Vul indien nodig de prijs in
Ontvang de betaling (dit kan in dit geval NIET online)
Deze plaatsen worden nu als BETAALD beschouwd
Informeer de koper over de plaatsnummers
Deze tickets verschijnen onder de account van de beheerder die deze actie uitvoert. Hij/zij kan ze downloaden en eventueel doorsturen aan de koper |
Plaatsen worden automatisch toegekend zodat er zo weinig mogelijk plaatsen leeg blijven. Vanuit het winkelmandje kan men de plaatsen nog wijzigen.
Ja, dat kan. Zij kunnen dat doen via een gast-account waarvoor we enkel een e-mail adres vragen om de tickets naartoe te sturen. Er worden geen andere persoonsgegevens gevraagd.
Om dit toe te laten, zet de optie aan bij Instellingen / Events & Tickets:
Normaal worden gezamelijk aangekochte plaatsen op 1 ticket getoond en dus samen afgedrukt. Dat wil zeggen dat als iemand 3 plaatsen koopt, die als 1 ticket worden afgedrukt.
Wil je aparte tickets (dus 1 individueel ticket per plaats), dan kan dat via deze knop, zichtbaar onder het ticket:
Dit is enkel van toepassing voor genummerde ticket verkoop. Bij ongenummerde ticketverkoop is dit niet nodig omdat je enkel het aantal gescande tickets hoeft te weten. Dat kan je instellen in de zgn “manuele” mode. Zie https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/36470896/Ticket+verkoop+-+FAQ#Hoe-kan-ik-tickets-scannen-aan-de-ingang-van-een-event-(QR-code)%3F |
Ga naar Instellingen / QR:
Zie je deze QR optie bij de instellingen niet staan, vraag dan via een mailtje aan support@swingit.be om deze te activeren. |
Kies voor de software of hardware scanner (deze laatste is aan te kopen)
De software scanner gebruikt vrij veel energie, als je hem lang wil gebruiken op smartphone of tablet, voorzie dan een reserve batterij, of een aansluiting op een adaptor |
Voor gebruik van de scanner en de types van scanner die we ondersteunen: zie https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/47907001/Instellingen+-menu#QR
SwingIT voorziet QR code scan software die kan gebruikt worden op een laptop, smartphone of tablet.
Hiermee kan je aan de ingang van een event tickets scannen en de toegang registreren van aanwezigen. Zo kan je vermijden dat een ticket meerdere malen wordt gebruikt.
Je bent niet verplicht deze scan software te gebruiken, je kan ook manueel de tickets controleren, maar dat weet je niet zeker of een ticket 2 keer werd gebruikt.
Bij genummerde ticket verkoop is het doorgeven van tickets (door de koper aan iemand anders) eigenlijk niet mogelijk omdat de tickets elk een eigen nummer hebben. Bij ongenummerde ticketverkoop kan je het gebruik van de scan software zeker overwegen. |
Vraag support@swingit.be voor meer info.
Als de QR scanner is ingeschakeld, verschijnt een extra optie bij het “Tickets” menu:
Gebruik van de QR scanner voor tickets:
Meld je aan als beheerder op een smartphone / tablet / laptop met camera
Klik QR Scanner (zie hierboven)
Als je een software scanner gebruikt, dan vraagt deze toegang tot de camera. Sta dit toe.
Er zijn 2 “modes” : AUTO en MANUEEL. Klik op deze knop om de mode te switchen.
AUTO:
Bij een scan in AUTO mode worden alle plaatsen geregistreerd. Dwz als je een ticket van 5 plaatsen scant, dan worden er 5 aanwezigen geregistreerd.
MANUEEL:
Klik op ‘+', '-’ om het aantal personen aan te passen. Hiermee kan je bv voor een ticket van 5 plaatsen, er slechts 3 registreren.
Hetzelfde ticket kan dan worden gebruikt voor nog eens 2 plaatsen
Je kan de ticket verkoop manueel openen, of automatisch openen op een bepaalde dag/uur:
"Instellingen" -> Tickets -> Ticket Verkoop
Het is aan te raden de ticket verkoop automatisch te openen op een bepaalde dag en uur, en dit minstens 3 dagen op voorhand in te stellen. Wij voorzien dan voldoende server capaciteit om alles vlot te laten verlopen. |
Ja, je kan voor bepaalde events de ticketverkoop openen terwijl de ticketverkoop voor andere events nog niet geopend is.
Als een beheerder de ticket verkoop opent (zie hierboven), dan verschijnt op de home pagina (bij iedereen) automatisch een knop om tickets te bestellen:
Na klikken op “Koop tickets” wordt de gebruiker omgeleid naar een eventuele wachtrij (enkel bij de start van de ticketverkoop).
Daarna kan de gebruiker het event selecteren en de hoeveelheid tickets aankopen:
Heb je een info fiche ingesteld voor het event, dan krijg je die hier te zien:
Na klikken op “Koop tickets” komt de gebruiker op het scherm om de tikets aan te kopen:
Dan komen de tickets in het winkelwagentje terecht en kunnen ze worden betaald:
Aangekochte tickets worden automatisch per mail verzonden aan de koper.
Wil de koper de tickets online bekijken, dan kan hij/zij ze zien staan, na aanmelden, op de home pagina:
Een geannuleerd ticket order is oorspronkelijk wel verstuurd via e-mail aan de koper, dus hij/zij heeft dat ticket (of die tickets) wel in bezit. Je dient hem/haar te informeren dat dit ticket niet meer geldig is en dat deze plaatsen weer in verkoop zijn gezet! |
Je kan een ticket order annuleren. Dat gaat als volgt:
Meld je aan als beheerder
Ga naar Ticket / Verkochte tickets
Zoek het ticket dat je wil annuleren en klik op het ticket symbool:
Je krijgt nu het ticket te zien
Hier kan je het ticket verwijderen (annuleren)
Je kan hier dan de reden van annulering ingeven
Klik “Bevestigen”
De plaatsen komen nu opnieuw te koop
Deze plaatsen worden dus een 2e keer verkocht. Let op dat de oorspronkelijke koper dit ticket niet gebruikt. Bij een eventuele QR scan zal deze scan een foutboodschap geven omdat het ticket niet meer bestaat. |
Verwijderde tickets worden niet automatisch terugbetaald |
Je kan geen individuele plaatsen uit een ticket order van meerdere plaatsen annuleren.
Je kan wel het hele ticket order annuleren. |
Neen. Dat dient een beheerder zelf te regelen.
Ja, dat kan op dezelfde manier als hierboven beschreven voor een “normaal” ticket.
Een betaald ticket kan niet worden verplaatst. Je kan het wel annuleren (zie hierboven), en dan de koper een ander ticket laten kopen.
Bewerk het event type. Voeg daar de sponsor logo’s toe aan het veld “Extra info op de tickets“
Gebruik hiervoor steeds afbeeldingen via een upload van je computer, niet via een link (dat zou niet werken bij het mailen van de tickets) |
Nee, de ticket verkoop werkt niet voor volledig gratis tickets. Er is extra server capaciteit en support nodig, dus daar staat een (kleine) prijs tegenover in de vorm van de “fee” op de online betaling van de ticketprijs.
Een ticket verkoop kan enkel via online betaling gebeuren |
Ja.
Als je de ticket verkoop opent op jouw site, staat die voor iedereen open. Dus dat is niet zo handig om te testen.
Je kan aan support@swingit.be een test account vragen op onze experimentele site. Daar kan je naar hartelust de ticketverkoop testen. |
Je kan aan een ticket extra info toevoegen, bv begeleidende tekst of logo’s of andere afbeeldingen.
Dat doe je als volgt:
Ga naar het event type waar de ticket verkoop bij hoort
Bewerk het event type
Vul het veld aan “Extra info op de tickets“
Bewaren
Laat de automatische checklist lopen om na te kijken wat er aan de hand is:
Ga naar Instellingen / Events & Tickets en klik op “automatische checklist“:
Of loop manueel de volgende checklist af:
Staat de ticket verkoop open?
Zie “Instellingen / Events & Tickets / Ticket verkoop”
Staan de online betalingen AAN? (Zie Instellingen / Financieel)
Is het event type actief, dus “niet gearchiveerd”?
Zie linkse menu “Events / Event Types”, klik op het event type. Hier mag niet “Gearchiveerd“ staan
Is de periode van het event type actief?
Zie linkse menu “Events / Event Types”, klik op het event type. Bij de periode mag niet “Gearchiveerd“ staan
Heeft het event een zaalplan? (zie “Events / Overzicht” klik op het event, klik “Bewerk”)
Heeft het event een datum in de toekomst?
Ga naar het event, en bekijk de datum
Staat de ticketverkoop van dat specifieke event open?
Zie linkse menu “Events / Overzicht“:
Indien die niet open staat, selecteer dan de rij, en klik “Ticket verkoop mogelijk”:
Zie ook: Ticket Verkoop