...
Voor deze jonge leden zonder e-mail adres zijn er 2 opties:
Hun gegevens kunnen worden aangemaakt en/of gewijzigd door hun ouder(s) of voogd(en), die wel een account heeft(hebben), en de rol "ouder/voogd" hebben.
Hun gegevens worden beheerd door een beheerder van de dansschool zelf.
Meerderjarige leden die een e-mail adres hebben, kunnen zelf een account maken (vóóraleer ze inschrijven) en hun gegevens daarna zelf beheren. Indien een meerderjarig lid ook een ouder/voogd is, dan kan hij/zij eveneens de gegevens van hun zoon/dochter beheren.
...
Een primair beheerder heeft de rechten van een Beheerder + het recht om rollen toe te kennen of te verwijderen (zie Accounts & Rollen, wordt aangeduid met een 'P')
De primair beheerder kan nieuwe beheerders aanmaken of hun rol weer verwijderen
De beheerder die de SwingIT site aanmaakt is de primaire beheerder
Deze rechten omvatten dus:
Toegang tot alle persoonsgerelateerde informatie van de leden (GDPR)
Toegang tot alle financiële informatie van de vereniging
Elke school heeft max 1 primair beheerder
Gast
Een gast kan tickets kopen als de instellingen dit toelaten
Contact
Een “contact” is iemand die mogelijk is gelinkt aan een lid, maar geen account heeft. Een contact kan zich dus niet aanmelden.
Contactinfo kan bevatten:
Naam (verplicht veld)
Relatie (bv “tante”)
e-mail
Mobiel nummer
Vast nummer
Opmerking
Enkel het naam veld is dus verplicht.
Je kan contacten gebruiken om extra info te koppelen aan een lid, of om wat informatie bij te houden van niet leden.
Je kan gekoppelde contacten ook mailen als je mailt aan de leden.
Periode
Een periode is een tijdspanne gedurende dewelke groepen les krijgen en een inschrijving dus geldig is.
Bv: Een school kan werken met een periode van een schooljaar, een kwartaal of bv. per half jaar.
Een periode heeft een naam en een start- en eind datum. Deze data worden bv gebruikt in de kalender om te bepalen wanneer lessen van een bepaalde groep starten en eindigen.
Urgent |
---|
Hoewel het technisch mogelijk is periodes te laten overlappen in de tijd is dit niet echt aan te raden. Dit heeft namelijk een aantal gevolgen. Bv kortingen worden berekend per periode. Het is dus niet mogelijk kortingen te berekenen over verschillende periodes heen (bv 2e, 3e groep). |
Een groep is steeds gekoppeld aan één bepaalde periode. Ook beurtenkaarten, events etc zijn toegekend aan 1 periode. Dit zorgt ervoor dat de financiële resultaten van een periode makkelijk zijn op te vragen
Periodes worden beheerd door een beheerder via "Beheer, Periodes
"Nadat de periode is afgelopen kan een beheerde ze best archiveren, en wordt een volgende periode gestart.
Mogelijke status van een periode:
...
Status
...
Gebruik
...
Zichtbaar voor beheerders
...
Zichtbaar voor gebruikers
...
Planning
...
Tijdens de voorbereiding van een periode (aanmaken groepen, kalender etc)
...
Ja
...
Nee
...
Actief
...
Tijdens de periode
...
Ja
...
Ja
...
Archief
...
Na de periode, nog steeds raadpleegbaar
...
Ja (in archief, en tabellen als filter)
...
Nee
...
Niet meer in gebruik
...
Een periode die je echt niet meer nodig hebt
...
Nee
...
Nee
Groep
Een groep is een verzameling van een aantal leden met typisch vaste, wekelijkse oefenmomenten. Een groep heeft typisch een prijs voor inschrijving (deelname aan de groep), en mogelijk ook leeftijdsgrenzen.
...
.
Bij uitzondering kan een extra primair beheerder aangevraagd worden (via support@swingit.be).
Urgent |
---|
Extra primaire beheerders dienen te worden goedgekeurd door de eerste primaire beheerder. Dit is nodig omdat extra primaire beheerders zelf toegang hebben tot alle persoonsgerelateerde informatie (GDPR) én op hun beurt weer andere beheerders zouden kunnen aanmaken die eveneens toegang krijgen tot die info, zonder dat de eerste primaire beheerder hiervan op de hoogte zou zijn. Dit zou een inbreuk zijn op de GDPR regelgeving die stipuleert dat je moet beheren én communiceren wie toegang heeft tot de persoonsgerelateerde informatie van je leden. |
Gast
Een gast kan tickets kopen als de instellingen dit toelaten
Contact
Een “contact” is iemand die mogelijk is gelinkt aan een lid, maar geen account heeft. Een contact kan zich dus niet aanmelden.
Contactinfo kan bevatten:
Naam (verplicht veld)
Relatie (bv “tante”)
e-mail
Mobiel nummer
Vast nummer
Opmerking
Enkel het naam veld is dus verplicht.
Je kan contacten gebruiken om extra info te koppelen aan een lid, of om wat informatie bij te houden van niet leden.
Je kan gekoppelde contacten ook mailen als je mailt aan de leden.
Periode
Een periode is een tijdspanne gedurende dewelke groepen les krijgen en een inschrijving dus geldig is.
Bv: Een school kan werken met een periode van een schooljaar, een kwartaal of bv. per half jaar.
Een periode heeft een naam en een start- en eind datum. Deze data worden bv gebruikt in de kalender om te bepalen wanneer lessen van een bepaalde groep starten en eindigen.
Urgent |
---|
Hoewel het technisch mogelijk is periodes te laten overlappen in de tijd is dit niet echt aan te raden. Dit heeft namelijk een aantal gevolgen. Bv kortingen worden berekend per periode. Het is dus niet mogelijk kortingen te berekenen over verschillende periodes heen (bv 2e, 3e groep). |
Een groep is steeds gekoppeld aan één bepaalde periode. Ook beurtenkaarten, events etc zijn toegekend aan 1 periode. Dit zorgt ervoor dat de financiële resultaten van een periode makkelijk zijn op te vragen
Periodes worden beheerd door een beheerder via "Beheer, Periodes
"Nadat de periode is afgelopen kan een beheerde ze best archiveren, en wordt een volgende periode gestart.
Mogelijke status van een periode:
Status | Gebruik | Zichtbaar voor beheerders | Zichtbaar voor gebruikers | Inschrijvingen mogelijk |
---|---|---|---|---|
Planning | Tijdens de voorbereiding van een periode (aanmaken groepen, kalender etc) | Ja | Nee | Nee |
Actief | Tijdens de periode | Ja | Ja | Ja |
Archief | Na de periode, nog steeds raadpleegbaar | Ja (in archief, en tabellen als filter) | Nee | Nee |
Niet meer in gebruik | Een periode die je echt niet meer nodig hebt | Nee | Nee | Nee |
Groep
Een groep is een verzameling van een aantal leden met typisch vaste, wekelijkse oefenmomenten. Een groep heeft typisch een prijs voor inschrijving (deelname aan de groep), en mogelijk ook leeftijdsgrenzen.
Informatie |
---|
Een groep kan ook “onregelmatige” oefenmomenten hebben, in dat geval kies voor het oefenmoment “Zie kalender”. Dan kan je in de kalender de oefenmomenten aangeven. |
...
Een sessie is één oefenmoment van een groep. Dwz een groep heeft meerdere sessies (al dan niet wekelijks).
Inschrijving
Een inschrijving (ook wel “effectieve inschrijving” genoemd) koppelt een lid met een groep. Een inschrijving is geldig voor één bepaalde periode.Bij inschrijving in een groep wordt automatisch de rekening van het lid aangepast. Het lid ziet dan het betreffende te betalen bedrag (van de groep) op zijn rekening verschijnen.
Inschrijving voor proefles
Een proefles inschrijving voor een groep reserveert een plaatsje in die groep om 1 of meerdere gratis sessies te volgen. Een proefles is gratis, er verschijnt dus geen bedrag op de te betalen rekening bij een proefles inschrijving. Na de proefles kan het lid beslissen:
...
Ik wil de proefles omzetten in een effectieve inschrijving. Dit kan het lid doen door in te schrijven voor de groep. Dan verschijnt het te betalen bedrag op zijn te betalen rekening. Omdat de proefles een plaatsje had gereserveerd in de groep is men zeker dat er nog plaats is.
...
(groep) Traject
Een “traject” of een “groep traject” is een vereiste opeenvolging van groepen. Hiermee kan je opleggen dat leden eerst voor een bepaalde groep dienen in te schrijven vooraleer ze voor een andere groep kunnen inschrijven.
Informatie |
---|
Voorbeeld: Men dient eerst “Hip hop 1” te volgen vooraleer men kan inschrijven voor “Hip hop 2” |
Om dit voorbeeld toe te passen bewerk je groep “Hip hop 2” en stel je de groep “Hip hop 1” in als vereist traject.
Inschrijving
Een inschrijving (ook wel “effectieve inschrijving” genoemd) koppelt een lid met een groep. Een inschrijving is geldig voor één bepaalde periode.Bij inschrijving in een groep wordt automatisch de rekening van het lid aangepast. Het lid ziet dan het betreffende te betalen bedrag (van de groep) op zijn rekening verschijnen.
Inschrijving voor proefles
Een proefles inschrijving voor een groep reserveert een plaatsje in die groep om 1 of meerdere gratis sessies te volgen. Een proefles is gratis, er verschijnt dus geen bedrag op de te betalen rekening bij een proefles inschrijving. Na de proefles kan het lid beslissen:
Ik wil de proefles omzetten in een effectieve inschrijving. Dit kan het lid doen door in te schrijven voor de groep. Dan verschijnt het te betalen bedrag op zijn te betalen rekening. Omdat de proefles een plaatsje had gereserveerd in de groep is men zeker dat er nog plaats is.
Ik wil de proefles niet omzetten in een effectieve inschrijving. De proefles inschrijving dient dan te worden geschrapt door een beheerder. De gereserveerde plaats komt dan weer vrij
...
Een beheerder kan de combi's beheren via "Beheer, Combi's". Klik '+' onderaan het scherm om een nieuwe combi aan te maken
Korting code
...
Multi-groep korting
Multi groep korting (afhankelijk van de instellingen van jouw site kan bv ook Multi-les korting heten) is een korting die de leden kunnen krijgen als ze binnen dezelfde periode inschrijven in meer dan één groep.
Korting code
Een korting code verleent korting aan de mensen die de code hebben gekregen (bv per mail).
Een korting code kan een beperkte geldigheid hebben in de tijd, en is al dan niet herbruikbaar, door dezelfde of door meerdere personen (dit stel je in bij het bewerken van de korting code zelf)
Korting codes die de optie "publiek zichtbaar" hebben aan staan, worden getoond bij betaling. Andere korting codes worden niet getoond en dienen dus op een andere manier te worden gecommuniceerd (bv in een mail aan een beperkt publiek of via een persoonlijk bericht)
Urgent |
---|
Korting codes dienen EXACT te worden ingegeven, dwz correcte hoofd- of kleine letters en spaties (indien die er zijn in de naam). Geef de codes dus een zo eenvoudig mogelijke naam om ze makkelijk te kunnen invoeren |
Archief
De plaats waar "oude" periodes, groepen en leden worden gestockeerd.
Groepen, leden of docenten die zijn gearchiveerd verschijnen NIET in de normale lijsten van groepen, leden etc. (tenzij expliciet geselecteerd in een menu bv als je een gearchiveerde periode selecteert in de ledenlijst)
Het archief is raadpleegbaar door een beheerder via "Beheer, Archief"
"Nieuw" vs "Niet nieuw"
Leden worden bij registratie automatisch als nieuw aangeduid.
Een beheerder kan aan het einde van een periode de nieuwe leden als "Niet nieuw" markeren, zodat hij/zij het onderscheid kan maken tussen wie de vorige periode reeds lid was en wie "nieuw" geregistreerd is in de huidige periode. Hoe je dit precies kan doen: zie FAQ
Op deze manier kan men de inschrijvingen openen voor reeds bestaande ("niet nieuwe") leden, terwijl nieuwe leden nog niet kunnen inschrijven (Zie Instellingen -> Inschrijvingen -> Wie kan waarvoor inschrijven)
Aanwezigheden
Urgent |
---|
Opmerking: Dit is een optionele module die je kan inschakelen via de Instellingen. (Instellingen, Modules) |
Aanwezigheidslijsten geven aan wanneer een lid al dan niet aanwezig was in de les. Achteraf kunnen per docent, of per lid deze aanwezigheden worden gecheckt. Aanwezigheden worden ingegeven door de docent.
Locaties
Urgent |
---|
Opmerking: Dit is een optionele module die je kan inschakelen via de Instellingen. (Beheer, Instellingen) |
Locaties worden gebruikt indien men les geeft op meerdere locaties. Ook voor de organisatie van events worden locaties gebruikt.(Zie Beheer, Locaties)
Events
Een Event is een eenmalige gebeurtenis, bv een voorstelling van een show op 5 mei 2019, een kamp in de zomer van 2019, een wedstrijd in januari 2020 enz.
Events hebben een datum, tijd en locatie.
Deelnemers vs Toeschouwers
Men kan op 2 manieren betrokken zijn bij een event:
Als deelnemer
Bv dansers in een voorstelling, kinderen in een kamp, spelers in een tornooi
Zij maken zelf deel uit van het event
Als “toeschouwer”
Bv ouders of sympathisanten die komen kijken
Gebruik van Events
Events kunnen als volgt worden gebruikt:
Met ticket verkoop (genummerd of ongenummerd) voor de toeschouwers
Voor de deelnemers:
Wie kan deelnemen?
Deelnemende groepen kunnen worden aangeduid
Indien geen deelnemende groepen worden aangeduid kunnen alle leden deelnemen
Hoeveel kost deelname?
Deelname is gratis of betalend
Deelname is te bevestigen door de deelnemers of niet te bevestigen
Indien deelname te bevestigen is, dan krijgen de mogelijke deelnemers hiervan een melding op hun home scherm als ze zich aanmelden
Deelname aan een event kan open of gesloten zijn. (Open: mogelijke deelnemers krijgen de keuze op hun home scherm om deel te nemen, Gesloten: bevestiging deelname is nu niet mogelijk)
Enkele voorbeelden van het gebruik van events
Een show kan een of meerdere voorstellingen hebben.
Voor een show kunnen tickets verkocht worden aan de toeschouwers
Een kamp kan een prijs voor deelname hebben
Voor een kamp kunnen we bevestiging van deelname vragen aan de leden
Een kamp kan een maximum aantal deelnemers hebben
Je kan bv het event type "Kamp" maken en verscheidene kampen organiseren onder dit type (bv zomerkamp, paaskamp, ...)
Event types
Een Event Type is een algemene beschrijving van een Event. Bv "kamp", "voorstelling", "wedstrijd". Een Event Type heeft geen datum of locatie. (Zie Event)
Een Event type laat toe de Events te groeperen zodat ze makkelijker kunnen worden beheerd.
Kalender Activiteiten
Dit zijn alle mogelijke zaken die kunnen verschijnen in de kalender, zoals events, groep sessies, vakanties etc.
Tickets
Een ticket verleent toegang tot een event.
Een ticket kan een of meerdere plaatsen (stoelen) omvatten in een zaalplan.
Een "VIP ticket" is een ticket toegekend door een beheerder aan een bepaalde persoon. Dit kan zonder betaling.
Verkocht Ticket
Een verkocht ticket is betaald en toegekend aan een lid.
"VIP" tickets worden als verkocht beschouwd.
Gereserveerd Ticket
Vooraleer een ticket verkocht wordt, komt het even in de status "Gereserveerd". Dit wil zeggen dat het ticket is voorbehouden (gereserveerd) voor die persoon, maar dat de betaling nog niet afgerond is.
Bv als een lid een ticket wil kopen, maar nog niet online heeft betaald (dit kan enkele minuten duren), komt het ticket in deze status. Na betaling is het ticket effectief verkocht.
Urgent |
---|
LET OP! Gereserveerde tickets die niet zijn betaald, worden elke nacht automatisch weer vrijgegeven voor verkoop. Dit om te vermijden dat er vele tickets gereserveerd staan zonder betaling. |
Zaalplan
Een zaalplan bepaalt hoe een zaal eruitziet voor ticketverkoop.
Genummerd:
Layout van de zaal (plaatsing vd stoelen)
Per plaats een stoelnummer
Per plaats aanduiding rolstoel plaats of niet
Wordt door SwingIT eenmalig aangemaakt op basis van uw input (typisch een PDF of xls bestand)
Niet genummerd:
Aantal plaatsen
Velden op maat
Velden op maat laten toe je eigen velden toe te voegen aan leden. Zo kan je extra informatie in de database opslaan die niet standaard wordt voorzien door SwingIT.
Je kan bv maat van kledij toevoegen bij de leden en dit al dan niet verplicht maken bij registratie.
Korting codes die de optie "publiek zichtbaar" hebben aan staan, worden getoond bij betaling. Andere korting codes worden niet getoond en dienen dus op een andere manier te worden gecommuniceerd (bv in een mail aan een beperkt publiek of via een persoonlijk bericht)
Urgent |
---|
Korting codes dienen EXACT te worden ingegeven, dwz correcte hoofd- of kleine letters en spaties (indien die er zijn in de naam). Geef de codes dus een zo eenvoudig mogelijke naam om ze makkelijk te kunnen invoeren |
Archief
De plaats waar "oude" periodes, groepen en leden worden gestockeerd.
Groepen, leden of docenten die zijn gearchiveerd verschijnen NIET in de normale lijsten van groepen, leden etc. (tenzij expliciet geselecteerd in een menu bv als je een gearchiveerde periode selecteert in de ledenlijst)
Het archief is raadpleegbaar door een beheerder via "Beheer, Archief"
"Nieuw" vs "Niet nieuw"
Leden worden bij registratie automatisch als nieuw aangeduid.
Een beheerder kan aan het einde van een periode de nieuwe leden als "Niet nieuw" markeren, zodat hij/zij het onderscheid kan maken tussen wie de vorige periode reeds lid was en wie "nieuw" geregistreerd is in de huidige periode. Hoe je dit precies kan doen: zie https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/48955403/Verloop+van+een+periode#2.-Leden-%E2%80%9Cniet-nieuw%E2%80%9D-markeren%3A
Op deze manier kan men de inschrijvingen openen voor reeds bestaande ("niet nieuwe") leden, terwijl nieuwe leden nog niet kunnen inschrijven (Zie Instellingen -> Inschrijvingen -> Wie kan waarvoor inschrijven)
Aanwezigheden
Urgent |
---|
Opmerking: Dit is een optionele module die je kan inschakelen via de Instellingen. (Instellingen, Modules) |
Aanwezigheidslijsten geven aan wanneer een lid al dan niet aanwezig was in de les. Achteraf kunnen per docent, of per lid deze aanwezigheden worden gecheckt. Aanwezigheden worden ingegeven door de docent.
Locaties
Urgent |
---|
Opmerking: Dit is een optionele module die je kan inschakelen via de Instellingen. (Beheer, Instellingen) |
Locaties worden gebruikt indien men les geeft op meerdere locaties. Ook voor de organisatie van events worden locaties gebruikt.(Zie Beheer, Locaties)
Events
Een Event is een eenmalige gebeurtenis, bv een voorstelling van een show op 5 mei 2019, een kamp in de zomer van 2019, een wedstrijd in januari 2020 enz.
Events hebben een datum, tijd en locatie.
Deelnemers vs Toeschouwers
Men kan op 2 manieren betrokken zijn bij een event:
Als deelnemer
Bv dansers in een voorstelling, kinderen in een kamp, spelers in een tornooi
Zij maken zelf deel uit van het event
Als “toeschouwer”
Bv ouders of sympathisanten die komen kijken
Gebruik van Events
Events kunnen als volgt worden gebruikt:
Met ticket verkoop (genummerd of ongenummerd) voor de toeschouwers
Voor de deelnemers:
Wie kan deelnemen?
Deelnemende groepen kunnen worden aangeduid
Indien geen deelnemende groepen worden aangeduid kunnen alle leden deelnemen
Hoeveel kost deelname?
Deelname is gratis of betalend
Deelname is te bevestigen door de deelnemers of niet te bevestigen
Indien deelname te bevestigen is, dan krijgen de mogelijke deelnemers hiervan een melding op hun home scherm als ze zich aanmelden
Deelname aan een event kan open of gesloten zijn. (Open: mogelijke deelnemers krijgen de keuze op hun home scherm om deel te nemen, Gesloten: bevestiging deelname is nu niet mogelijk)
Enkele voorbeelden van het gebruik van events
Een show kan een of meerdere voorstellingen hebben.
Voor een show kunnen tickets verkocht worden aan de toeschouwers
Een kamp kan een prijs voor deelname hebben
Voor een kamp kunnen we bevestiging van deelname vragen aan de leden
Een kamp kan een maximum aantal deelnemers hebben
Je kan bv het event type "Kamp" maken en verscheidene kampen organiseren onder dit type (bv zomerkamp, paaskamp, ...)
Event types
Een Event Type is een algemene beschrijving van een Event. Bv "kamp", "voorstelling", "wedstrijd". Een Event Type heeft geen datum of locatie. (Zie Event)
Een Event type laat toe de Events te groeperen zodat ze makkelijker kunnen worden beheerd.
Kalender Activiteiten
Dit zijn alle mogelijke zaken die kunnen verschijnen in de kalender, zoals events, groep sessies, vakanties etc.
Tickets
Een ticket verleent toegang tot een event.
Een ticket kan een of meerdere plaatsen (stoelen) omvatten in een zaalplan.
Een "VIP ticket" is een ticket toegekend door een beheerder aan een bepaalde persoon. Dit kan zonder betaling.
Verkocht Ticket
Een verkocht ticket is betaald en toegekend aan een lid.
"VIP" tickets worden als verkocht beschouwd.
Gereserveerd Ticket
Vooraleer een ticket verkocht wordt, komt het even in de status "Gereserveerd". Dit wil zeggen dat het ticket is voorbehouden (gereserveerd) voor die persoon, maar dat de betaling nog niet afgerond is.
Bv als een lid een ticket wil kopen, maar nog niet online heeft betaald (dit kan enkele minuten duren), komt het ticket in deze status. Na betaling is het ticket effectief verkocht.
Urgent |
---|
LET OP! Gereserveerde tickets die niet zijn betaald, worden elke nacht automatisch weer vrijgegeven voor verkoop. Dit om te vermijden dat er vele tickets gereserveerd staan zonder betaling. |
Zaalplan
Een zaalplan bepaalt hoe een zaal eruitziet voor ticketverkoop.
Genummerd:
Layout van de zaal (plaatsing vd stoelen)
Per plaats een stoelnummer
Per plaats aanduiding rolstoel plaats of niet
Wordt door SwingIT eenmalig aangemaakt op basis van uw input (typisch een PDF of xls bestand)
Niet genummerd:
Aantal plaatsen
Velden op maat
Velden op maat laten toe je eigen velden toe te voegen aan leden. Zo kan je extra informatie in de database opslaan die niet standaard wordt voorzien door SwingIT.
Je kan bv maat van kledij toevoegen bij de leden en dit al dan niet verplicht maken bij registratie.
Formulieren
Je kan zelf formulieren maken die gebruikt worden bij deelname aan events.
Je kan de formulieren beheren bij Beheer / Formulieren
Meer info: zie Formulieren
Bevraging
Een bevraging (of een enquête, of rondvraag, zoals u wil) bestaat uit:
opstellen van een formulier
aanmaken van de bevraging (naam, start en einddatum)
uitsturen van de bevraging
bekijken van de reacties
Zie bevragingen
Beurtenkaart
Een beurtenkaart geeft het recht aan een lid een aantal beurten les te nemen in een groep. Via de aanwezigheden wordt automatisch een "gebruikte" beurt gemarkeerd op de beurtenkaart.
...