Groepen -menu

Hier vind je de tabellen die de groepen en inschrijvingen in de groepen weergeven

Overzicht

Het "Groepen overzicht" geeft de lijst van alle niet-gearchiveerde groepen weer.

In dit "Groepen overzicht" kan je o.a. bekijken (afhankelijk van de instellingen):

• Groep naam

• Groep "korte naam" voor gebruik in de kalender

• Docent

• De leeftijdsgrenzen om te kunnen inschrijven in een groep

• Het maximum aantal inschrijvingen voor de groep (als dit is bereikt kan men niet meer inschrijven, mogelijk komt men op de wachtlijst: zie wachtlijst)

• Het aantal inschrijvingen in de groep

• Het aantal leden die een proefles vroegen voor deze groep

• Of de groep open staat voor inschrijvingen

• Of de groep open staat voor proeflessen

• Of de groep inrekening wordt genomen voor het aanrekenen van vaste kost per periode

• De locatie 

• Met partner

• Aantal leden op de wachtlijst voor deze groep

• Aantal reservaties voor de volgende sessie van de groep (indien "Reservaties" aan staan)

• ...

Via de "Groepen Filter" bovenaan de ledenlijst kan je filteren op groep. 

Rechts van deze filter is er een extra optie: Je kan filteren op leden die in alle geselecteerde groepen zitten ("EN), of in leden die in 1 van de geselecteerde groepen zitten ("OF")

Sessies

Hier zie je een lijst van alle sessies van de groepen. Een sessie is een oefenmoment voor een groep op een bepaalde dag en uur, zichtbaar in de kalender.

Als je een nieuwe groep maakt (of kopieert van een andere groep), dan komen de sessies van die nieuwe groep automatisch in de kalender. Voorwaarde is wel dat het om wekelijkse sessies gaat (je hebt een weekdag en uur aangeduid bij bewerken van de groep).

Je kan de sessies voor die groep achteraf aanpassen vanuit de kalender of vanuit de sessie lijst voor ie groep, te vinden in de groep zelf.

Inschrijvingslijst

Dit is de lijst van de inschrijvingen (een inschrijving koppelt een lid met een groep). Aangezien een lid kan inschrijven voor meer dan 1 groep, kan een lid meerdere malen voorkomen in een inschrijvingslijst. (Dit geldt niet voor de ledenlijst, zie hierboven)

Reservaties

Hier kan je de groep reservaties opvolgen. Leden kunnen reserveren voor een volgende sessie van een groep onder volgende voorwaarden:

• Reservaties zijn (globaal) geactiveerd (zie Instellingen / Modules)

• Reservaties staan aan voor de groep zelf (ga naar de groep, bovenaan in de groep details kan je zien of reservaties aan staan voor die groep. Indien niet: bewerk de groep en zet de reservaties aan via de optie onderaan het scherm tijdens het bewerken van de groep)

• Er is een volgende sessie voor de groep gepland. Dit werkt op basis van de kalender

Indien reservaties aan staan (Instellingen / Modules) dan kan je ook een betaling vragen PER SESSIE. Vul daarvoor bij het bewerken van een groep het veld "Prijs voor 1 sessie, na inschrijving" in. Bij reservatie van een sessie van die groep komt dat bedrag dan op de rekening van het lid.

Voor reservaties zijn er nog volgende instellingen (zie Instellingen / Reservaties)

• Max aantal sessies te reserveren per danser/speler/lid per groep: wil je dat je leden meer dan 1 sessie op voorhand kunnen reserveren, pas dit dan hier aan

• Max aantal dagen vooraf te reserveren: Hoe lang op voorhand zijn sessies zichtbaar voor reservatie

• Tot wanneer mag men een reservatie voor een sessie annuleren

• Wachtlijsten voor reservaties

• Sturen van e-mail notificaties ivm reservatiese

• Het tonen van leden met reservatie bij het opnemen van de aanwezigheden

Proeflessen

Voor de groepen waar een proefles is toegestaan krijgen de leden een aparte optie te zien om in te schrijven voor een proefles. Een proefles neemt de plaats in van een "volwaardige" inschrijving maar krijgt geen bedrag op de rekening van een lid.

Om een proefles om te zetten in een "volwaardige" inschrijving zijn er 2 mogelijkheden:

• Het lid schrijft zich in in de groep (zoals bij een gewone inschrijving), de "proefles inschrijving" verdwijnt dan automatisch

• Een beheerder schrijft het lid in in de groep, de "proefles inschrijving" verdwijnt dan automatisch 

Nadat de proefles is omgezet in een volwaardige inschrijving, verschijnt het te betalen bedrag op de rekening van het lid.

Voor meer info ivm het gebruik van de tabellen: zie Tabellen

Combi inschrijvingen

Hier vind je een lijst van de combi inschrijvingen, dwz welk lid heeft gekozen voor welke combi.

Wachtlijst

Indien de optie "wachtlijst" actief is (zie Instellingen / Inschrijvingen), wordt er per groep een wachtlijst bijgehouden. Deze wachtlijst bevat inschrijvingen die de groep boven het maximum aantal leden zou brengen.

Je kan de wachtlijst beperken in lengte (zie Instellingen / Inschrijvingen / Max aantal leden op de wachtlijst).

Je kan als beheerder leden die op de wachtlijst staan toelaten tot de groep door in de wachtlijst te klikken in de linkerkolom (de drie puntjes). Klik dan "Voeg toe aan groep". 

Op gelijkaardige manier kan je iemand van de wachtlijst verwijderen (klik in de linkerkolom op de drie puntjes, dan "Verwijderen").

Het is ook mogelijk de leden (en ouders) te tonen op welke plaats ze op een groep wachtlijst staan: Zie Instellingen / Inschrijvingen: Plaats op wachtlijst zichtbaar voor dansers en ouders

Niet gelinkte partner

Hier worden de inschrijvingen getoond waarbij een partner werd opgegeven, maar die partner is nog niet geregistreerd (heeft geen account) 

Dit kan bv het geval zijn wanneer de partner zich nog niet heeft geregistreerd.

Ontbrekende partner

Dit is een lijst van inschrijvingen waarbij een partner wordt verwacht (de groep staat aangegeven "met partner"), maar waarbij geen partner werd aangegeven bij de inschrijving.

Beurtenkaarten

Hier kan je beurtenkaarten beheren (aanmaken, wijzigen) en bepalen voor welke groep(en) een beurtenkaart geldig is.

Lijst voor Federatie

Dit is de lijst van de inschrijvingen (een inschrijving koppelt een lid met een groep), met extra velden, typisch nodig om in te dienen bij een federatie. Aangezien een lid kan inschrijven voor meer dan 1 groep, kan een lid meerdere malen voorkomen in deze lijst.