Beheer -menu

Het beheer menu bevat een reeks submenu’s voor het algemeen beheer van je club/vereniging.

Combi

Hier zie je een lijst van de actieve combi's. Je kan een combi kopiëren door hem te selecteren en in het context menu (drie puntjes links) "Kopieer" te kiezen. 

Archief

Het archief bevat leden, ouders, combi's, periodes, groepen, events, zaalplannen etc die niet courant meer worden gebruikt, ze worden "gearchiveerd"

Als je iets wil terughalen uit het archief kijk je hier en kan je het weer "de-archiveren" indien nodig

Periodes

Hier beheer je de periodes (aanmaken, naam wijzigen etc).

• Een periode is bv een schooljaar of een half jaar enz.

• Een periode kan volgende status hebben:

  • 'planning': nog niet zichtbaar voor leden of ouders

  • 'actief': normale toestand voor een periode die lopende is

  • 'archief': enkel zichtbaar voor beheerders via BEHEER -> ARCHIEF

• Een groep hoort bij een bepaalde periode. Dit wil zeggen als je de periode archiveert dat alle groepen in deze periode ook gearchiveerd zijn.

Hoewel het technisch mogelijk is periodes te laten overlappen in de tijd is dit niet echt aan te raden. Dit heeft namelijk een aantal gevolgen. Bv kortingen worden berekend per periode. Het is dus niet mogelijk kortingen te berekenen over verschillende periodes heen (bv 2e, 3e groep).

Locaties

Beheer hier je locaties (aanmaken, naam wijzigen etc), bv je danszalen, sportterreinen etc

Je kan dan aangeven waar (op welke locatie) een les of event doorgaat

Door het adres van de locatie in te geven, wordt de plaats aangegeven op google maps. Dit wordt ook gebruikt in de kalender.

Accounts en Rollen

Hier wordt een lijst van de accounts weergegeven.

Je kan de tabel sorteren door op een kolom hoofding te klikken. Wil je bv snel alle ouders zien, klik dan op de "ouder" kolom. Alle rijen met een 'v' in de "ouder" kolom geven de ouders aan.

Via deze lijst kan je ook makkelijk inloggen onder een account van een bepaalde persoon: klik op het context menu (Drie verticale puntjes links) en klik "Login Als"

Een primair beheerder kan hier ook rechten (rollen) toekennen of rechten (rollen) verwijderen. Primaire beheerders hebben in deze tabel een 'P' achter het vinkje in de beheerder kolom.

Je kan hier ook accounts wijzigen welke accounts zich kunnen aanmelden (normaal allemaal): Klik op de drie puntjes naast een account en selecteer "Aanmelden mogelijk: NEE". Op deze manier "verban" je iemand van de site.

Velden op maat

Velden op maat laten toe je eigen velden toe te voegen aan leden, docenten of groepen. Zo kan je extra informatie in de database opslaan die niet standaard wordt voorzien door SwingIT.

Je kan bv maat van kledij toevoegen bij de leden en dit al dan niet verplicht maken bij registratie.

Volgende types zijn beschikbaar:

• Numeriek (gehele getallen): Dit zijn gehele getallen, dus niet met een komma. Zowel positieve als negatieve waarden zijn mogelijk.

• Alfanumeriek: Letters en cijfers gecombineerd

• Ja/Nee: Dit is een "boolean" veld dat de binaire waarde Ja/Nee kan bevatten

• Komma getal: een positief of negatief getal met cijfers achter de komma

• Datum: een datum in een jaar

• Nationaal Nummer: een getal van 11 cijfers die een persoon identificeert

Voor deze types worden de nodige controles uitgevoerd, bv voor een nationaal nummer wordt er gecontroleerd of er wel degelijk 11 cijfers zijn opgegeven

Formulieren

Hier worden de formulieren beheerd die je kan gebruiken in een bevraging of voor deelname aan een event.

Week-Plan

Het week plan geeft een overzicht van een generieke week, dwz zonder concrete data. Dit plan geeft aan op welk moment van de week welke groep een les moment heeft.

Daar tegenover staat de "Kalender", die toont met concrete data op welke dag er les is of er een event plaatsvindt.

Login als...

Soms is het nuttig als beheerder te kunnen zien wat een lid of ouder exact ziet:K

• lik op "Login als lid of ouder"

• Kies een account uit de lijst of type een deel van de accountnaam (e-mail adres) om iemand te vinden

• Klik "Login als..."

• Je bent nu aangemeld alsof je die persoon bent, met de rechten van die persoon

• Om weer naar je eigen omgeving terug te gaan: Afmelden:

  • Klik rechts boven op je naam en kies "Afmelden"

  • Klik nogmaals "Afmelden"

  • Meld je weer aan met je eigen gebruikersnaam (e-mail) en wachtwoord

Mailings aan beheerders

Hier kan je de mailings terugvinden die vanuit SwingIT zijn gestuurd aan de beheerders 

Wie is online?

Je krijgt hier een lijst te zien van de leden die op dit moment aangemeld zijn op je site. Er is een "time out" van 15 minuten van toepassing. Het kan dus gebeuren dat mensen die hier als "online" worden getoond reeds enkele minuten afgemeld zijn.

Tools

Hier kan je een tool vinden om leden samen te voegen (bv als ze dubbel zijn aangemaakt)

Je kan hier ook de relaties tussen leden en ouders checken (zijn er geen dubbele namen bv)

De "adres cleaner" checkt de adressen van je leden: komen postcodes en gemeenten overeen? Indien niet, dan wordt er een voorstel tot correctie gedaan dat je kan aanvaarden, of manueel kan aanpassen. Dit resulteert in meer consistente leden informatie en is ook beter bv voor de statistieken per gemeente.