SwingIT Concepten

Hier verklaren we een aantal concepten zodat duidelijk is wat we bedoelen met bepaalde termen op de help pagina’s

Account

Een "account" is een combinatie van een e-mail adres en een wachtwoord waarmee iemand zich op je SwingIT site kan aanmelden.

Een account op zich geeft iemand toegang tot de site. De rollen bepalen dan welke rechten iemand krijgt. (Zie rollen)

Beheerders en docenten hebben eveneens een account nodig. Om een extra beheerder account aan te maken: vragen: stuur een mailtje aan support@swingit.be Om een docent account aan te maken: klik Docenten (Docenten Lijst), '+' (onderaan het scherm)

Voor leden ligt dat anders: Jonge leden hebben geen e-mail adres en dus geen account. Toch kunnen ze in de SwingIT database gezet worden als lid.

Voor deze jonge leden zonder e-mail adres zijn er 2 opties:

1. Hun gegevens kunnen worden aangemaakt en/of gewijzigd door hun ouder(s) of voogd(en), die wel een account heeft(hebben), en de rol "ouder/voogd" hebben.

2. Hun gegevens worden beheerd door een beheerder van de dansschool zelf.

Meerderjarige leden die een e-mail adres hebben, kunnen zelf een account maken (vóóraleer ze inschrijven) en hun gegevens daarna zelf beheren. Indien een meerderjarig lid ook een ouder/voogd is, dan kan hij/zij eveneens de gegevens van hun zoon/dochter beheren.

Zie de FAQ voor meer info over hoe iemand een account kan aanmaken.

Rollen

Een "rol" bepaalt welke rechten iemand krijgt.

Enkel personen die een account hebben kunnen een rol krijgen. (Een account is een combinatie van e-mail adres en wachtwoord waarmee iemand kan inloggen op de site.) 

Een persoon kan ook meerdere rollen krijgen (bv een ouder die ook zelf lid is, of een beheerder die ook docent is)

SwingIT ondersteunt deze rollen, met volgende rechten:

Lid (danser/speler/lid):

Rechten:

• Eigen account aanmaken

• Inschrijven voor een groep (indien meerderjarig)

• Eigen groepen en docenten bekijkenAndere groepen bekijken (zonder persoonlijke details)

• Eigen aanwezigheden bekijkenEigen profiel beheren (foto, adres, ...)

• Tickets kopen (indien meerderjarig)

• Profielfoto instellenEigen rekening bekijken

Ouder

Een ouder kan de gegevens en inschrijvingen van zijn/haar kinderen (leden) beheren

Rechten:

• Een of meerdere leden beheren

• Leden toevoegen onder zijn/haar beheer

• Leden inschrijven voor groepen

• Tickets kopen

• Kan betalingen doen

• Rekeningen van zoon/dochter bekijken

Profiel beheerder

Een profiel beheerder heeft dezelfde rechten als een ouder. Deze wordt gebruikt om andere volwassenen te beheren die geen account hebben.

Docent

De docenten zijn de lesgevers in uw school. Zij vullen ook de aanwezigheidslijsten in.

Rechten:

• Eigen profiel beheren (foto, adres, ...)

• Aanwezigheden inbrengen

• Eigen groepen bekijken

• Leden bekijken incl persoonlijke details (optioneel)

• Betalingen van een lid bekijken (optioneel)

• Afhankelijk van de instellingen kan een docent meer (of minder) rechten worden toegekend

Beheerder

Een beheerder beheert de club / vereniging.

Rechten:

• Alle rechten van een docent

• Dashboard bekijken

• Leden aanmaken (hoewel dit meestal niet nodig is aangezien leden zichzelf online inschrijven)

• Docenten beheren

• Periodes beheren

• Groepen beheren

• Criteria om in aanmerking te komen voor een groep (leeftijden) lid uit groepen verwijderen

• Leden aan groepen toevoegen

• Leden inschrijvingen

• SMS-en sturen

• E-mail sturen

• Alle lijsten en rapporten bekijken

• Kalender beheren

• Events en ticketverkoop beheren

• Financiële data beheren

• Archiveren en de-archiveren 

• Locaties beheren

• Accounts en rollen beheren

• Zich aanmelden onder een ander account (bv om na te kijken wat een lid of docent precies te zien krijgt)

• Openen en sluiten van inschrijvingen

Primair Beheerder

• Een primair beheerder heeft de rechten van een Beheerder + het recht om rollen toe te kennen of te verwijderen (zie Accounts & Rollen, wordt aangeduid met een 'P')

• De primair beheerder kan nieuwe beheerders aanmaken of hun rol weer verwijderen

• De beheerder die de SwingIT site aanmaakt is de primaire beheerder

• Deze rechten omvatten dus:

  • Toegang tot alle persoonsgerelateerde informatie van de leden (GDPR)

  • Toegang tot alle financiële informatie van de vereniging

• Elke school heeft max 1 primair beheerder.

• Bij uitzondering kan een extra primair beheerder aangevraagd worden (via support@swingit.be).

Gast

• Een gast kan tickets kopen als de instellingen dit toelaten

Contact

Een “contact” is iemand die mogelijk is gelinkt aan een lid, maar geen account heeft. Een contact kan zich dus niet aanmelden.

Contactinfo kan bevatten:

• Naam (verplicht veld)

• Relatie (bv “tante”)

• e-mail

• Mobiel nummer

• Vast nummer

• Opmerking

Enkel het naam veld is dus verplicht.

Je kan contacten gebruiken om extra info te koppelen aan een lid, of om wat informatie bij te houden van niet leden.

Je kan gekoppelde contacten ook mailen als je mailt aan de leden.

Periode

Een periode is een tijdspanne gedurende dewelke groepen les krijgen en een inschrijving dus geldig is.

Bv: Een school kan werken met een periode van een schooljaar, een kwartaal of bv. per half jaar.

Een periode heeft een naam en een start- en eind datum. Deze data worden bv gebruikt in de kalender om te bepalen wanneer lessen van een bepaalde groep starten en eindigen.

Een groep is steeds gekoppeld aan één bepaalde periode. Ook beurtenkaarten, events etc zijn toegekend aan 1 periode. Dit zorgt ervoor dat de financiële resultaten van een periode makkelijk zijn op te vragen

Periodes worden beheerd door een beheerder via "Beheer, Periodes

"Nadat de periode is afgelopen kan een beheerde ze best archiveren, en wordt een volgende periode gestart.

Mogelijke status van een periode:

Groep

Een groep is een verzameling van een aantal leden met typisch vaste, wekelijkse oefenmomenten. Een groep heeft typisch een prijs voor inschrijving (deelname aan de groep), en mogelijk ook leeftijdsgrenzen.

Sessie

Een sessie is één oefenmoment van een groep. Dwz een groep heeft meerdere sessies (al dan niet wekelijks).

(groep) Traject

Een “traject” of een “groep traject” is een vereiste opeenvolging van groepen. Hiermee kan je opleggen dat leden eerst voor een bepaalde groep dienen in te schrijven vooraleer ze voor een andere groep kunnen inschrijven.

Om dit voorbeeld toe te passen bewerk je groep “Hip hop 2” en stel je de groep “Hip hop 1” in als vereist traject.

Zie ook https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/36470858/Groepen+-+FAQ#Hoe-kan-ik-een-traject-aanmaken-waarbij-een-bepaalde-groep-verplicht-is-vooraleer-te-kunnen-inschrijven-voor-een-volgende-groep%3F

Inschrijving

Een inschrijving (ook wel “effectieve inschrijving” genoemd) koppelt een lid met een groep. Een inschrijving is geldig voor één bepaalde periode.Bij inschrijving in een groep wordt automatisch de rekening van het lid aangepast. Het lid ziet dan het betreffende te betalen bedrag (van de groep) op zijn rekening verschijnen.

Inschrijving voor proefles

Een proefles inschrijving voor een groep reserveert een plaatsje in die groep om 1 of meerdere gratis sessies te volgen. Een proefles is gratis, er verschijnt dus geen bedrag op de te betalen rekening bij een proefles inschrijving. Na de proefles kan het lid beslissen:

• Ik wil de proefles omzetten in een effectieve inschrijving. Dit kan het lid doen door in te schrijven voor de groep. Dan verschijnt het te betalen bedrag op zijn te betalen rekening. Omdat de proefles een plaatsje had gereserveerd in de groep is men zeker dat er nog plaats is.

• Ik wil de proefles niet omzetten in een effectieve inschrijving. De proefles inschrijving dient dan te worden geschrapt door een beheerder. De gereserveerde plaats komt dan weer vrij

Leden & Inschrijvingen

Een "lid" (kan ook "danser" of "speler" worden genoemd in sommige scholen) is een persoon die zichzelf als lid opgaf tijdens registratie, of die door een ouder of beheerder als lid is ingebracht in SwingIT.

Een "lid" heeft dus niet noodzakelijk een account (bv zeer jong kind zonder e-mail, of een lid ingebracht door ouder of beheerder)

• De ledenlijst is een lijst met unieke namen van de leden. Deze ledenlijst bevat geen informatie over de groepen waarin de leden actief zijn

• .Een lid kan een of meer inschrijvingen hebben voor een bepaalde periode (zie hieronder) en een groep. Een inschrijving koppelt dus een lid aan een bepaalde groep. Aangezien een lid zich kan inschrijven voor meerdere groepen, kan de inschrijvingslijst meerdere keren dezelfde lid bevatten, maar ingeschreven in een andere groep.

Assistent docent

Een assistent docent is een "tweede" docent die aan een groep kan toegekend worden. Deze docent krijgt ook toegang tot de leden van deze groep.

Combi

Een "combi" is een combinatie van groepen welke als een geheel door een lid kan gekozen worden bij inschrijving.

Het concept gaat nog verder in de zin dat er binnen 1 combi, enkele groepen verplicht kunnen zijn en enkele groepen optioneel.

Dwz als een lid inschrijft voor een combi komt hij automatisch in de verplichte groepen van die combi en kan hij/zij nog enkele optionele groepen erbij kiezen zonder dat zijn/haar rekening wordt verhoogd. Hij/zij krijgt 1 prijs te zien op zijn/haar rekening voor de gehele combi.

Via een combi kan ook korting gegeven worden aangezien met zich inschrijft voor een "combi pakket" van groepen. Dwz een combi heeft steeds een eigen prijs.

Een beheerder kan de combi's beheren via "Beheer, Combi's". Klik '+' onderaan het scherm om een nieuwe combi aan te maken

Multi-groep korting

Multi groep korting (afhankelijk van de instellingen van jouw site kan bv ook Multi-les korting heten) is een korting die de leden kunnen krijgen als ze binnen dezelfde periode inschrijven in meer dan één groep.

Korting code

Een korting code verleent korting aan de mensen die de code hebben gekregen (bv per mail).

Een korting code kan een beperkte geldigheid hebben in de tijd, en is al dan niet herbruikbaar, door dezelfde of door meerdere personen (dit stel je in bij het bewerken van de korting code zelf)

Korting codes die de optie "publiek zichtbaar" hebben aan staan, worden getoond bij betaling. Andere korting codes worden niet getoond en dienen dus op een andere manier te worden gecommuniceerd (bv in een mail aan een beperkt publiek of via een persoonlijk bericht) 

Archief

De plaats waar "oude" periodes, groepen en leden worden gestockeerd.

Groepen, leden of docenten die zijn gearchiveerd verschijnen NIET in de normale lijsten van groepen, leden etc. (tenzij expliciet geselecteerd in een menu bv als je een gearchiveerde periode selecteert in de ledenlijst)

Het archief is raadpleegbaar door een beheerder via "Beheer, Archief"

"Nieuw" vs "Niet nieuw"

Leden worden bij registratie automatisch als nieuw aangeduid.

Een beheerder kan aan het einde van een periode de nieuwe leden als "Niet nieuw" markeren, zodat hij/zij het onderscheid kan maken tussen wie de vorige periode reeds lid was en wie "nieuw" geregistreerd is in de huidige periode. Hoe je dit precies kan doen: zie https://swingit.atlassian.net/wiki/spaces/SWCS/pages/48955403/Verloop+van+een+periode#2.-Leden-%E2%80%9Cniet-nieuw%E2%80%9D-markeren%3A

Op deze manier kan men de inschrijvingen openen voor reeds bestaande ("niet nieuwe") leden, terwijl nieuwe leden nog niet kunnen inschrijven (Zie Instellingen -> Inschrijvingen -> Wie kan waarvoor inschrijven)

Aanwezigheden

Aanwezigheidslijsten geven aan wanneer een lid al dan niet aanwezig was in de les. Achteraf kunnen per docent, of per lid deze aanwezigheden worden gecheckt. Aanwezigheden worden ingegeven door de docent.

Locaties

Locaties worden gebruikt indien men les geeft op meerdere locaties. Ook voor de organisatie van events worden locaties gebruikt.(Zie Beheer, Locaties)

Events

Een Event is een eenmalige gebeurtenis, bv een voorstelling van een show op 5 mei 2019, een kamp in de zomer van 2019, een wedstrijd in januari 2020 enz.

Events hebben een datum, tijd en locatie.

Deelnemers vs Toeschouwers

Men kan op 2 manieren betrokken zijn bij een event:

• Als deelnemer

  • Bv dansers in een voorstelling, kinderen in een kamp, spelers in een tornooi

  • Zij maken zelf deel uit van het event

• Als “toeschouwer”

  • Bv ouders of sympathisanten die komen kijken

Gebruik van Events

Events kunnen als volgt worden gebruikt:

• Met ticket verkoop (genummerd of ongenummerd) voor de toeschouwers

• Voor de deelnemers:

  • Wie kan deelnemen?

    • Deelnemende groepen kunnen worden aangeduid

    • Indien geen deelnemende groepen worden aangeduid kunnen alle leden deelnemen

  • Hoeveel kost deelname?

    • Deelname is gratis of betalend

  • Deelname is te bevestigen door de deelnemers of niet te bevestigen

    • Indien deelname te bevestigen is, dan krijgen de mogelijke deelnemers hiervan een melding op hun home scherm als ze zich aanmelden

    • Deelname aan een event kan open of gesloten zijn. (Open: mogelijke deelnemers krijgen de keuze op hun home scherm om deel te nemen, Gesloten: bevestiging deelname is nu niet mogelijk)

Enkele voorbeelden van het gebruik van events

• Een show kan een of meerdere voorstellingen hebben.

• Voor een show kunnen tickets verkocht worden aan de toeschouwers

• Een kamp kan een prijs voor deelname hebben

• Voor een kamp kunnen we bevestiging van deelname vragen aan de leden

• Een kamp kan een maximum aantal deelnemers hebben

Je kan bv het event type "Kamp" maken en verscheidene kampen organiseren onder dit type (bv zomerkamp, paaskamp, ...)

Event types

Een Event Type is een algemene beschrijving van een Event. Bv "kamp", "voorstelling", "wedstrijd". Een Event Type heeft geen datum of locatie. (Zie Event)

Een Event type laat toe de Events te groeperen zodat ze makkelijker kunnen worden beheerd.

Kalender Activiteiten

Dit zijn alle mogelijke zaken die kunnen verschijnen in de kalender, zoals events, groep sessies, vakanties etc.

Tickets

Een ticket verleent toegang tot een event.

Een ticket kan een of meerdere plaatsen (stoelen) omvatten in een zaalplan.

Een "VIP ticket" is een ticket toegekend door een beheerder aan een bepaalde persoon. Dit kan zonder betaling.

Verkocht Ticket

Een verkocht ticket is betaald en toegekend aan een lid.

"VIP" tickets worden als verkocht beschouwd.

Gereserveerd Ticket

Vooraleer een ticket verkocht wordt, komt het even in de status "Gereserveerd". Dit wil zeggen dat het ticket is voorbehouden (gereserveerd) voor die persoon, maar dat de betaling nog niet afgerond is.

Bv als een lid een ticket wil kopen, maar nog niet online heeft betaald (dit kan enkele minuten duren), komt het ticket in deze status. Na betaling is het ticket effectief verkocht.

Zaalplan

Een zaalplan bepaalt hoe een zaal eruitziet voor ticketverkoop.

Genummerd:

• Layout van de zaal (plaatsing vd stoelen)

• Per plaats een stoelnummer

• Per plaats aanduiding rolstoel plaats of niet

• Wordt door SwingIT eenmalig aangemaakt op basis van uw input (typisch een PDF of xls bestand)

Niet genummerd:

• Aantal plaatsen

Velden op maat

Velden op maat laten toe je eigen velden toe te voegen aan leden. Zo kan je extra informatie in de database opslaan die niet standaard wordt voorzien door SwingIT.

Je kan bv maat van kledij toevoegen bij de leden en dit al dan niet verplicht maken bij registratie.

Formulieren

Je kan zelf formulieren maken die gebruikt worden bij deelname aan events.

Je kan de formulieren beheren bij Beheer / Formulieren

Meer info: zie Formulieren

Bevraging

Een bevraging (of een enquête, of rondvraag, zoals u wil) bestaat uit:

• opstellen van een formulier

• aanmaken van de bevraging (naam, start en einddatum)

• uitsturen van de bevraging

• bekijken van de reacties

Zie bevragingen

Beurtenkaart

Een beurtenkaart geeft het recht aan een lid een aantal beurten les te nemen in een groep. Via de aanwezigheden wordt automatisch een "gebruikte" beurt gemarkeerd op de beurtenkaart.

Een lid kan via een knop op zijn home pagina het aantal beschikbare beurten volgen.

MyWeb

MyWeb is een optionele SwingIT module die je toelaat je eigen web pagina's te maken. Hiermee kan je ook web pagina's maken die publiek toegankelijk is, dwz zonder dat de gebruikers zich hoeven aan te melden.

Producten

Een product kan worden aangeboden in de webshop, bij deelname aan events en bij inschrijving in een groep.

Dit zijn bv T-shirts of andere merchandising, of items te koop bij deelname aan een kamp

Product Varianten

Een product "variant" heeft meer specifieke eigenschappen dan het product zelf.

Bv een T-shirt kunnen we verkopen in verschillende maten, bv. Small/Medium/Large

Deze maten zijn varianten van het product "T-shirt"

Andere voorbeelden van varianten zijn kleur varianten: je hebt T-shirts in rood/blauw enz

Varianten hebben meestal dezelfde prijs. Daarom kan je de prijs instellen op het niveau van het product (en laat de prijs van de variant leeg). Varianten met verschillende prijs zijn ook mogelijk, stel de prijs dan in op niveau van de variant.

Varianten kan je een korte beschrijving geven, een gedetailleerde beschrijving en/of tags

De tags zijn handig voor varianten met duidelijke kleine verschillen bv Small,Medium,Large voor de maten.

Stock

Aangezien producten mogelijk varianten hebben, kan je geen stock bijhouden van producten zelf, maar wel van product varianten.

Je bv bij hoeveel T-shirts in maat Small je in stock hebt.

Je kan per product variant aangeven of je de stock wil bijhouden of niet. Indien dit het geval is, dan wordt er bij elke verkoop het aantal verkochte items eerst gereserveerd gezet, en bij levering wordt het aantal van de stock afgetrokken.

DSV

DSV staat voor “Danssport Vlaanderen”

SwingIT biedt een automatische synchronisatie van leden aan met DSV. Zie instellingen / Modules en Instellingen / DSV

Zie ook DSV - sync

Financiële categorieën

De te betalen items worden ingedeeld in financiële categorieën. Dit geeft een overzicht van het type inkomsten, en laat toe deze te filteren. Je kan dit ook gebruiken in je boekhouding.

Dit zijn de categorieën:

• Groepen: inschrijvingen in een groep of reservatie voor een sessie van een groep

• Beurtenkaarten: Aankoop van een beurtenkaart voor een of meerdere groepen

• Combi: aankoop van een combi

• Vaste kost per periode: Bv verzekering

• Event deelname: Deelname een een event bv een kamp

• Tickets: aankoop van tickets voor een event

• Webshop: Aankoop in de webshop

• Kortingen: Elke rekening met een negatief bedrag (bv korting code, manueel toegekende korting, …)

• Andere: Al wat niet in bovenstaande categorieën is onder te brengen